Curso de Protocolo empresarial

    En protocolo, dentro del operativo de organización de los actos, los transportes constituyen un factor muy importante. La perfecta organización de un acto puede resquebrajarse si se han calculado mal los tiempos de desplazamiento de un lugar a otro.

    En muchas ocasiones no se le ha prestado especial interés a estas cuestiones lo que ha provocado muchas sorpresas.

    Siempre se ha dicho, en relación a los viajes de cualquier ciudadano, que “la primera impresión es la que cuenta” y que una mala llegada puede predisponer al fracaso seguro. Por eso es muy importante una buena organización de la utilización de los vehículos de la entidad o de los vehículos que se utilizan en momentos puntuales, para llevar o recoger a determinada persona, lo que va a singularizar más los actos que realice un grupo.

    Siempre que a una determinada persona o grupo de personas se le invita oficialmente, se le debe dar una bienvenida en el lugar de llegada, si es que así se ha decidido en base al rango del invitado: al aeropuerto, si viene en avión; a la estación, si es tren; en el hotel o en la primera sede administrativa donde se dirija, si lo hace en coche… Una vez se le ha dado la bienvenida, debe ponérsele a disposición un vehículo para sus movimientos salvo que el suyo propio estuviera aguardándole.

    Si se trata de un Alto Cargo o funcionario de la Administración Central debe coordinarse previamente con las autoridades pertinentes o con Delegación del Gobierno si es una Comunidad Autónoma, a los efectos de determinar quién pondrá los vehículos necesarios. Si se tratara de una persona no autoridad oficial o una delegación no oficial, se le debe ofrecer transporte directamente.

    A modo de pequeña guía de consejos establecemos a continuación algunas cuestiones que afectan al conductor en sus relaciones con el usuario y al estado del coche oficial para el traslado de autoridades u otros invitados, que llevados a efecto podrán hacer de la utilización de los vehículos una ayuda a distinguir claramente al grupo en las recepciones de sus invitados.

a) El coche en perfecto estado.

    Los vehículos que se usen en un contexto empresarial, con invitados deben estar en perfecto estado de mecánica, de cubierta, de frenos y de limpieza, tanto exterior como interior.

    Deben disponer de teléfono y de transmisores que posibiliten la comunicación interna entre los conductores de los vehículos (en el caso de ser una caravana). Esta comunicación interna no debe trascender a los usuarios por lo que resulta imprescindible que la reopción llegue mediante auricular (sólo uno) colocado en la oreja izquierda (es más discreta). Siguiendo la normativa existente, la comunicación entre conductores debe efectuarse utilizando el sistema de manos libres.

b) Los asientos.

    Los asientos deben estar limpios y despejados de posibles materiales, papeles o ropas. No debe utilizarse un ambientador demasiado fuerte ni de sustancias que puedan producir alergias.

    Ha de procurarse revisar periódicamente todos los instrumentos del coche que maneje directamente el usuario a fin de comprobar su correcto funcionamiento.

    Los asientos delanteros deben colocarse a una distancia que permita un cierto grado de comodidad para los usuarios del automóvil, sin que ello vaya en perjuicio de la mínima distancia obligada para que el conductor pueda manejar el vehículo sin problemas.

c) El maletero.

    El maletero debe estar lo más despejado posible, especialmente cuando se va a recoger a alguna persona que llega de viaje o lo va a iniciar. En este sentido el conductor profesional deberá llevar el menor equipaje posible a fin de no restar mucho espacio al maletero. En este debe llevar, además de los instrumentos necesarios para la conducción, otros útiles que pueda precisar en algún momento el usuario, tales como una gamuza o cepillo para los zapatos, quitamanchas para la ropa o toallitas húmedas o pañuelos de papel.

d) El periódico.

    En la medida de lo posible el periódico debe estar en el interior del coche, caramelos o cualquier otro elemento que pueda facilitar la distracción del usuario durante un viaje largo. Es muy recomendable instalar para los usuarios (especialmente para el que se supone viajará en el asiento trasero derecho) una especie de flexo con luz directa, sin que ésta interfiera la visión del conductor, y permita en cambio que el usuario pueda leer o trabajar aun cuando sea de noche. Últimamente han incorporado el DVD portátil.

    Es conveniente llevar en el coche papeles en blanco y bolígrafos, así como un listín propio de teléfonos habituales para el usuario (en caso de ser habitual) por si hubiera necesidad de efectuar llamadas.

e) La radio y la música.

    El aparato de radio o de música del vehículo debe estar apagado en los desplazamientos cortos salvo petición de sus usuarios o previa sugerencia por parte del profesional del volante.

    En los viajes largos el conductor debe preguntar al inicio del trayecto si el usuario desea escuchar la radio o música durante el viaje o en algún momento determinado.

    Procurará poner el volumen adecuado para escucharlo desde el asiento trasero y de acuerdo a las opiniones del usuario. Si el conductor conoce los gustos musicales o tipos de emisora que son de su agrado actuará en consecuencia. Si desconoce tal situación, preguntará.

    Si el usuario no muestra preferencia alguna se ofrecerá un tipo de música que no sea estruendosa o que pueda, en algún momento, provocar molestias. En este caso puede preguntarse en determinados momentos si quiere cambiar a la radio o escuchar las noticias.

f) Las ventanillas.

    Las ventanillas deben ir cerradas, salvo petición en sentido contrario, adaptando el aire acondicionado según las condiciones climatológicas.

g) Fumar.

    Los conductores no deben fumar mientras conducen (ni preguntarlo aunque fumen los usuarios, si bien éstos por educación no deberían hacerlo igualmente)

    Los ceniceros deben estar en todo momento limpios, para lo que el conductor aprovechará las paradas intermedias en viajes largos para proceder a tal limpieza. Igualmente parece conveniente que el coche disponga de un mechero.

h) La conducción.

    No se deben separar más de lo necesario las manos del volante. La conducción debe ser uniforme, sin sobresaltos ni brusquedades. A este fin el conductor deberá evitar posibles gestos que pudieran intranquilizar al usuario, tales como mirar innecesariamente hacia los lados, hacia atrás, o en cualquier dirección distinta a lo que exige su cometido.

i) Las conversaciones.

    Es más prudente no intervenir en las conversaciones de los usuarios (salvo que solo traslade a una persona que, en función de las circunstancias y deseo de éste), puede seguir la conversación, aunque parece recomendable no iniciarla si no estamos seguros del grado de coloquio que quiere el invitado.

j) Respecto a la carretera.

    El conductor tiene la obligación de respetar todas las señales de circulación y amoldar su velocidad al deseo del ocupante, que en ningún caso debe exigir incumplimientos a las normas de circulación (ni de forma directa con expresiones tan habituales como “tenemos que llegar al avión de las…”

    Estas exigencias son deleznables y en todo caso rechazables. Las tardanzas las debe reparar uno mismo (saliendo antes, por ejemplo, y no poniendo en riesgo la vida de otros)

k) Las paradas en los viajes.

    Cuando se produjeran paradas para reponer fuerzas (comida, café, por ejemplo) y el usuario solamente fuera uno, lo lógico no es condenar a la soledad al conductor, salvo que medie alguna razón de peso o conveniencia. Sin embargo el conductor no debe tomar la iniciativa al respecto sino que observará la actitud y forma de actuar del usuario. Si éste le manifiesta su deseo de que le acompañe, el conductor debe aceptar. En caso contrario, actuará por libre.

    Si fueran varios los usuarios el propio conductor sugerirá situarse en otra parte del local a efectos de dejar a éstos solos.

l) El teléfono.

    En el caso de que sonara el teléfono en el vehículo debe ser el conductor el que conteste inicialmente utilizando siempre el “manos libres”.

m) La cortesía al volante.

    El conductor debe mantener en todo momento una extrema cortesía al volante en relación a los demás vehículos y ocupantes y hacia los peatones. Debe evitar el uso del claxon salvo en aquellos casos aconsejados, las palabras malsonantes o los gestos inadecuados. Su actuación debe ir a favor de la imagen de entidad. Debe conducir con discreción y seguridad.

n) La cortesía con las puertas.

    El conductor, en la medida de lo posible, debe abrir las puertas a los usuarios y cerrarlas una vez los mismos se han acomodado en sus puestos. Si varios usuarios entrasen en el coche al mismo tiempo, el conductor se dirigirá hacia el personaje principal o invitado de honor. Si éste ya estuviera atendido por su ayudante, se ocupará directamente de su usuario habitual.

    El conductor deberá ser el último en entrar al vehículo, salvo circunstancias especiales. Al sentarse en su asiento se pondrá su cinturón de seguridad y tras comprobar que todas las puertas están bien cerradas iniciará la marcha.