Al ejecutar Word se abre una ventana de documento y ya podemos introducir texto, el nombre del documento como indicamos en la lección 2 se lo da Word y es del tipo "DocumentoN", siendo N un número, (ejemplo: Documento2).

Todo lo que escribamos a partir de ahora se almacenará bajo este nombre en la memoria RAM de nuestro ordenador.

Para evitar este problema innato de la memoria RAM, tendremos que grabar los documentos en un soporte fijo, en un lugar seguro (Disco duro o Disquete básicamente), será en este momento cuando se cree un archivo, ubicado en algún directorio o carpeta de la unidad de disco duro o de disquete.

Por tanto la primera vez que guardemos un documento, Word nos preguntará dónde lo queremos almacenar y con qué nombre, creando un documento de Word.

Los nombres de los documentos de Word pueden tener hasta 256 caracteres, incluidos espacios, el programa terminará el nombre con tres letras "DOC" separadas del nombre por un punto. Esto es lo que se llama la extensión del nombre del fichero o archivo. Ejemplo de nombres de documentos de Word son "Lección 1.doc" "Carta a mi madre.doc" "ejercicio1.doc", es aconsejable no utilizar los acentos ni caracteres especiales en el nombre de un archivo. Si al archivar un documento, nosotros, al teclear el nombre, escribimos la extensión .doc, queda archivado en el disco con el nombre y esa extensión. Si no escribimos la extensión, Word se la endosa por la derecha al nombre de archivo tecleado por el usuario de forma automática.

El tipo de los archivos de Word, por lo tanto, es DOC, todos los archivos que tengamos con esta extensión muy probablemente serán documentos de Word.

En el momento de decidir crear un nuevo documento nos podemos encontrar en dos posibles situaciones de trabajo: En Windows, in tener ejecutado el programa Word, o bien estando con el programa Word ya en ejecución.

Para crear un nuevo documento actuaremos como sigue:

1. Abrir Word. Al abrir Word por primera vez el documento activo se llama "Documento1".
2. Empezar a escribir en el documento actual.
3. Guardar el documento en el disco C:.

En este punto del curso, deberíamos dar por sentado que ya tenemos claros ciertos conocimientos de Windows y que conocemos a la perfección los conceptos de “unidad de disco”, “carpeta”, “archivo o fichero”, “nombre de archivo”, “extensión”,…

Para guardar el documento en el disco basta con tomar la opción Archivo - Guardar del menú o bien pulsar en el botón de guardar de la barra de herramientas Estándar.

Muchos usuarios, llegado este punto, se preguntan ¿Guardar o Guardar como?. Ya se verá en otro momento la diferencia entre ambas opciones. Por ahora, elijamos Guardar.

En este caso Word pedirá el nombre del documento, ya que "Documento1" es el propuesto por el programa inicialmente, así como la ubicación que queremos dar al  mismo. Todo esto lo decidiremos en un panel como el que sigue.

El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo, no es preciso, como ya se ha comentado, ponerle la extensión ".DOC", Word se la añade automáticamente.

En el panel que se nos abre, cuyo título es Guardar como, en la parte superior, donde aparece el letrero: Guardar en: Como respuesta a este panel, suele aparecer de forma predeterminada por Word la Carpeta Mis Documentos del disco duro como destinataria de todos los documentos. De no desear almacenar los archivos en dicha carpeta, elegiremos la unidad de disco en la que vamos a archivar nuestro documento: Elegimos, por ejemplo, C: (el disco duro).
Una vez seleccionado el disco duro (C:), deberemos elegir dentro de él la carpeta (también llamadas directorios) en la cual deseamos almacenar nuestro escrito. En el panel central grande, aparecen los nombres de las carpetas ya existentes en nuestro disco duro, así como los otros posibles documentos que ya pudieran existir en el disco duro y que no estén dentro de ninguna carpeta. De querer señalar alguna de esas carpetas como lugar de destino de nuestro documento bastaría con hacer doble clic en ella (en el propio dibujo de la carpeta amarilla) para activarla (con lo que se mostraría dicha carpeta en el panel superior de Guardar en:). Si no se ve la carpeta en el panelillo superior de guardar en… es que no ha sido seleccionada con la suficiente “contundencia”: Insistir con dobles clic hasta ver la carpeta de ubicación en el panel de Guardar en.

Pudiera darse el caso, de que en el momento de guardar un trabajo en disco, se desee crear (en ese instante) una carpeta para su ubicación. ¿Como hacerlo?

Para crear una carpeta y una vez ubicados en C:, lo que se debe hacer el pulsar el botón que aparece en la parte superior que tiene forma de una carpeta amarilla como con una chispa en su esquina superior derecha (si sobrevolamos dicho botón deberá aparecer el cartel de Crear nueva carpeta). Inmediatamente aparece el panel siguiente donde escribir el nombre de la carpeta a crear:

Una vez indicado el nombre para la carpeta, Access nos ubica directamente en dicha carpeta. Es ahora cuando se introduciría el nombre para el archivo en el panel inferior de nombre de archivo y tras pulsar el botón Guardar, observaremos que en la barra de título el nombre del documento ya no es Documento1 sino el indicado en el cuadro de Nombre de archivo.

En el caso del ejemplo de la imagen se creará un archivo en el directorio "Curso de Word" que se llamará "ejercicio 1.doc". El título de la ventana de Word una vez guardado será "Ejercicio 1 -Microsoft Word".

Para crear un documento nuevo desde "dentro" de Word, lo podremos, a su vez, realizar de dos formas diferentes:

Nuevo. Desde la barra de herramientas .

Archivo/Nuevo. desde el menú de Archivo.

Si nos encontramos en un documento de Word y queremos empezar un nuevo documento optaremos por alguna de estas dos opciones.

El proceso es muy similar al anterior, al tomar la opción Nuevo, Word presenta un nuevo documento con el nombre de "DocumentoN" (tomando N el último valor que tenía +1), escribiremos texto y cuando lo queramos almacenar elegiremos la opción Guardar.

La diferencia entre utilizar la opción Archivo/Nuevo y el botón de la barra Estándar es que en el primer caso se abre la ventana del Panel de tareas-grupo Nuevo documento y podemos empezar un documento basándonos en cualquier plantilla o si lo que queremos es la forma estándar (hoja o folio en blanco) tomaremos la opción Documento en blanco, mientras que en el segundo la plantilla utilizada siempre es la de defecto "Normal.dot" (hoja en blanco). Este tema lo trataremos en el apartado Formularios y Plantillas de este curso.

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