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Curso de Word 2007 Avanzado

Ordenar una tabla

Word permite ordenar las filas de una tabla, tomando como criterio de ordenación los valores almacenados en una de sus columnas. Para ello se procede de la siguiente forma:

  1. Seleccionar el bloque de filas a ordenar.
  2. Ir a la opción Ordenar dentro de grupo de opciones Datos, de la ficha Presentación. Al pulsar sobre esta opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

     

  3. En el apartado Ordenar por seleccionar de la lista desplegable la columna por la cual se quiere hacer la ordenación.
  4. Seleccionar el tipo de datos que contiene la columna por la cual se realiza la ordenación (Tipo: texto, números o fechas).
  5. Determinar si la ordenación será ascendente o descendente.
  6. Si el contenido de varias celdas de la columna de ordenación primera se repite se puede especificar para estas filas otro criterio de ordenación mediante las opciones de Luego por, incluso un tercero.
  7. Existe la posibilidad de no tener en cuenta la primera fila para ordenar una tabla, Sin encabezado o Con encabezado.
  8. El botón de Opciones despliega un cuadro de diálogo que permite, entre otras cosas, determinar si las palabras que comiencen con mayúsculas precederán a las que comiencen con minúsculas.

  1. Finalmente, seleccionar el botón Aceptar para concluir la operación.
No se pueden ordenar tablas que no tienen una estructura lineal de filas y columnas. Si se combinan celdas es posible que esa tabla ya no se pueda ordenar.

 

Ordenar tablas


Introducción de fórmulas

Word permite realizar operaciones con los datos introducidos en una tabla relacionándolos por medio de fórmulas simples. Los datos no se actualizan en tiempo real como ocurre en una tabla de Excel, pero para algún tipo de cálculo esta característica de Word puede resultar interesante.

Realicemos un ejemplo asistido. Se pretende calcular el IVA y el Total de la cantidad introducida en la celda Base.

  1. Situar el cursor en la celda IVA.
  2. Seleccionar la opción Fórmula de la ficha Presentación de Herramientas de tabla, dentro del grupo de opciones Datos. Lo que nos llevará al siguiente cuadro de diálogo:

     

  3. En el cuadro de texto de Formula indicar la operación del cálculo del IVA.
    La numeración de celdas es del tipo LETRA - NUMERO siendo la letra la columna y el número la fila. La primera celda es siempre la superior izquierda y su nomenclatura es A1.
    Se pueden emplear la operaciones matemáticas básicas, suma +, producto *, división /, y resta - escribiéndolas directamente en el cuadro de Formula. Para agrupar operaciones emplearemos paréntesis.
    Toda fórmula que se introduzca dentro de este cuadro de texto, siempre deberá ir precedido del signo "=".
  4. Si deseamos emplear otras operaciones más complejas, éstas se pueden tomar de la lista desplegable Pegar función:


     

  5. El formato del número resultado se controla estableciendo una máscara en el cuadro de texto Formato de número.

  1. Para terminar la inclusión de la fórmula pulsar el Botón Aceptar.

El resultado de realizar estos pasos es la introducción de una fórmula que calcula el 16% de IVA de la cantidad de la celda Base.

Si se desea ver la fórmula en vez del resultado proceder como sigue:

  1. Seleccionar la formula, el valor tomará un sombreado de fondo.
  2. Situando el puntero del ratón sobre la fórmula sombreada pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú contextual.
  3. Seleccionar la opción Activar o desactivar códigos de campo.

     

  4. La fórmula se verá como sigue:

Para volver a ver el resultado repetir los pasos 1 a 4.

Actualizar un resultado.

Si cambiamos el valor de la celda Base el resultado del IVA no varía automáticamente, habrá que actualizar la fórmula, para ello actuar como sigue:

  1. Seleccionar la fórmula, el valor tomará un sombreado de fondo.
  2. Situando el puntero del ratón sobre la fórmula sombreada pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará el menú contextual.
  3. Seleccionar la opción Actualizar campos.


     

  4. La fórmula se verá como sigue:

También se pueden actualizar los valores de unas formulas de tabla, seleccionándolas y pulsando la tecla de función F9 que en Word sirve para actualizar.
Recordemos que para actualizar en Windows se utiliza la tecla F5 pero en Word es F9.

Para terminar el ejercicio introduciremos la siguiente fórmula en la celda Total:

El resultado con la opción de ver códigos de campo queda como sigue:

 

Fórmulas en tablas


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