Cuando nos encontramos en vista Hoja de Datos (visualizando el contenido y los datos de la tabla), en la parte inferior izquierda de la ventana de la tabla están situados los botones de desplazamiento que muestra la figura siguiente:
El cuadro de texto central, indica el número de registro en el que se encuentra situado el cursor, apareciendo a la derecha de los botones el número total de registros que están introducidos.
Los botones de la barra, de izquierda a derecha, permiten desplazarse al primer registro, al registro anterior, al registro siguiente y al último registro respectivamente. Las mismas opciones se pueden tomar del submenú desplegado al seleccionar la opción Ir a del menú Edición.
Para acceder directamente a un número concreto de registro hay que escribirlo en el cuadro de texto central y pulsar Intro (tecla Enter). Para escribir el número de registro, pulsar la tecla F5, o bien hacer doble clic sobre el número del cuadro de texto, y a continuación teclear el número del registro.
Para realizar desplazamientos, sobre todo entre campos, también se utiliza frecuentemente el teclado, siendo las teclas más utilizadas las siguientes:
A éste proceso, se le conoce como proceso de Altas. Para añadir nuevos registros a una hoja de datos (ya se ha comentado) los pasos a seguir son:
. El cursor se sitúa en el primer campo de un registro en blanco situado bajo
el último registro.De existir un primer campo en la estructura de la tabla de tipo Autonumérico (por ejemplo un código), al posicionarnos en él con intención de insertar un nuevo registro, en ese campo, inicialmente aparece el valor (Autonumérico) pero cuando saltamos al siguiente campo por su derecha y comenzamos a introducir los primeros caracteres de contenido, ese "letrero" se reemplaza por el valor numérico siguiente al último asignado como autonumérico por Access para este campo en registro anterior.
Es posible introducir nuevos registros sin necesidad de visualizar los ya existentes, los pasos a seguir son:
Es posible modificar los datos que contienen los registros introducidos, sin mas que situar el cursor en el campo que se quiere modificar y establecer los cambios necesarios en el dato que contiene, pudiendo también eliminar el dato y dejar el campo en blanco o a cero.
Se puede acceder al campo que se va a modificar haciendo clic sobre él o a través del teclado, como ya se ha indicado anteriormente. En este último caso, al situar el cursor en un campo, el dato contenido en él queda resaltado, siendo reemplazando automáticamente si se introduce otro valor, por lo cual, si no se quiere sustituir el dato sino modificarlo, se deberá pulsar la tecla F2 o picar con el ratón en el campo.
De este modo tan sencillo se pueden cambiar datos que han sido mal introducidos, modificar datos que han variado o bien introducir datos que no se habían introducido anteriormente.
Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios. Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que tener presente que el proceso es irreversible, por lo cual hay que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario.
Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursor en uno de sus
campos, y seleccionar la opción Eliminar registro del menú Editar,
o bien hacer clic sobre el botón
Eliminar
registro de la barra de herramientas.
Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos estén contiguos.
Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre su selector
(cuadro
gris situado a la izquierda del primer campo de cada registro) y, sin soltar el botón del
ratón, arrastrarlo hacia abajo hasta el último registro que se quiere eliminar. Los pasos siguientes
son los mismos que para un registro, pudiendo también, en este caso, ser eliminados
pulsando la tecla Supr.
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Introducir, modificar y eliminar registros |
Dada la importancia de los datos que se tienen en las tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras (las que contienen la información principal a lo largo de todo un proceso de gestión) es interesante adquirir el hábito de realizar asiduamente copias de seguridad de las tablas con una periodicidad prefijada de antemano en el puesto de trabajo. Por ejemplo, todos los miércoles y viernes, se realizará una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel de seguridad mayor). Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera, siempre podríamos retomar el proceso a partir de la tabla de seguridad renombrándola de nuevo como la original.
¿Como hacerlo?
Posicionándonos sobre la tabla en el panel de tablas, haciendo clic con el botón derecho del ratón, se presenta el menú de contexto de la tabla. Elegimos la opción Copiar. A continuación, posicionándonos en cualquier lugar vacío del panel de tablas, desde el menú de contexto de nuevo, elegimos la opción de Pegar. Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, réplica (sin vinculación) de la original. Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del tipo: "Seguridad socios 15 de enero del 2.003". Al realizar la copia de original el siguiente día asignarle el nuevo nombre que recuerde la fecha en que fue realizada borrando a continuación la copia de seguridad previa (para que no se nos vayan acumulando).
En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios... disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas. Nos podríamos crear un grupo llamado Seguridad y en él albergar accesos directos a las tablas de seguridad así como accesos directos a ciertas consultas (se verán en otros capítulos posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener "aparte" pero organizado.
Para crear un grupo nuevo, bastará con llamar al menú de contexto estando con el puntero señalando dentro del apartado Grupos (debajo de un grupo que inicialmente viene llamado Favoritos). Se elige del menú de contexto la opción Nuevo Grupo. También mediante el menú de contexto sobre un grupo creado podríamos cambiarlo de nombre, eliminarlo...
En los puntos siguientes se establecen los procesos que permiten personalizar el aspecto con que se visualizan los datos de una tabla en la Vista Hoja de datos. Podemos asignar un tipo de letra a los mismos, dar formato a las celdas, modificar el tamaño de filas y columnas e incluso ocultar y visualizar columnas.
Todas estas opciones se encuentran en el menú Formato (forma).
Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. Los pasos a seguir son:
También en este caso los cambios realizados en cuanto al formato de las celdas afectarán a todas las de la tabla.
Para establecer el formato de las mismas los pasos a seguir son:
Este ancho, es el denominado ancho visible. En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporción al dato que contiene (estrechamos).
Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la opción Ancho de columna del menú Formato, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede establecer el tamaño requerido. La opción Ajuste perfecto permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente.
Otra posibilidad es la de realizar la modificación directamente sobre la tabla mediante el ratón, los pasos a seguir en este caso son:
Para realizar el autoajuste con el ratón, hacer un doble clic sobre la línea de división de dos columnas, la columna de la izquierda quedará autoajustada. Si previamente se seleccionan varias columnas (haciendo clic en el nombre del campo y arrastrando hacia su derecha para abarcar y seleccionar los campos contiguos) el autoajuste afectará a todas las columnas seleccionadas (que aparecerán en color negro como seleccionadas que están).
Al modificar la altura de una fila se modifica automáticamente la altura de todas las filas de la tabla.
La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo expuesto en el caso de las columnas, a través de la opción Alto de fila del menú Formato o mediante el ratón, situando el puntero del mismo sobre la columna de selección (a la izquierda del primer campo del registro) y cuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada.
Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla, independientemente de la situación de los mismos en la estructura de la tabla. De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera.
Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son:
Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas.
Ocultar columnas
Los pasos a seguir para ocultar columnas son:
Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2.
Mostrar columnas
Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado los pasos a seguir son:
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Modificar el aspecto de las tablas |
En ocasiones se está visualizando una tabla completa, o el resultado de un filtro o una consulta (esto se verá en capítulos posteriores) y esa tabla posee unos cuantos campos en su estructura. Si se desea, por ejemplo visualizar el contenido de un campo que según la estructura de la tabla se encuentra de los últimos de la derecha pero sin perder la visualización de quizás los dos o tres primeros campos de la estructura de dicha tabla, con lo que nos encontramos es con que al acceder a los campos mas a la derecha (desplazándonos con la barra de desplazamiento horizontal inferior), se pierden por la izquierda de la pantalla los primeros campos de la tabla.
La solución está en inmovilizar o fijar los primeros campos de la tabla (en el ejemplo el código de socio el nombre y apellidos) para que mediante las barras de desplazamiento horizontal, podamos acceder a los campos mas a la derecha sin perder la visualización de aquellos que se han inmovilizado.
Procedimiento: Con los datos en modo Vista hoja de datos, seleccionar las columnas o campos que se desean inmovilizar (deberán ser contigüos) -en nuestro planteamiento los tres primeros campos de la tabla-. Desde el menú de Formato, elegir la opción inmovilizar columnas. Desde ese momento, al desplazar la visualización de la tabla hacia la derecha, los campos fijados no se pierden de la pantalla.
Para volver a liberar los campos inmovilizados, desde el propio menú de Formato, elegimos liberar todas las columnas.
En éste capítulo hemos recorrido por completo el menú desplegable de Formato trabajando en modo Vista Hoja de Datos.
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Inmovilizar columnas |