Curso de Protocolo empresarial

Principio de ordenación.

    Antes de organizar un acto, este debe ser perfectamente clasificado según el tipo o naturaleza del mismo: un acto privado, oficial, público, etc.

Principio de jerarquización.

    Establecer las categorías necesarias para la correcta ubicación de elementos y personas. La jerarquización puede ser:

a) Material: La que ordena símbolos e instrumentos.

b) Personal: La que ordena personas dentro de los espacios que se establezcan.

Principio de armonización.

    Tratar de suavizar y solucionar situaciones nuevas y desconocidas, que se nos pueden presentar en determinados actos y ocasiones.

    Este principio, no es más que un "amortiguador" en las relaciones cada vez más complejas, con distintos pueblos, razas, religiones y culturas. La base de este principio de armonización es el respeto

    En todos los actos organizados por cualquier empresa sean cuáles sean las características de los mismos, existirán siempre distintos espacios donde se situarán los protagonistas. Uno de estos espacios diferente al resto de invitados es el destinado a la Presidencia.

    El tratamiento de la Presidencia en los actos de empresa, cobra una importancia particular ya que no solamente se comunica lo que se pretende con la organización en sí misma, sino que además se incide de una manera importante en el plan de comunicación global de la empresa.

    No tendría sentido que una empresa, después de haber efectuado el gran esfuerzo y fuerte desembolso destinado al plan de publicidad y de marketing, para conseguir una determinada imagen, no utilice esa identidad corporativa creada con tanto esfuerzo.

    Por esta razón la Presidencia es un apartado muy importante a plantear dentro del desarrollo del Manual Interno de Protocolo, dejando muy claras las premisas de funcionamiento de las presidencias de cualquier acto organizado por la empresa.

    Existen dos tipos de presidencia, la estática y la dinámica.

    La presidencia estática será la situada en un sitio fijo durante todo el desarrollo del acto.

    La presidencia dinámica se produce en actos en los que los asistentes están en movimiento continuo durante su transcurso. Este tipo de presidencias se dan en actos muy concretos, como visitas a empresas, descubrimientos de placa, inauguraciones, y desde luego en actos previos o posteriores al acto principal, como son los aperitivos, cócteles, etc., donde además se aprovecha para que el anfitrión reciba a los invitados, los salude y tenga unos minutos para todos ellos de una manera más personalizada.

    En la zona de Presidencia a través de las fórmulas de escenografía, deberemos ubicar todos los elementos necesarios para el transcurso del acto, deberemos hacer posible la ordenación de todas aquellas personas que conformarán la Presidencia, y deberemos permitir los movimientos tanto de los elementos (diplomas, micrófonos, flores, etc.,), como de las personas (llegadas, saludos, entregas de regalos, etc.) Todo ello no debe tratarse de una forma individual, sino globalmente conformar la presidencia que más se ajuste a los objetivos generales del acto.

    Así se hace imprescindible abordar los Elementos Necesarios en la Presidencia de un acto.

    Para la ubicación de los elementos en cualquier tipo de presidencia de los actos organizados por la empresa, se utilizará en primer lugar, el criterio de necesidad, es decir, qué es imprescindible para la realización del acto (sonido, atriles, mesas, sillas y tantas cosas como se puedan necesitar)

    En segundo lugar se elegirán dichos elementos según los criterios de estética y decoración, los cuales vendrán dados fundamentalmente por las características de la ceremonia.

    El tercer paso contempla la disposición de los elementos decorativos, (flores, tapices, alfombras), que mejoren la estética en beneficio del objetivo del acto. En esta cuestión se debe actuar siempre bajo los criterios de la moderación y la prudencia y sin olvidar la necesidad de que estos elementos decorativos sigan el mismo curso que los objetivos de identidad corporativa.

    El uso de la prudencia será fundamental en lo que ser refiere a la organización de actos de la empresa, máxima que no se opone al hecho de tener en cuenta las características propias y singulares de cada evento, a la necesidad de concordancia entre la identidad corporativa, la filosofía y sus objetivos generales y el objetivo concreto del acto.

    En las presidencias de pie, como norma general deberá utilizarse siempre el logotipo de la empresa, siguiendo las directrices marcadas por los responsables de la identidad corporativa de la empresa.

    En las presidencias sentadas, se establecerá en primer lugar una mesa de gran tamaño adecuado a la cantidad de personas, con el número de sillas necesarias para el número de personas que se sentarán en ella y distinguiendo si así lo requiere el propio desarrollo del acto, o si acudiese alguna persona de altísimo rango, la silla de la persona que preside y el invitado de honor. El resto de las sillas serán iguales y de un color acorde a la decoración.

    La mesa de la presidencia deberá estar cubierta con un trozo de tela que oculte en su totalidad el frente y la parte superior. Si la mesa no llevase esta tela, se intentará que no se vean las piernas de las personas que se encuentran en la presidencia.

    Otros elementos que intervienen en la mesa de presidencia directamente serían, la jarrita de agua (mejor de cristal que de plástico), mejor vaso pequeño que grande, mejor jarra que botella, con su correspondiente mantelito, bandeja y servilleta, los micrófonos (mejor uno para cada participante). El resto de elementos como atriles, otras sillas, mesitas de apoyo, etc., se ubicarán en el sitio adecuado para su uso pero sin menospreciar su capacidad decorativa.

    Existen dos tipos de elementos que por sus características y formas de utilización requieren un estudio detallado: los atriles y las banderas.

    Los atriles no solamente sirven para sostener los folios del orador, sino que también pueden utilizarse para potenciar la identidad corporativa y como elemento decorativo dentro del esquema general de la presidencia.

    Respecto a las banderas siempre hay que estudiar el protocolo de Estado y seguir sus criterios, pero con carácter general decir que se deben utilizar cuando el acto es oficial, o concurren autoridades al mismo. Nunca deben disponerse juntas las banderas oficiales y las no oficiales, conviene separarlas colocando las oficiales a la derecha de la presidencia y las no oficiales a la izquierda.

    Un último aspecto a tratar en este sentido se refiere a la cesión de la presidencia en los actos de empresa.

    En principio y de manera general, las presidencias deben estar ordenadas mediante el sistema más adecuado para dar a cada uno la importancia que merece según su rango. Normalmente se situarán mediante una ordenación en alternancia, ocupando la persona que preside el lugar más relevante, en el centro, colocándose sucesivamente a su derecha e izquierda los rangos siguientes según el criterio establecido por el anfitrión o por las normativas existentes.

    Un aspecto muy importante a considerar en el Manual Interno de Protocolo de cualquier empresa será el tratamiento del puesto de honor en las presidencias. En principio, dicho puesto se destinará a la persona que presida el acto y deberá ser ocupado siempre por el cargo más alto de la empresa que asista, en calidad de anfitrión. Si se decide ceder el puesto de honor a alguna otra autoridad o personalidad que, por su rango o situación, se considere conveniente, se deberá estudiar la ubicación del representante de la empresa al producirse la cesión.

    En lo que se refiere a las técnicas de cesión conviene destacar, que el Manual Interno de Protocolo deberá recoger, aquellos casos singulares en los que se debe ceder la presidencia de un acto organizado por la empresa. Como norma general, es necesario establecer una serie de medidas de general conocimiento, estudiando las posibles autoridades, invitados de honor o personalidades que pudieran acudir a cualquier acto que se organice en la empresa.

    Podría suceder, como caso excepcional que el más alto cargo de la empresa quisiera ceder la presidencia a un invitado especial por su carácter de persona honorable, conferenciante afamado, etc. En este caso se debe recurrir siempre a una presidencia par, de tal manera que de los dos puestos centrales el de la derecha lo ocupe el invitado especial, el segundo puesto también centrado lo ocupe el presidente de la empresa.

    En el caso de que el presidente, o más alto cargo de la empresa, no asistiera al acto convocado por la misma, en contra de lo que ocurre en el protocolo oficial, no solo es posible la delegación, sino que ésta es absolutamente necesaria. Presidirá, por tanto en función de la ausencia del presidente, aquella persona que se determine, según la filosofía y objetivo del acto, pero intentando que dicho representante sea un alto cargo de la entidad.

    De cualquier manera, sobre todo en casos en que concurran autoridades de primer nivel, no debería excusarse de ninguna manera su ausencia y sustitución del presidente, salvo en situaciones de causa mayor, pues la imagen de la empresa podría verse comprometida.