Para crear una base de datos al iniciar una sesión de Access, los pasos a seguir son:
Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo, se abre el Panel de tareas y hacemos clic en Base de datos en blanco. Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).
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Crear una nueva base de datos |
Para abrir una base de datos al iniciar una sesión de Access, en el panel de
tareas aparece en la parte de arriba el grupo Abrir un archivo, en el aparecen
los nombres de las últimas bases abiertas, si queremos abrir una de estas basta
hacer clic en su nombre y en caso de querer abrir otra que no aparece en dicho
panel hacemos clic en Más
archivos...
Si hacemos clic en Más archivos aparecerá el cuadro de diálogo Abrir, localizar la carpeta en la cual se encuentra el archivo, a través de la lista desplegable Buscar en, seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Abrir.
Si se quiere abrir una base de datos mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Abrir del menú Archivo. Recordar que no es posible tener abiertos dos archivos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo que al abrir otra base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos como ya hemos comentado anteriormente.
| Información: Siempre que una base de datos .mdb se encuentre abierta, en la misma carpeta de la base de datos, se crea como archivo temporal de trabajo otro archivo con el mismo nombre que la base de datos pero con extensión .ldb. Este archivo es eliminado de forma automática al ser cerrada la base de datos. Existe mientras una base de datos está en uso. |
La ventana del programa que se presenta al abrir una base de datos es la que muestra la figura siguiente:
En ella se observa la presencia de dos ventanas, la ventana de la aplicación, donde se ejecuta el programa, y la ventana de la base de datos, que contiene todos los objetos de la misma (tablas, consultas, formularios, etc.).
Iremos viendo a lo largo de los próximos capítulos que además de la ventana de la base de datos es posible abrir otras ventanas que corresponderán a las vistas de los distintos objetos que contiene la base de datos con la que se está trabajando.
La ventana del programa presenta todos los elementos típicos de cualquier ventana de Windows XP:
Como se observa en la figura anterior, la ventana de la base de datos presenta los siguientes elementos:
En posteriores capítulos se van a desarrollar con detalle todos los aspectos relacionados con cada uno de los objetos que puede contener una base de datos y que aparecen en el panel principal de Access. Cada uno de ellos tiene aspectos distintos, si bien también poseen algunos elementos comunes que son los que se pasan a detallar a continuación:
Cuando se "Abre" un objeto, se visualiza el mismo en su modo de visualización habitual (según se apreciará en posteriores capítulos).
Vista Diseño: para visualizar y
modificar el diseño del objeto seleccionado.
Vista hoja de datos: visualización
normal de tablas o consultas
Vista formulario: visualización normal
de los formularios.
Vista preliminar: visualización normal
de los informes.
Cuando se trabaja con varios objetos a la vez, cada uno de ellos se presentará en una ventana de documento y se podrán gestionar del mismo modo que cualquier ventana de Windows (mover, minimizar, cambiar el tamaño, etc.). El menú Ventana contiene en todo momento la lista de las ventanas de los objetos abiertos.
Para poder acceder a la ventana de la base de datos, se selecciona su nombre en la
lista del menú Ventana o se hace clic sobre el botón
Ventana base de datos de la
barra de herramientas.
Para cerrar una base de datos basta con cerrar la Ventana de la base de datos, haciendo
clic sobre el botón Cerrar
, situado en su barra de títulos o seleccionando a la opción Cerrar
del menú Archivo.
Todas las operaciones que se van realizando en la base de datos se van almacenando en el archivo en el cual se ubicó la misma (la base de datos) al ser creada (recordar lo visto en el apartado Crear una base de datos). Por tanto, al cerrar una base de datos se almacenan todos los objetos contenidos en la misma (tablas, consultas, formularios, etc.) en dicho archivo, sin necesidad de acceder a la opción Guardar.
Para salir de Access basta con cerrar la Ventana del programa, haciendo clic sobre el botón Cerrar de la barra de títulos o accediendo a la opción Salir del menú Archivo.
Si en ese momento hay una base de datos abierta, los objetos contenidos en la misma serán almacenados en el archivo correspondiente como se ha explicado en el apartado anterior.
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La pantalla de Access |