Crear un mensaje con un documento adjunto

El envío de archivos como documentos u hojas de calculo a través del correo electrónico es una forma apropiada y rápida de compartir archivos con otras personas.

Es posible adjuntar cualquier tipo de archivo a un mensaje de correo electrónico, pero hay que asegurarse de que el destinatario tiene el programa necesario para abrir dicho archivo. Por ejemplo, si enviamos una hoja de calculo realizada con el programa Excel, el destinatario para poder leer dicha hoja deberá tener instalada en su ordenador la aplicación Excel.

Para adjuntar un archivo a un mensaje de correo seguiremos los siguientes pasos:

1. Nos situamos en la bandeja de entrada y creamos un nuevo mensaje haciendo clic en el botón Nuevo.
2. Rellenamos la dirección del destinatario del mensaje y el asunto, también es posible poner un  texto en el cuerpo del mensaje.
3. Hacemos clic en el botón Insertar archivo
4. Se abre una ventana desde la cual buscamos el archivo que queremos enviar, buscando primero la carpeta que lo contiene y a continuación seleccionándolo.
   
5. Una vez elegido el archivo hacemos clic en Insertar
6. Volvemos a la ventana del nuevo mensaje, observando que debajo de la línea Asunto aparece una nueva línea (Adjuntar...) que contiene el nombre del archivo que vamos a enviar.
   
7. Para enviar el mensaje junto con el archivo basta hacer clic en el botón Enviar.

Nota: En un mensaje es posible enviar varios archivos, para ello repetiremos los pasos 4 y 5 antes de hacer clic en el botón enviar y de forma automática el nombre de estos archivos aparecerán el la línea adjuntar separados por un punto y coma.

Crear y enviar un mensaje nuevo con un documento adjunto

Crear un mensaje utilizando una aplicación

Existe la posibilidad de enviar un documento de Word, Excel o una página de acceso a los datos de Access, en el cuerpo de un mensaje y no como datos adjuntos. Para ello:

1. Nos situamos en la carpeta do Outlook para hoy
2. Elegimos la opción Nuevo mensaje de correo con Microsoft Office, del menú Acciones
3. Hacemos clic en la opción en la que nos interesa crear el mensaje
   
4. Creamos el mensaje, rellenado los destinatarios, y el asunto
5. Hacemos clic en al botón enviar

Nota: Para crear un mensaje utilizando estas aplicaciones antes deben estar instaladas en nuestro ordenador, pero esto no es necesario en el caso del destinatario, es decir, puede leer un mensaje basado en una hoja de  calculo sin necesidad de tener instalado el programa Excel.

Activar y desactivar Word como editor de correo electrónico predeterminado.

Para poder utilizar Word como editor de correo electrónico, deberemos configurar Outlook de forma que considere dicho programa como editor predeterminado. Para realizar este proceso seguiremos los siguientes pasos:

1. Nos situamos en la ficha Formato de correo situada en el menú Herramientas/Opciones
2. Activamos la casilla de verificación Usar Microsoft Word para modificar mensajes de correo electrónico.
   
3. Para terminar hacemos clic en el botón Aceptar

Nota: el proceso para desactivar Word como editor predeterminado es el mismo que anteriormente se explicó pero desactivado la casilla de verificación.

Crear un mensaje utilizando una aplicación