Curso de Word Avanzado 2007

En el día a día de la actividad en nuestro puesto de trabajo, elaboramos documentos del mismo tipo, ciertos párrafos de escritura se repiten frecuentemente, por lo que podrían aprovecharse en más ocasiones dentro de un mismo documento (si es que es un documento largo) o bien en otros documentos.
Así por ejemplo, la fórmula de saludo de comienzo o despedida de una carta se podría utilizar para otras muchas cartas que elaboramos a lo largo de los días. En el caso de despedidas repetitivas para cartas comerciales, la despedida, con los datos del firmante incluso la rúbrica simulada podría ser un autotexto:

Un autotexto permite almacenar textos y/o gráficos bajo un nombre o abreviatura para posteriormente insertarlos en cualquier parte del documento actual, o de otros documentos creados a partir del instante en que se define el autotexto.

Para crear un autotexto actuar como sigue:

1. Seleccionar el bloque de texto y/o gráfico del documento que deseemos sea el autotexto.

2. Dentro de la ficha Insertar, elegir la opción elementos rápidos. Desplegando el menú que aparece al presionar la flecha que aparece junto a este comando, y elegir la opción " Guardar selección en una galería de elementos rápidos".

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. En el cuadro de texto Nombre, teclear el nombre para el nuevo elemento de autotexto o aceptar el que Word propone por defecto, que consiste en las primeras palabras del bloque de texto seleccionado. En el ejemplo "Sin otro particular, reciba".
4. Rellenar de manera opcional el resto de los cuadros de texto que nos ofrece este cuadro de diálogo. Y pulsar aceptar, para que este texto quede agregado como un autotexto más.

Para insertar un elemento de autotexto actuar como sigue:

1. Situar el cursor en la posición en la que se insertará el elemento de autotexto
2. Desplegar el menú  de Elementos Rápidos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Elegir de la lista de elementos rápidos o de autotexto que nos ofrece, el que se desea insertar
4. Pulsar sobre el elemento elegido, y se insertará en el lugar en que tengamos situado el cursor.

Además de los autotextos que nosotros mismos elaboramos para dar rapidez a nuestro trabajo, Word nos ofrece la posibilidad de insertar otros elementos rápidos, de formatos variados y ya elaborados, que podemos utilizar según sea mas adecuado para cada ocasión.
Para poder acceder a estos elementos rápidos, y además obtener una vista previa de los mismos, procederemos de la siguiente manera:

1. Pulsamos sobre la opción elementos rápidos , de la ficha "Insertar", y dentro de estos elegimos Organizador de bloques de creación.

En este caso se nos abrirá una ventana como la siguiente:

Este es todo el listado de los elementos rápidos de que dispone la aplicación. Al pulsar sobre cada uno de los casos, podré visualizar una vista previa del elemento antes de decidir insertarlo o no en nuestro documento.

Para eliminar un elemento de autotexto elegirlo como en el caso de querer insertarlo, y pulsar el botón Eliminar del cuadro de diálogo.

Para modificar un elemento de autotexto se debe volver a crear otro autotexto con el mismo nombre, se aconseja insertar el autotexto que queremos modificar, modificarlo y volver a crear un autotexto con el mismo texto de descripción. Word indicará que el autotexto ya existía y permitirá remplazarlo por el nuevo.