Curso de Protocolo empresarial

    En este apartado vamos a tratar las bases y criterios protocolarios que deben regir el protocolo en la empresa, es decir sus reglas operativas. Son las siguientes:

1. Flexibilidad en el uso de las técnicas organizativas.

2. Utilización de un Protocolo Comparado.

3. Utilización de las Ordenaciones Mixtas.

4. El Tratamiento de las Visitas.

5. Diferentes tipos de Actos En La Empresa.

    En primer lugar cualquier intento de protocolización de la empresa debe estar basado en un conjunto de pautas protocolarias que se deben tener en cuenta para los actos promovidos por la empresa, Este aspecto se caracteriza por:

    Las normas de protocolo establecidas han de ser conocidas por todos los que van a participar en algún acto, y deben ser utilizadas con rigor, pero no nos podemos olvidar que dichas normas no se han redactado para dificultar y hacer más rígidas las relaciones sociales sino todo lo contrario, se deben utilizar siempre al servicio del objetivo de cada acto que organice la empresa.

    El protocolo empresarial admite licencias y adaptaciones que no están permitidas en el oficial y ello se hace evidente por el protagonismo que tiene la empresa en la nueva sociedad. Esta flexibilidad, debe llevar a utilizar, dentro de las normas de identidad corporativa de cada empresa, las técnicas organizativas adecuadas a cada acto, y siempre al servicio de la política general de la empresa y de los objetivos propios de cada acto, y su aplicación se amparará en el sentido común y la naturalidad.

    Hay dos características, entre otras, que diferencian claramente los actos oficiales de los actos de empresa y que nos obligan a tener presente continuamente una segunda pauta protocolaria dentro de la organización:

    En primer lugar la presencia en el acto de los distintos colectivos (clientes, proveedores, personal, colaboradores, autoridades, políticos, personajes famosos, etc.) que participan en un acto de empresa tiene mucho mayor protagonismo que esa misma presencia en los actos oficiales, fundamentalmente, porque en la mayoría de las ocasiones, el acto de empresa va dirigido precisamente a comunicar algo a esos colectivos presentes (presentación de productos, homenajes, inauguraciones, etc.) Esto hace que se les dé un tratamiento distinto al que tendrían en un acto oficial, donde su asistencia se produce por ser meros invitados.

    Por otro lado, no existe lógicamente ninguna normativa que regule las precedencias de los cargos de la empresa, y en aquellas en que se ha formalizado, se ha hecho de una manera totalmente interna.

    Todo ello, nos lleva a tener siempre muy presente en todos los actos la utilización de un Protocolo Comparado; es decir daremos iguales tratamientos (en ordenación, tratamiento propiamente dicho en recibimientos, visitas, atenciones, etc.) a cargos similares externos con relación a los de nuestra empresa.

    Utilizaremos además, solamente porque sería absurdo no hacerlo y aunque no nos obligue la legislación vigente, las normativas existentes, cuando acudan autoridades a los actos de la empresa en cuanto a precedencias, ordenaciones, etc.

    Por las razones dadas anteriormente, debemos de tener siempre en cuenta otra de las pautas básicas a seguir en cualquier acto organizado por la empresa, y es la necesidad en la mayoría de los casos, de utilizar las Ordenaciones Mixtas precisamente, para que, sin perder el protagonismo del acto, el anfitrión organizador, se le dé la importancia prevista a los asistentes a dicho acto.

    Esto obliga no solo a utilizar las ordenaciones mixtas en las presidencias, sino también en todo el espacio reservado para público, ya sea en conferencias, banquetes, actos al aire libre, etc. actos estáticos, dinámicos, cerrados al aire libre, etc.

    Otra acción protocolaria fundamental a desarrollar por la empresa es el operativo para el Tratamiento de las Visitas a la empresa.

    Lo que debe evitarse, con independencia del grado “VIP” que tenga cualquier tipo de visita, es que ésta constituya una sorpresa en la recepción y, en consecuencia, que el visitante tenga que esperara la confirmación de la misma. Nada hay más desagradable que ser citado para una visita y que al llegar a la recepción los que atienden la misma estén absolutamente desinformados.

    De esta manera se establecerán distintos niveles de visitantes, para dar el tratamiento adecuado a cada nivel de visitantes.

    Las visitas de mayor nivel, que serán recibidas por los más altos cargos de la empresa, estarán reservadas muy especialmente para autoridades de muy alto rango, aunque en ocasiones y en virtud a las circunstancias, puedan extenderse, si así se estima oportuno, a otros rangos inferiores, aunque será de forma muy excepcional.

    Las visitas de segundo nivel serán recibidas por altos ejecutivos del grupo. Corresponden a las autoridades que no se agrupan en el apartado anterior y a los invitados de honor.

    Las visitas de tercer nivel serán recibidas por el responsable o ayudantes de protocolo y corresponden a los invitados especiales y colaboradores.