Reglas para el trabajo en equipo en remoto

¿A dónde queremos llegar?

"Se alcanza el éxito convirtiendo cada paso en una meta y cada meta en un paso". C.C. Cortéz.

Esta es una de las primeras preguntas que debemos responder. Fijar nuestra meta para la organización y el equipo de trabajo en remoto, ya que de esta forma todo el mundo sabrá cuál es la finalidad de su trabajo, asumiendo las aspiraciones de forma común. Para ello concretaremos todos los aspectos posibles. Haremos que sean realistas y armonizados por todos y, si es posible, que se puedan cuantificar y definir en el tiempo.

Objetivos

Cuanto más sepamos sobre los objetivos generales de la organización y más concretamente sobre los de nuestro equipo de trabajo en remoto, mucho mejor para todos y principalmente para el trabajo en sí. En este punto nos podemos encontrar una serie de problemas.

Objetivos limitados

Cada componente del equipo ha de centrarse en los objetivos que le son asignados e intentar realizarlos de la mejor manera posible. Sin embargo, existe el temor de que el equipo se obceque demasiado en ellos, perdiendo de vista la globalidad del trabajo y el objetivo real del proyecto.

Recompensas

En muchas organizaciones se entregan recompensas a los equipos de trabajo por sus funciones, y también a sus componentes individualmente. Esto puede dar lugar a que se fomente, en lugar de la cooperación, la competición radical entre equipos o grupos de trabajo, o incluso entre sus miembros. Una vez más, se corre el riesgo de olvidar los objetivos globales. Conocer muy bien a cada miembro del equipo, sus metas, sus motivaciones y su situación particular, ayudará a acertar.

Responsabilidad y autoridad

En ciertos casos los coordinadores o responsables de los equipos de trabajo tienen la obligación de cumplir unas metas, pero esto no significa que vaya acompañado por la autoridad necesaria para que se lleve a cabo. Si no se controla podemos encontrar que los participantes de un proyecto reciban órdenes dobles, desde diferentes puntos de la organización, y no sepan cuáles son las que tienen que cumplir.

El control

Siempre que se producen cambios importantes en el ámbito laboral, como puede ser pasar del trabajo presencial al trabajo en remoto, además de conocer los objetivos marcados, es conveniente establecer una serie de controles a corto y largo plazo para saber cómo va todo. Esto se realizará comparando las previsiones que se indicaron al principio con la situación real. Además, se deberían probar diferentes opciones, para determinar cuál es la mejor en ese caso para ese equipo de trabajo en remoto.

Los eventos que se vayan produciendo nos darán mucha información sobre la situación concreta, mientras que definir los puntos de control nos indicará temporalmente cuándo hay que recopilar datos para estar al día de todo. También hay que saber cuáles van a ser las actividades que nos van a otorgar más premisas a la hora de seguir con el plan establecido, o variar para mejorar algo. Si conocemos las actividades que hay que realizar, podemos relacionarlas entre sí, preparándonos temporal y materialmente para cumplirlas.

De esta forma, se llevará un seguimiento adecuado y concreto de las actuaciones del equipo y sus miembros. Recordando esto de vez en cuando, podemos motivar a los participantes ofreciendo retos a corto plazo, así como la asunción de nuevas responsabilidades.

Las personas como parte de un equipo

Si formas parte de un equipo es porque no se puede hacer todo solo. Saber coordinar a las personas en remoto que conforman un proyecto no es fácil, ya que intentaremos conjugar necesidades, retos y objetivos personales, con las metas generales del trabajo que realizamos.

Un aspecto muy importante y que ya resaltamos en temas anteriores es el conocimiento de uno mismo. Esto se puede realizar respondiendo a preguntas relacionadas con experiencias propias de cada miembro del equipo en remoto, como: de los éxitos alcanzados hasta ahora, ¿cuáles son los factores que influyeron? ¿existieron fallos que se puedan corregir? ¿Cuáles? ¿Qué mejoraríamos o modificaríamos?...

Otro punto importante para conocernos es el relacionado con las expectativas que hemos puesto en otras personas, y que luego pueden cumplirse o no. Corremos el peligro de predestinar a alguien y no ofrecerle un margen para mejora, o simplemente al contrario, pensar que todo lo hace bien, cuando realmente no es así. Lo más convenientes es intentar conocernos a nosotros mismos, antes de juzgar y predestinar a los demás.

Una pregunta muy interesante y que seguro que pocas veces nos hemos hecho es "¿he cometido alguna vez una tontería?" La respuesta, casi evidente, es SÍ; pero seguro que no hemos realizado un análisis serio de las causas que la motivaron. Para entender el comportamiento de las personas, lo mejor es ponerse en su lugar. Esto nos dará una perspectiva mucho más amplia de la realidad, ofreciéndonos una visión mucho más objetiva. Preguntarnos esto vinculado a los cambios que ha traído el trabajo en remoto, nos dará una visión de cómo empezamos a desarrollar la actividad, y los cambios que hemos ido implementando, facilitando la idea de que se seguirán generando cambios de forma continuada.

Cualquier persona que veamos a nuestro alrededor, tiene unos motivos por los cuales actúa. Es muy interesante conocer cuáles son esas variables de forma individual, para intentar cubrirlas y conseguir de esta forma que las personas del equipo se sientan más satisfechos a la hora de trabajar, sabiendo que su motivación se va a cumplir. No hay dos personas con los mismos objetivos, deseos, sueños, necesidades o características comunes, cada uno es independiente por lo que cuanto más sepamos, mucho mejor.

La responsabilidad y la moral en el equipo

"El verdadero buscador crece y aprende, y descubre que siempre es el principal responsable de lo que sucede". Jorge Bucay.

Exponiendo una serie de objetivos e indicando las actuaciones a desarrollar, no se consigue que un proyecto salga adelante. Es preciso algo más: conseguir el compromiso de las personas que participan en el equipo en remoto. Hacerlos partícipes de algo único, y que se sientan unos privilegiados. Si una organización crea y fomenta unos principios interesantes por los que regirse, puede conseguir que las personas que comparten esos valores se sientan más motivadas y aumenten el nivel de fidelización y responsabilidad con respecto a la organización, el equipo y el proyecto en sí. La participación de cada persona ofrece la oportunidad de enriquecerse a la organización y a la persona, haciendo sentir que sin su aportación todo sería más difícil.

Un aumento en la recompensa económica, o un elogio en un momento dado, colaboran en la reafirmación de todos los factores que estamos indicando.

Existen varias fórmulas para reforzar la moral y la responsabilidad del equipo en remoto, como pueden ser:

El fomento de desafíos

Como personas que trabajan en remoto, hemos de saber, qué es lo que hacemos, por qué lo hacemos y para quién. Si respondemos a estas preguntas tendremos una noción clara de la finalidad de nuestro trabajo.

Visiones comunes

Si un equipo de trabajo tiene la visión de crear algo de forma común, genera, desde el principio, muchas opciones de conseguirlo. Los objetivos compartidos fomentan la responsabilidad, un rendimiento mayor así como la lealtad, además de otros factores sumamente interesantes.

Delegar

Lo primero que viene a nuestras cabezas al oír esta palabra es confianza. Esto supone que si alguien delega en nosotros una responsabilidad, confía plenamente en que la podamos cumplir, y eso provocará un sentimiento de satisfacción comedida, ya que la apuesta por nosotros puede ser importante. Muestra una apuesta por la libertad y la autonomía, que debe ser correspondida. El aumento progresivo en la delegación en los equipos de trabajo en remoto es habitual, al principio cuesta ya que tenemos muchos frentes abiertos, pero poco a poco es necesario para seguir avanzando, mejorar la calidad de vida, optimizar el tiempo y la productividad, y en general mejorar procesos.

Animar

Sabemos el valor que tiene una palabra de ánimo en momentos complicados, o la felicitación por el trabajo bien hecho. Por lo tanto, es preciso recalcar su importancia y su potencial a la hora de realizar una labor correctamente. A las personas trabajadoras que merecen la pena les gusta hacer las cosas correctamente, pero también sentirse valorados por ello mediante comunicaciones de reconocimiento en público y en privado.

Información

La comunicación en un equipo de trabajo en remoto es vital, entre sus muchas dificultades encontramos los obstáculos personales relativos a las emociones, los sentimientos, las experiencias, la timidez, las ideas prefijadas, las tendencias defensivas, situación personal, situación ese día a esa hora, etc. También hay una serie de barreras organizacionales, como el vocabulario utilizado en el trabajo, las jerarquías, las ambigüedades, etc. Pero todo tiene solución, por lo que vamos a exponer una serie de puntos para conseguir transmitir información, en equipos de trabajo en remoto, con más eficacia.

Hablar de algo por lo que la otra persona siente interés

Esto indica una preocupación por el otro, por sus necesidades e ideas, lo que facilitará la comunicación fluida y adecuada.

Conseguir que el receptor conozca la importancia de la información.

Y esto se lleva a cabo más fácilmente ofreciendo información interesante y necesaria para el interlocutor.

Mantener siempre el contacto con ciertas personas

En proyectos largos se pasa por diferentes fases, incluso por algunas donde la comunicación es deficiente y negativa. Es muy conveniente conocer a cada miembro del equipo y saber cuándo es el momento de comentar algo y cómo hay que decírselo. Esto permitirá mantener una relación fluida y preparada para recibir contratiempos. Si una persona del equipo tiene niños y llegan a casa a una hora, podemos imaginar que en ese momento es mejor no proponer una reunión o comentar algo problemático.

Comunicación firme y fácil de entender

Alguien que utiliza la comunicación agresiva, vejatoria y destructiva, demuestra que no merece mucho la pena. Tiene más que ver con tiempos pasados que con situaciones actuales. La firmeza no implica esto, aunque muchas veces se confundan los términos. Además, pensemos que ahora, en un espacio virtual, gran parte de lo que se comunica se queda grabado, en forma de texto, audio o si se graban las videoconferencias. En un momento dado, se puede pasar de la idea de que una persona es agresiva, vejatoria y destructiva, a la validación de dicha idea en base a todo lo que queda registrado.

Escucha activa en los equipos de trabajo en remoto

"Saber escuchar es el mejor remedio contra la soledad, la locuacidad y la laringitis". William George Ward.

Sabemos que la escucha es uno de los factores más importantes en un equipo de trabajo, por lo que vamos a ver a continuación una serie de reglas que conviene respetar:

Predisposición

Desde el principio hay que demostrar interés por lo que nos quieren decir, a todos nos gusta que nos escuchen.

Silencio

No hablar mucho y hacer las preguntas y los comentarios adecuados, nos ayudará a recopilar mucha información interesante. Apuntar en un documento on line o libreta física posibles cuestiones a resolver.

Mente abierta

Al escuchar es necesario mantener una mente libre y abierta, lejos de prejuicios y perturbaciones negativas. Es complicado, pero merece la pena intentar ver la parte positiva del individuo que tenemos delante. El trabajo en remoto, en ocasiones, se vincula a un aumento del aislamiento, de forma que podemos llegar a encerrarnos más, reforzar ideas prefijadas y evitar visiones diferentes a las nuestras.

Hasta el final

Interrumpir es signo de descortesía y desinterés, por lo que conviene evitarlo. Hay que dejar que la exposición se desarrolle hasta el final y luego intervenir. Es una regla básica para los equipos de trabajo en remoto, puesto que, además, en ocasiones puede haber problemas de conexión, audio, video, lo que puede dificultar las reuniones.

Atención

Escuchar por escuchar es perder el tiempo, y hacérselo perder al interlocutor, por lo que si escuchamos hemos de estar atentos. Nunca se sabe qué sorpresas podemos encontrar. Tenemos videoconferencias con algún compañero o reuniones virtuales de equipo es hoy en día habitual. Como sabemos, la multifuncionalidad anima a que mientras estamos en una videoconferencia, hagamos otra cosa, que puede que tenga que ver, o no, con la reunión. Es necesario evitar eso, que se estipulen reglas concretas en las reuniones, como tiempo máximo para hablar, tiempo cerrado para la reunión y así no alargarlas hasta el infinito, etc.

La forma

No es lo mismo decir "Conéctate inmediatamente a una videoconferencia" que "Por favor, dime si puedes conectarte a lo largo de la mañana a una videoconferencia, muchas gracias". El objetivo es el mismo por lo que no hacer falta ser despectivo o impositor.

Pausas

Que alguien pare no significa que haya acabado. Quizás únicamente necesite tiempo para continuar con su exposición. La paciencia nos ayudará a tener una visión general más adecuada y no hablar antes de tiempo. El conocimiento de cómo son y comunican cada uno de los compañeros, nos ayudará.

Retroalimentación

Repetir algunas frases que acabamos de escuchar o solventar dudas indican una predisposición hacia la retroalimentación con respecto a lo que acabamos de oír. Dados los posibles problemas de las videoconferencias, estas aclaraciones suelen aumentar en los equipos en remoto.

La escucha activa

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Trabajo remoto. Principios y herramientas (ADGG13).