Curso de Protocolo empresarial

    El hablar de invitaciones en cualquier tipo de acto, lleva inmediatamente, al estudio detallado, que se debe de tener muy en cuenta, de los listados de personalidades y autoridades a invitar. Esta es una de las partes más difíciles e ingratas de la preparación de un evento. Las preguntas siempre serán, ¿A cuántos?, ¿a quién?, ¿cómo? sin olvidar los tratamientos, las puestas al día, las direcciones adecuadas y evitar las repeticiones.

    En función de estos criterios generales, o de otros que se estimen convenientes, se elaborará la lista de invitados. Una vez terminada, es necesario decidir si se incluyen o no a los cónyuges, cuestión esta que depende exclusivamente del organizador, que deberá valorar la filosofía del acto, la capacidad de los locales y el presupuesto que se tenga.

    Criterios generales para la elaboración de la lista de invitados:

• Invitados principales. Aquellos a los que se dirige principalmente el acto y a quienes se dedica.
• Compromisos. Aquellos que por relación profesional o personal del anfitrión se considera que deben asistir aunque no formen parte de alguno de los sectores a los que se dirige la ceremonia.
• Corporativos. Los de su mismo ramo o actividad.
• Sociales. Representaciones de los sectores más diversos de la sociedad.
• Protocolo oficial. Aquellas autoridades con competencias en la actividad principal del anfitrión que han contribuido a la realización del hecho que motiva el acto.
• Comunicadores. Representantes de los medios de comunicación, si se desea que la actividad tenga difusión generalizada.

• Colaboradores. Todas aquellas personas que han colaborado en la plasmación del hecho que motiva el acto.
• Internas. Propias de régimen interior de la empresa y recogidas en el Manual Interno de Protocolo.
• Personales. Familiares, amigos o próximos que asistirán en virtud de su relación especial con el anfitrión.

    A la hora de confeccionar la lista procuraremos agrupar inicialmente a los invitados por sectores (también es la mejor forma de comprobar si falta alguno) para a continuación establecer una única lista de acuerdo con el orden de precedencias que se desea aplicar.

    Podemos señalar una serie de errores usuales en la confección de los listados de invitados:

• Duplicidad de nombres o cargos/fallecidos/cambio de titulares por cese, dimisiones. Revisión concienzuda de la lista
• Domicilios incorrectos. Los envíos incorrectos dejan un mal efecto.

• Trato incorrecto. Comprobar los tratamientos oficiales, es mejor equivocarse por exceso que por defecto.
• Exceso de autoridades. Valoración previa del acto. No es conveniente invitar personalidades que nada tienen que ver con la filosofía del acto.
• Medios de comunicación. Enviarla siempre al director del medio.
• Selección correcta. Siempre dirigirse al máximo representante de la empresa.

    Ya tenemos confeccionada nuestra lista de invitados, ahora debemos de ubicarlos correctamente en los asientos. Para ello tenemos varias fórmulas, según el tipo de eventos y asistentes.

    Se pueden protocolizar todos los asientos, en cuyo caso a cada invitado habría que indicarle el suyo. Para esta maniobra, acompañaremos personalmente al invitado, le entregaríamos una tarjeta con un croquis, indicando su asiento o el uso de paneles con los planos de las salas y la lista de invitados, informándoles del número de asiento, o mesa. Esta opción la utilizaremos en banquetes o actos muy solemnes, o cuando el anfitrión quiere tener un control absoluto sobre los lugares que ocuparán sus invitados.

    Otra alternativa es semiprotocolizar, es decir, asignar asientos, además de a la presidencia, a un determinado grupo, y dar libertad al resto de los invitados. Esta opción se utiliza mucho hoy en día, permite mayor flexibilidad y evita el riesgo que conlleva aplicar precedencias a invitados de rango muy similar. Se habilitará una zona del auditorio donde se celebre el evento, con sus correspondientes tarjetas, advirtiendo del espacio reservado.

    La tercera posibilidad es no protocolizar ningún asiento, salvo la presidencia. Es muy apropiada en determinados eventos en los que se quiere dar total libertad a los invitados para que se ubiquen donde prefieran. Suele ocurrir en eventos sociales en que se deba favorecer las relaciones y el intercambio de ideas.

    Hay una cuarta opción que cada día gana más terreno y es el autoprotocolo. En virtud, de esta nueva técnica, son los propios invitados los que se asignan el sitio, anotándose bajo el número de la mesa en unos folios en blanco dispuestos para tal fin sobre un panel del que pende un bolígrafo, adjunto a un croquis del comedor. Esta técnica se puede ofrecer a los interesados a través de una página Web, donde no sólo hacen el abono de la cuota del evento, sino que pueden además elegir la mesa.

    Lo más difícil es establecer el orden de los invitados cuando se opta por protocolizar o semiprotocolizar. Cuando se trata de autoridades, las normativas vigentes facilitan la cuestión, pero la ordenación se vuelve más compleja en el caso de ausencia de autoridades y por tanto normas.

    A falta de criterios que puedan justificar la aplicación de una precedencia, se ha de recurrir a la fina sensibilidad de los organizadores para determinar la ordenación de asientos en función de afinidades, equilibrios entre iguales, etc.