Curso de Word XP Básico

Cuando se desee finalizar el trabajo con Word podremos emplear la opción Salir del menú de Archivo. También podemos pulsar la combinación de teclas rápidas ALT + F4 o hacer un clic sobre la de la barra de título.

Antes de regresar al entorno Windows, Word permitirá guardar aquellos documentos que aún no han sido guardados en disco, o bien que hayan sufrido modificaciones después de la última grabación.

Una de las encrucijadas con la que nos encontramos a la hora de guardar un archivo (un trabajo, un documento) es la de que nombre asignar a dicho archivo. En ocasiones, debemos guardar casi a diario archivos con el mismo tipo de información pero con diferentes contenidos (los da cada día, los de cada vez).

Ejemplo-1: Si tenemos creada un modelo de presupuesto "presupuesto.DOC" (con las partes y esquema tipo de un presupuesto, pero sin conceptos ni precios) que abrimos diariamente vacío de datos y en donde introducimos el conjunto de datos que definen un presupuesto de un cliente sobre tales artículos, cada día crearemos, por ejemplo en una carpeta llamada "Presupuestos 2003" del disco duro, un archivo mediante la opción "Guardar como" al que tendremos que asignar un nombre diferente para cada presupuesto que creemos y que deseemos guardar. Si los nombres que vamos asignando son "presu1", "presu2", "presu3", ...al final esto sería válido ya que cada archivo tiene un nombre distinto, pero no sabríamos cual es el archivo que corresponde al presupuesto de María Gómez del 23 de mayo, por ejemplo, dado que, el cliente, pasados dos meses, desea retomar el presupuesto ya que aunque tarde, lo acepta.

Una buena técnica es la da dar nombres a cada archivo reservando ciertas posiciones del nombre para cierto tipo de información identificativa de cada archivo.

Así por ejemplo, para guardar el presupuesto de María Gil del día 23 de mayo de por la mañana (en nuestro comercio se realizan muchos presupuestos a la semana, incluso al día), unos buenos nombres podrían ser:

Hemos, con ésta técnica, previsto que el primer carácter del nombre del archivo es una P para identificar que se trata de un presupuesto (R para las reclamaciones, I para las incidencias...) los 2 siguientes caracteres serán para albergar el número del año, los 2 siguientes el mes, los dos siguientes el día en el que se realiza el presupuesto, el siguiente para identificar si es un presupuesto elaborado por la mañana o por la tarde (M o bien T). A continuación el nombre del cliente o quizás mejor, su cif.

Con éstos nombres, nuestra carpeta "Presupuestos 2.003" estaría llena de archivos con nombres aparentemente extraños pero muy significativos y representativos para el usuario que los utiliza.

Además, mediante las técnicas de búsqueda de archivos que tiene Windows, utilizando los caracteres comodín (* e ?) resultaría sencilla la búsqueda de cualquier arqueo. También, simplemente con ordenar por nombre el contenido de esa carpeta, sería sencilla la localización, en este caso, del presupuesto que quisiéramos.

Ejemplo-2: Supongamos que tenemos un documento de Word en donde diariamente registramos los datos mas importantes (a modo de formulario) de las personas que se inscriben en cierto servicio, para cierta subvención, etc...¿Con qué nombre guardaríamos el archivo de cada solicitante?. Cada solicitante puede inscribirse hasta un máximo de 3 veces, y en 3 tipos de servicio (solicitud de casa, de beca o de servicio).

Una buena técnica podría ser como la que se muestra, siendo cualquier otra válida también:

En este caso, hemos reservado la primera letra del nombre para la inicial que identifica el servicio para el que se inscribe (piso -P- beca -B- o bien servicio -S-). en las 8 siguientes posiciones el número del DNI del solicitante (si el DNI fuera de 7 dígitos antepondríamos un cero para que fueran 8). La siguiente posición, el número de orden (1, 2 o 3) de las solicitudes (1 si es la primera, 2 si es la segunda...).