Curso de Protocolo empresarial

    Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar.

    Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles.

    Todos hemos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?

    La organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen porque en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, se debe cuidar la imagen que transmitimos durante el mismo, siendo meticulosos en todos los detalles.

    Como consecuencia nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

    Podemos señalar 5 claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito:

    Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.

    Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que el público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que se quiere dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que ofrece un evento.

    El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. El concepto es el cuadro en el que se enmarca el evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, se quieren transmitir de la empresa. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.

    A modo de ejemplo podemos pensar en la ceremonia de entrega de los Oscar. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto.

    No se debe dejar nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no se podrá comunicar con claridad y se perjudicará el posicionamiento en la mente de los clientes actuales y potenciales.

    En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos.

    Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento?

    Se debe orientar el trabajo y los recursos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes compatibilizándolos con los objetivos de la compañía.

    Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación del concepto de la empresa, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros públicos potenciales.

    Se supone que los invitados serán cuidadosamente elegidos porque, en este caso concreto, son el público más valioso. Si no asiste quien interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.

    Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con estos, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen.

    Del primero al último, los invitados son importantes y cuanto más se conozca el perfil de cada uno de ellos, se ofrecerá un trato más personalizado.

    Al final se debe elegir el lugar donde nos vamos a encontrar con los invitados pero, un espacio no es sólo esto. Este espacio deberá tener algunas características como las siguientes:

• Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento.
• Tiene que permitir una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados.
• Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura.

• Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.

    Se tiene que conseguir que el evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.

    Además de pasar un buen rato, no se puede perder la oportunidad de hacer historia.