Sólo hace unos diez años se empieza a hablar de otras formas de comprender el protocolo en la empresa. Salvo pequeñas pero importantes excepciones, la situación antes era la siguiente:

1. Sólo algunas de las grandes empresas tenían algún departamento de Protocolo; las demás carecían de dicho departamento, y en las que lo había, no estaban nada claras sus funciones

2. Los responsables de estos departamentos, en unos casos eran cargos de confianza del presidente de la empresa, con lo que tenían que hacer otra serie de labores ajenas totalmente al protocolo: director de gabinete, acompañante en los actos y, en muchas ocasiones, auxiliar del directivo correspondiente que muchas veces podía acabar llevándole el maletín.

    En otros casos eran personas que habían sido designadas para este puesto por sus capacidades organizativas, por su buena disposición innata, en este sentido, demasiados secretario/as de dirección terminaron siendo los responsables de la organización de los actos de la empresa en aquellos años o sencillamente por haber desarrollado su profesión en un campo cercano a la organización de actos. Pero casi nunca por sus conocimientos protocolarios.

3. Cuando organizaban un acto al que acudía alguna autoridad, siempre se estaba a lo que exponían los profesionales de protocolo de dicha autoridad.

4. El tema de Patrocinios estaba en pañales: aquellas empresas en las que en sus campañas de Relaciones Públicas se contemplaba el patrocinio de ciertos actos, los responsables de las mismas, no tenían apenas presencia en dichos actos conformándose con aparecer con sus logos, etc. en los programas correspondientes

5. Los medios de comunicación, se utilizaban para “informarles del acto en cuestión” y que dieran la noticia del mismo, sin tener en cuenta un plan de comunicación global de la empresa. ¡Cuantas veces se ha hablado del acto en sí mismo, quedando en el olvido la empresa que lo ha organizado!

6. La mayoría de los directivos entendían el protocolo como el arte de las buenas maneras de comportarse, saber estar y relacionarse con otras personas. Lo demás era cosa del protocolo oficial.

7. El ensalzamiento de la figura del representante de la empresa no se realizaba con un criterio de comunicación global de la empresa en mejora de la imagen de ésta, sino que se regía con criterios de lucimiento personal, con lo cual, todo se organizaba según ésta condición. Los homenajes, premios, etc., servían para el lucimiento personal de los directivos, sin entrar a formar parte de las campañas de RRPP de las empresas.

8. La organización interna de la empresa, no estaba realizada con intenciones comunicativas hacia las personas externas a la misma, sino que se realizaba con otros criterios.

9. Las actuaciones protocolarias que se llevaban a cabo (invitaciones, visitas, regalos corporativos, etc.) se hacían de una manera rutinaria y eran diseñadas y dirigidas por los departamentos comerciales, de marketing o de relaciones públicas, pero nunca tenían un tratamiento protocolario riguroso, salvo el que algunos profesionales con sentido común le pudieran dar.

10. Las actuaciones protocolarias que pudieran darse por parte de los directivos de la compañía, eran individuales, aisladas y surgían por iniciativa de las personas y dependían fundamentalmente de la sensibilidad protocolaria que aquéllas tuvieran, no existiendo una unificación de criterios dentro de la misma empresa.

    Podríamos enumerar muchos más puntos pero estos 10 son suficientes para hacernos una idea del panorama de la situación del protocolo en la empresa en líneas generales hasta hace unos pocos años, que no era otro que el de la inexistencia de un protocolo riguroso y serio dentro de las empresas.

    La situación del protocolo que se realiza actualmente en la empresa, en muchos casos sigue siendo la misma, pero hay una serie de cambios importantes.

    En primer lugar, el empresario, empieza a conocer la importancia del protocolo dentro de la empresa, tratándolo como un medio de comunicación social más. Los directores empiezan a tener conciencia de que su vida social propia y la de su empresa están vinculadas a los acontecimientos generalmente llamados sociales o protocolarios, aunque en muchos casos sigue existiendo esa idea del protocolo como normas de comportamiento social.

    Por otro lado, cada día es mayor la demanda de las empresas de profesionales de protocolo.

    Sin embargo, en tercer lugar, no existen todavía unos criterios generalizados aplicables al protocolo dentro de la empresa basándose todavía fundamentalmente en el protocolo oficial.

    En cuarto lugar, sólo hay departamentos de protocolo en las grandes empresas, aunque con grandes avances, ya que su ubicación se empieza a determinar cercana a los departamentos de comunicación.

    En este sentido, solamente necesita una protocolización aquella empresa que pueda sostener económicamente dicho departamento. Se empieza a tratar a los medios de comunicación como elementos difusores de la imagen de la empresa y no como simples instrumentos para emitir una noticia. Las empresas de organización de actos empiezan a gestionar y a asesorar protocolariamente a las empresas que les contratan, dejando de ser meros contratadores de servicios. Empiezan a aparecer productos del lanzamiento de distintos planes de estudios, verdaderos profesionales y especialistas en protocolo, formados para ellos.

    La mejora, como se puede ver, es enorme, pero queda todavía mucho camino por andar y además todavía no hemos hablado nada de la pequeña y media empresa.

    El 97,3 % de las empresas en España son pequeñas, ni siquiera medianas. Es decir, son, sin duda, el sostenimiento de la economía del país, y cada día estas empresas organizan actos en beneficio de su imagen en un porcentaje muy superior a los que se puedan realizar en el marco del protocolo oficial, y carecen absolutamente de medios y preparación necesaria para realizar un protocolo adecuado.

    Pero, todo esto no hace sino otorgar al Protocolo Empresarial la importancia que realmente tiene y que vamos a exponer poco a poco. Se hace necesario dar a conocer a la opinión pública en general y al mundo empresarial en particular la importancia que el protocolo tiene en la empresa. Para conseguir esto debemos de aclarar los criterios fundamentales en relación con el protocolo empresarial.

    En primer lugar debemos demostrar la necesidad de protocolizar el ámbito empresarial, sentar los objetivos fundamentales, del protocolo en la empresa, para acabar fijando las bases y criterios que deben regir el mismo. La pregunta es bien sencilla: ¿Para qué sirve el Protocolo en las Empresas?

    La respuesta también lo es: optimizar el beneficio. Primera obligación a la que se enfrenta cualquier institución privada.

    En este sentido la reflexión es obvia: cualquier intento de protocolización de la empresa que no se vea reflejado en la cuenta de resultados de la misma no tiene ningún sentido y, por tanto, es completamente inútil. Es innegable que una empresa que goza de una buena imagen ante sus clientes, proveedores, personal, etc. ve mejorada la confianza que todos estos colectivos van a tener en sus relaciones comerciales haciendo más fácil la consecución de sus ventas, compras, etc. En definitiva, está consiguiendo optimizar su cuenta de resultados.

    Pero muchas veces nos encontramos con empresas que se están gastando mucho dinero en publicidad, imágenes corporativas, unificando hasta las tarjetas de visita, y a la hora de organizar cualquier acto público dicha puesta en escena no tiene ninguna relación con los esfuerzos realizados anteriormente de mantener una identidad que las distinga.

    Ante esta situación, el protocolo puede favorecer la consecución de una mejor cuenta de resultados que aunque muy difícil de cuantificar, se concreta en las actuaciones protocolarias necesarias para conseguir una buena imagen de la empresa. Imagen que se reflejará a todas las personas, colectivos e instituciones que tienen o van a tener relación con la Empresa.

    Por otro lado, nos encontramos con que estamos teniendo el privilegio de asistir al nacimiento de un mundo nuevo en el que se ha producido un cambio espectacular en el comportamiento familiar y social, que ha transformado a su vez las costumbres del mundo laboral, en el que se ha incorporado la mujer a puestos de responsabilidad, con un nuevo cometido y posición dentro de la familia y de la sociedad, provocado todo ello por una vertiginosa revolución tecnológica basada en la informática y en las telecomunicaciones, y que tendrá un impacto similar al de las revoluciones industriales, pero a una velocidad mucho mayor, un mundo nuevo en el que incluso se han acuñado nuevos vocablos en nuestro lenguaje: el mercado, la liberalización, Internet, la nueva economía, el ciberespacio, la economía virtual, la era del conocimiento, el mundo virtual.

    En este mundo, donde prima la globalización de la economía, la enorme cantidad de información de la que podemos disponer, la evolución vertiginosa de los mercados, el establecimiento de alianzas, las cada vez más intensas relaciones institucionales con clientes, proveedores, colaboradores, etc. todo ello, unido a la mayor vitalidad y dinamismo de la sociedad en general, hace necesario el desarrollo de un elemento fundamental en las relaciones hacia dentro y hacia fuera de la propia organización, como es La Identidad Corporativa.

    Esta Identidad Corporativa, no sólo se consigue con el establecimiento de una marca, colores corporativos, uniformidad, etc. sino diseñando además, un estilo propio de actuar por parte de la Organización, una manera singular de organizar los actos, que esté en consonancia con todas las demás actuaciones empresariales en el campo del Marketing y de las Relaciones Externas.

    Está más que demostrado que cualquier empresa que logra el objetivo de conseguir diferenciarse con respecto a su competencia, tiene un camino muy avanzado en el desarrollo de su actividad. De esa manera, asistimos en ocasiones al nacimiento de nuevos colores que identifican perfectamente una marca (Por ejemplo el color naranja de ING) asistimos a nacimientos de marcas que identifican perfectamente un producto (Por ejemplo la aspirina), etc. e, incluso, de frases o palabras que identifican perfectamente una empresa.

    Pues bien, si esto es así, ¿no sería lógico canalizar esos esfuerzos, también en todas las actuaciones públicas de la empresa?

    Si se intenta crear una singularidad con las uniformidades, con la utilización de la propia marca, unificando la correspondencia, creando incluso libros de estilo. Se ayudaría a conseguir ese objetivo de singularidad si se unificasen mediante normas protocolarias todas las actuaciones externas e internas de los componentes de la empresa mejorando, a su vez, las relaciones de la misma.

    De este modo, resulta evidente que es absolutamente necesario y conveniente establecer dentro del marco de cada empresa un Manual De Protocolo Interno configurado por un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía que contribuyan al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la misma, y que sirva para reforzar el estilo propio y la personalidad de la compañía. Este aspecto lo abordaremos más adelante en este mismo tema.

    Así, podemos definir el Protocolo Empresarial como "el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y ejecución de cualquier acto promovido desde una institución privada o empresa".

    Las relaciones interempresariales, son cada vez más diversas, más amplias, y abarcan entornos más grandes; muchas de ellas serán de carácter internacional. Por ello, es necesario conocer unas mínimas reglas de comportamiento y saber estar, para llevar a cabo buenos negocios y tener unas relaciones lo más correctas posibles.