Curso de Protocolo empresarial

    En primer lugar, hay que pensar que la empresa es un ente complejo y dinámico en el que hay una necesidad de coordinación de su gran cantidad de relaciones, internas y externas. Como consecuencia de ello, precisa de la existencia de un departamento o responsable que se ocupe del buen desarrollo de estas actividades, desde la decoración y utilización cultural de la sede social hasta la posición de sus representantes cuando participan en actos sociales.

    En esa área de relaciones externas y con vinculación con la máxima jerarquía de la empresa, es dónde se ha de situar el Protocolo, junto con las relaciones con los medios de comunicación social, la publicidad y la propia comunicación interna de la entidad.

    El protocolo es una disciplina que nace en la empresa basada en la demanda de comunicación de imagen existente en el campo empresarial, así como en la naciente oferta de nuevos profesionales, todo ello unido a la necesidad de una mejor utilización de las nuevas técnicas comunicativas.

    Esto hace que se deba incluir en el mundo empresarial ésta nueva disciplina. Pero, para ello es necesario conocer el terreno donde se ha movido y se mueve en la actualidad el protocolo en las entidades privadas.

    La competitividad es uno de los retos más importantes que tiene una empresa moderna en el mundo actual, y para alcanzar la misma existe una herramienta fundamental: la capacitación, como un proceso continuo y renovador, del personal.

    La educación de los recursos humanos es necesaria a fin de poder acceder con éxito al difícil mundo de una economía cada vez más competitiva sustentada en un capital humano mejor formado. El proceso de globalización hace que cada día las relaciones interestatales e interpersonales se amplíen cada vez más, hombres y mujeres de negocios se ven obligadas a visitar otros países o recibir en el suyo a visitantes interesados en realizar contactos.

    En la actualidad no basta con que el representante de una empresa sea un buen conocedor de las funciones que tiene asignadas, que tenga una buena presencia física y que sea agradable y con grandes dotes organizativas, se exige también la excelencia en las buenas maneras, es decir, un comportamiento adecuado, según la ocasión lo exija, en circunstancias esperadas o inesperadas. Dentro del mundo de los negocios, donde la imagen y el prestigio juegan un papel relevante, ha surgido un nuevo concepto: Protocolo Empresarial.

    El vínculo directo que se establece entre los distintos públicos y los miembros de una organización, directivos y empleados, obliga a todos a tener en cuenta determinadas reglas de las relaciones interpersonales. Es fácil darse cuenta cuando una persona no domina ciertas reglas de los usos sociales y en su interactuar en cualquier actividad se nota tenso, inquieto, preocupado por los innumerables detalles que debe cumplir pero que no sabe como hacerlo, pues no está familiarizado con las reglas de protocolo.

    La incorporación del protocolo en la estrategia empresarial es una necesidad, ya que el mismo se convierte en un valor añadido a la imagen tanto personal como corporativa. Mejora la calidad de vida y las relaciones interpersonales de todos sus miembros, por lo que su conocimiento y aplicación deben formar parte de la estrategia de preparación de los recursos humanos.

    Las reglas de protocolo son reconocidas y aceptadas internacionalmente, aunque no se pueden considerar como una categoría única aplicable a todos los países por igual, pues el protocolo es una mezcla de lo local y lo internacional, de lo moderno y lo tradicional y está influenciado por las costumbres, religión, régimen social, etc., es decir, por la cultura de cada pueblo, lo que le imprime un sello particular en su ejecución. Por ello, el último tema de este curso lo dedicaremos a las peculiaridades de diferentes países en el ámbito del protocolo.

    Pero el protocolo no se puede considerar como mera cortesía internacional, pues muchas veces se subordina a los objetivos de la política empresarial. No obstante, resulta una guía útil para mantener relaciones armoniosas incluso entre personas de distintas culturas. Es bueno recordar que la forma correcta de comportarse es uno de los factores que influye en el éxito que pueda tener una persona en cualquier campo en que desarrolle sus funciones.

    El no tener en cuenta estas reglas puede causar un deterioro, a veces grave, en las relaciones de la empresa con sus públicos. En protocolo hay que cuidar los pequeños detalles para evitar que los mismos se conviertan en grandes problemas, un visitante mal atendido, un documento mal redactado, una precedencia mal aplicada, puede resultar perjudicial para la imagen de la empresa. Se dice que la confianza comienza en lo que las personas ven y la profesionalidad y la credibilidad se ponen de manifiesto también a través de las buenas maneras.

    En la actualidad la aplicación del protocolo se ha ampliado a un vasto campo de actividades donde interactúan actores públicos y privados, ya no tan sólo en la diplomacia y las relaciones internacionales sino también en relaciones públicas, negocios, política, deportes y otros, donde actúa como un elemento regulador de las relaciones humanas. Y hay quienes lo aplican hasta en sus relaciones interpersonales. No obstante, hay personas que lo consideran como algo obsoleto, fuera de moda, inútil y complicado, lo cual es un error lamentable.

    Todo sería mucho más complicado de no existir esas reglas. A través del protocolo se rinde honor a una persona, se le distingue y se reconocen las jerarquías, se evitan omisiones, discusiones, susceptibilidades, ofensas y herir el orgullo nacional. Se impone la cortesía que debe presidir las relaciones entre los participantes en una negociación.

    El protocolo en nuestros días ha perdido parte de su antigua rigidez se ha ido haciendo cada vez más ágil y sencillo, sus reglas siguen siendo muy estrictas y con una interpretación muy cerrada, por lo que deben ser respetadas.

    Ya hemos señalado pero remarcamos que saber cómo actuar, cómo comportarse en cada momento es importante para la profesionalidad de la empresa pero además da al individuo seguridad en sí mismo y le evita situaciones embarazosas e incluso, hacer el ridículo, y salvaguardar no sólo su propia imagen sino la propia de la entidad a la cual representa y en último término a su propio país.

    La buena o mala imagen de la empresa está en manos de sus miembros. Hay que recordar que en este mundo en la actualidad “nadie tiene una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión”.

    Existen una serie de actividades en las que los miembros de una empresa se ven involucrados constantemente y que están sometidas a reglas del protocolo, tales como: la forma correcta de vestir, la autopresentación o presentación de otra persona, el tratamiento correcto según el rango de las personas con las cuales interactúa, la conducta en actividades tales como una recepción, un almuerzo de negocios, una cena, el recibimiento a un visitante, la participación en eventos, etc.….todas ellas las veremos con detalle en puntos posteriores.

    Toda actividad en la que un miembro de la empresa actúa con seguridad y elegancia, contribuye a llevar a la mente de las personas relacionadas con la empresa una imagen positiva, ya que el protocolo está considerado como una expresión comunicativa que se manifiesta en acciones y reacciones, hechos, palabras, silencios, gestos, actitudes, etc. Para muchos, el protocolo se ha convertido en un nuevo lenguaje universal.

    En la concepción empresarial moderna ha crecido en los últimos años la importancia del protocolo y se han creado departamentos que se sitúan en los altos niveles del staff junto a los directivos, ya que ha sido comprobada la eficacia del mismo en la defensa de la imagen, tanto de sus miembros como la corporativa, y su vinculación con las relaciones públicas, el marketing, las relaciones externas y/o institucionales.

    El cuidado de la imagen, tanto externa como interna, es una clave para el éxito de cualquier empresa. Irradiar una imagen personal positiva potencia la imagen de la empresa en el exterior, pues inspira mayor confianza.

    No se puede obviar que el conocimiento y la práctica de las normas protocolares es uno de los métodos mas viables y de mayor posibilidades para elevar la eficiencia del personal, lo cual ayuda a alcanzar la tan deseada Excelencia.