Curso de Word XP

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Crear una dúplica de un documento.

La opción Guardar como del menú de Archivo permite crear un nuevo documento igual al que tenemos en pantalla. Para ello desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como, indicaremos la ubicación (la misma u otra) y el nombre del archivo (que generalmente será otro distinto), y cuando pulsemos el botón Guardar tendremos en pantalla el nuevo documento y el documento que sirvió de base se habrá almacenado en disco.

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Cerrar un documento

Con la opción Cerrar Archivo/Cerrar almacenamos un documento de Word en disco y dejamos de trabajar con él. Al cerrar un documento Word pregunta si se desea o no salvar cambios.

En el caso de indicar Sí se guardan los cambios de la sesión actual y se cierra el documento.

Si se indica No no se almacenan los cambios efectuados en la última sesión y se cierra el documento.

Si se pulsa Cancelar se anula la orden

En el caso de que el documento aún no tenga un nombre definido por el usuario Word presentará un cuadro de diálogo para confirmar cambios y si se pulsa Sí desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como

En el caso de cerrar un documento que acaba de ser guardado Word no pedirá ningún tipo de confirmación y cerrará el documento.

Nota: Si se desea poner contraseña a un documento para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de documentos, tablas de comisiones, informes, dossieres, etc...), cuando nos encontramos en el panel de Guardar hay que desplegar el menú Herramientas dentro de ese mismo panel (arriba a la derecha desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones de Seguridad y escribir la contraseña en el cuadro contraseña de apertura. Cada vez que abramos este libro se nos solicitará dicha contraseña, y quien no se la sepa, no lo podrá abrir. Si podrá copiar el archivo, borrarlo, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido.

Información: Cuando tenemos una ventana o panel de cualquier programa en pantalla, como por ejemplo Word, en la esquina superior derecha, junto al botón de cerrar, suele aparecer un botón con una interrogación (Ayuda)

. Haciendo clic en ese botón, se coloca una interrogación junto al puntero del ratón. Si a continuación hacemos clic con ese puntero sobre cualquier casilla, cuadro de texto o elemento del panel o ventana actual, se nos despliega un recuadro de ayuda aportando una explicación sobre "ese" elemento del panel. Así para cualquier elemento del panel volviendo a "coger" la interrogación de arriba a la derecha.

... en la Versión 2003

Podemos poner seguridad a un documento en la ficha Seguridad del menú Herramientas/Opciones. Aunque las opciones más utilizadas son las arriba explicadas, la versión 2003 ha ampliado las opciones de seguridad; una de las más interesantes es la posibilidad de evitar la distribución de datos ocultos, como por ejemplo, ciertos datos sobre el propietario del documento para ello activaremos la casilla "Al guardar, quitar la información personal de las propiedades del archivo ".

Además, en esta nueva versión, podemos proteger partes del documento, por ejemplo, podemos proteger el formato, el contenido o ambos.

La Restricción de formatos, evita que los usuarios puedan aplicar estilos que no hayamos establecido previamente o formatos directamente al texto, como listas numeradas o con viñetas, o características de fuentes. Para realizar este proceso:
1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Proteger documento.
2. En el panel de tareas Proteger documento, activamos la casilla de verificación Limitar el formato a una selección de estilos.
3. Hacemos clic en Configuración.
4. En la lista de estilos de formato en el cuadro Restricciones de formato, activamos las casillas de verificación de los estilos que deseamos permitir y desactivamos las casillas de verificación de los estilos que no desee permitir en el documento.
5. Hacemos clic en Sí, comenzar a respetar la protección.
6. Escribimos una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y la confirmamos.
La Restricción de contenidos, permite proteger un documento como sólo lectura o sólo para comentarios, permitiendo designar algunas zonas del documento como no restringidas. También permite conceder permisos para que individuos determinados puedan modificar las zonas no restringidas del documento. Para realizar este proceso:
1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Proteger documento.
2. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, activamos la casilla de verificación Admitir sólo este tipo de edición en el documento y, a continuación, hacemos clic en una de las opciones siguientes:
  - Sin cambios (sólo lectura) Evita que los usuarios puedan modificar el documento.
  - Comentarios Permite que los usuarios puedan insertar comentarios (menú Insertar, comando Comentarios) en el documento. Los usuarios no pueden cambiar el contenido del documento.
3. Seleccionamos las zonas del documento que deseamos que dejen de estar restringidas.
4. Elegimos los usuarios a los que vamos a poner restricción, o bien activamos la casilla de verificación todos.
5. En Comenzar a respetar, hacemos clic en Sí, comenzar a respetar la protección.
6. Para asignar una contraseña al documento de manera que los usuarios que conozcan la contraseña puedan quitar la protección, escribimos una contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y después la confirmamos.

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