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Conceptos de archivo, carpeta y unidad.

A la hora de aprender informática nos vemos desbordados por la cantidad de información que nos llega y si no tenemos unos cimientos sólidos no somos capaces de digerir correctamente el resto. Es por esto po lo que trataremos a continuación de esclarecer tres conceptos básicos muy importantes estableciendo para ello una comparación.

Nuestro símil se basa en una oficina normal (el ordenador). Dentro de la oficina nos encontramos una mesa (el escritorio de Windows), un armario archivador grande (la unidad de disco duro) y otro más pequeño (la unidad de disquete).

OFICINA = ORDENADOR
Armario grande	Armario pequeño	Mesa de trabajo
Unidad de disco duro C:	Unidad de disquete A:	Escritorio de Windows

Pues bien todos los documentos (informes, cartas, facturas, albaranes, declaraciones, libros etc) que se manipulan en nuestra oficina los almacenamos en los dos armarios disponibles. Cada uno de esos documentos a los que hacemos referencia son los archivos. Pero los documentos no se guardan de cualquier manera dentro del armario, sino que se clasifican y organizan primero en diferentes cajones y después en su carpeta colgante correspondiente. Del mismo modo en nuestro ordenador no se almacenan los archivos en la unidad de disco duro o en el disquete de cualquier manera, sino que se organizan en carpetas.

Dicho esto, podemos establecer las siguientes aseveraciones:

• Un archivo es por lo tanto un conjunto de información relacionada entre sí y organizada para cumplir un determinado propósito.
• Toda la información que se almacena en un ordenador son archivos.
• Los archivos se organizan guardándose dentro de carpetas.
• Tanto las carpetas como los archivos se almacenan en las unidades (disco duro y disquetes).
• Las carpetas pueden contener archivos u otras carpetas, las cuales a su vez pueden contener más archivos.

Características y tipos de archivos

Un archivo como ya hemos visto es información relacionada con un tema, pero además de su contenido tiene las siguientes características:

Nombre y extensión

• El nombre identifica a cada archivo. "CALC"
• La extensión son los caracteres que van al final del nombre separados de éste por un punto. Permite conocer que tipo de información almacena un archivo y suele ser de tres caracteres. "EXE"
• En una misma carpeta no puede haber dos archivos con el mismo nombre y extensión.
• El nombre y extensión de un archivo puede tener hasta 255 caracteres incluyendo espacios.
• Además a la izquierda o encima del nombre aparece un icono gráfico representando al archivo.

Fecha y hora de modificación.

El ordenador pone automáticamente la fecha y hora de la última vez que se ha modificado el contenido del archivo.(En el ejemplo 24-8-96 a las 11:11)

Contenido del archivo.

Es la información propiamente dicha. En el ejemplo se almacena un programa que permite calcular.

Tipos de archivos

Según la naturaleza de la información que contienen los archivos se clasifican en:

• Ejecutables. Son los archivos de programa. (suelen tener extensión EXE)
• Documentos. Contienen los datos que hemos creado con un programa. Hay tantos tipos como programas diferentes. Cada programa suele poner una extensión que los identifica y diferencia de los demás.
• Auxiliares. Son archivos utilizados por los programas y para el usuario no tienen ninguna utilidad. Estos archivos complementan a los archivos ejecutables y hacen que un programa funcione correctamente. Las extensiones que los identifican son muy variadas.

Ejecutables	Documentos	Auxiliares

Características de las carpetas y unidades

Carpetas

• Las carpetas tienen un nombre que puede tener hasta 255 caracteres incluyendo espacios
• Todas son representadas con el icono amarillo de arriba.
• Junto al nombre se almacena la fecha y la hora de creación de la carpeta.
• Las carpetas se crean dentro de una unidad, o bien dentro de otra carpeta. (Carpetas anidadas)
• No puede haber dos carpetas con el mismo nombre en un mismo sitio.

Unidades

• Las unidades son los dispositivos físicos donde queda almacenada la información.
• Cada unidad queda identificada por un nombre que consiste en una letra seguida de dos puntos.
• La unidad de disco duro es un dispositivo de almacenamiento interno cuyo nombre genérico es C: y su capacidad y velocidad de acceso es muy superior a los disquetes.
• La unidad de disquete es un dispositivo de almacenamiento externo cuyo nombre genérico es A:
• La unidad de CD-ROM. es una unidad en la que se almacenan gran cantidad de datos (equivalente a mas de 400 disquetes), pero en la que solo podemos ver la información que contiene, no modificarla ni borrarla.

Procedimientos relacionados con archivos.

En este apartado veremos los procedimientos cotidianos a emplear en cualquier programa que encontramos en el menú de "Archivo": NUEVO, ABRIR, GUARDAR y GUARDAR COMO.

Para desarrollar el tema utilizamos el programa "Bloc de notas" situado en el menú de "Accesorios". Este programa es un editor de texto muy sencillo.

Guardar.

El concepto de guardar un documento se realiza como en la oficina de nuestro ejemplo: hemos escrito una carta en nuestra mesa y después la almacenamos en nuestro armario archivador dentro de la carpeta donde se guardan las cartas.

En el ejemplo de nuestro ordenador este proceso es similar:

1. Ejecutamos el bloc de notas colocándose en el escritorio
2. Escribimos un pequeño texto (Ej nombre y apellidos)
3. Acabado el texto hay que almacenarlo, porque sino al apagar el ordenador la información se perderá (en la oficina no ocurre esto ya que podemos dejar la mesa con documentos, en el ordenador no).
4. Picamos la opción "Guardar" del menú y aparece este cuadro de diálogo. (El cuadro es el de GUARDAR COMO ya que el archivo no había sido guardado anteriormente).

   

5. Picamos en la lista desplegable "Guardar en" y seleccionamos la unidad A: donde guardaremos el documento.

   

6. Después escribimos el nombre que vamos a dar al archivo EJEMPLO

   

7. Llegados a este punto solo hay que picar sobre el botón de Guardar.

Ya está almacenado en el disquete el archivo EJEMPLO.TXT, cuya extensión TXT ha sido añadida automáticamente por el bloc de notas. La próxima vez que picamos sobre la opción GUARDAR no aparece el cuadro de diálogo sino que directamente se actualiza el contenido en el archivo y se almacena.

Resumiendo todo el proceso queda organizado así:

• Comenzamos a escribir un documento
• La primera vez que picamos GUARDAR aparece el cuadro en el que indicamos donde y que nombre va a tener el documento.
• Continuamos escribiendo el documento y de vez en cuando picamos guardar (actualizando en el disco los últimos cambios realizados).

Abrir.

La opción abrir permite recuperar un archivo almacenado anteriormente. En nuestro símil equivale a coger del armario un documento y dejarlo sobre la mesa.

1. Aparece este cuadro de diálogo

   

2. Seleccionamos la unidad y carpeta donde está el archivo que queremos abrir en la lista "Buscar en"
3. Marcamos con el ratón el archivo de entre los que aparecen en la lista
4. Picamos sobre el botón "Abrir"

Nota: Si el archivo que queremos abrir (o guardar en su caso) se encuentra dentro de una carpeta el proceso lleva un proceso intermedio, en el cual para activar la carpeta hay que hacer doble click sobre ella en el cuadro de diálogo.

Guardar Como.

La opción guardar como implica siempre la aparición inmediata del cuadro de diálogo pudiendo indicar un nuevo nombre para el archivo y/o una nueva ubicación donde guardarlo.

Un ejemplo típico del empleo de GUARDAR COMO:

1. Disponemos de un documento almacenado con el nombre FELICITACION.TXT dirigido a una persona.
2. Queremos felicitar a otra persona para lo cual abrimos el citado documento.
3. Modificamos parte del documento como el nombre del destinatario, la fecha etc...
4. Por último queremos almacenar el documento, pero si utilizamos la opción GUARDAR machacamos la primera felicitación, por lo que utilizaremos la opción GUARDAR COMO
5. En el cuadro de diálogo sustituyo el nombre FELICITACION por OTRA FELICITACION
6. De esta manera conservo el documento original FELICITACION.TXT y almaceno el nuevo en el archivo OTRA FELICITACION.TXT

Nuevo.

La opción nuevo en el Bloc de Notas, implica que el documento actual se cierra, y se comienza un nuevo documento vacío.

Este hecho, ocurre también con la opción abrir, de manera que si abrimos un documento, el anterior ha de cerrarse.

En nuestro símil la situación equivale a que en la mesa no cabe más que un documento, y por lo tanto si deseamos comenzar uno nuevo o recuperar uno del armario, primero "cerraremos" (almacenando ó desechando) el documento que se encuentra en nuestra mesa.

Este cuadro de diálogo aparece en el bloc de notas cuando pulsamos nuevo sin haber guardado previamente los cambios.

Este proceso que acabamos de explicar es de gran importancia, ya que no todos los programas funcionan así. De este modo, programas como Word y Excel permiten abrir a la vez más de un archivo. A estos programas se les llama programas multidocumento y presentan dentro de su ventana, otras ventanas internas en las que se muestra cada documento. En estos programas la opción nuevo o Abrir no implica que el documento actual haya de cerrarse, sino que permanece como está y aparece una nueva ventana donde se muestra el nuevo documento. En el símil equivale a que en nuestra mesa si cabe más de un documento, pudiendo entonces tener unos cuantos sobre ella.

Ejercicio 1

1. Abrir el Bloc de notas (Inicio/ Programas/ Accesorios/Bloc de notas).
2. Escribir vuestro nombre y apellidos.
3. Guardar el archivo con el nombre Datos personales en la unidad Disco de 3 1/2(A:).
   
   
   
4. Cerrar el Bloc de notas.

Ejercicio 2

1. Abrir el Bloc de notas.
2. Abrir el documento Datos personales.
3. Añadir vuestra dirección.
4. Guardar los cambios realizados y cerrar el programa.

Ejercicio 3

Realizar las siguientes operaciones:

1. Abrir el Bloc de notas.
2. Escribir el nombre de los cinco primeros días de la semana.
   
   
   
3. Guardar el archivo con el nombre Dias de la semana en la unidad Disco de 3 1/2(A:).
   
   
   
4. Cerrar el Bloc de notas.

Ejercicio 4

1. Abrir el Bloc de notas.
2. Abrir el documento Dias de la semana.
3. Añadir a la lista los días Sábado y Domingo.
   
   
   
4. Guardar los cambios realizados.
5. Abrir un documento nuevo (Archivo/Nuevo).
6. Escribir el nombre de los seis primeros meses del año.
   
   
   
7. Guardar el documento con el nombre Primer semestre en la unidad Disco de 3 1/2(A:). 
8. Crear una copia del documento y llamarle Meses del año (Archivo/Guardar como).
   
   
   
9. Añadir al documento los seis últimos meses del año.
10. Guardar los cambios realizados.

Ejercicio 5

Realizar las siguientes operaciones:

1. Abrir el Bloc de notas.
2. Seleccionar la opción Archivo/Abrir.
3. Desplegar la lista Buscar en y observar las distintas unidades del ordenador.
   
   
   
4. Una vez introducido el disquete en el cual se guardaron los archivos de los ejercicios anteriores, seleccionar la unidad Disco 3 1/2(A:). 
5. Observar las características de los archivos guardados en el disquete: nombre, tamaño, tipo de archivo y fecha de modificado. Si estos datos no se muestran es que está activado el botón situado en la parte superior derecha de la ventana, si es así, para visualizar toda la información referente a cada archivo hacer clic sobre el botón situado a su derecha.
   
   
   
6. Abrir el archivo Datos personales y comprobar su contenido.
7. Hacer lo mismo con los archivos Dias de la semana, Primer semestre y Meses del año.
8. Cerrar el Bloc de notas.

Ejercicio 6

Realizar las siguientes operaciones:

1. Abrir el programa Bloc de notas.
2. Crear cinco líneas que contenga los cinco primeros números pares.
3. Guardar el documento en el disquete con el nombre Numeros pares y cerrar el bloc de notas.
4. Abrir el documento Numeros pares.txt.
5. Añadir al documento cinco líneas más que contengan los cinco siguientes números pares.
   
   
   
6. Guardar el documento.
7. Crear una copia del documento y llamarle Numeros.
8. En la copia añadir los diez primeros números impares y guardar el documento.
   
   
   
9. Abrir los dos archivos y comprobar el contenido de cada uno de ellos.
10. Observar el tamaño y fecha de modificado de los dos documentos.
11. Cerrar el bloc de notas