Presentaciones portátiles (continúa)

AL ejecutar el PNGSETUP.EXE, genera en la carpeta especificada, además de varios archivos .DLL, el archivo .PPT y al visor ejecutable PPTVIEW.EXE:

Al ejecutar ese programa (el PPTVIEW.EXE), sin necesidad de disponer con el programa PowerPoint instalado se ejecuta el visor que invita a especificar el .PPT que realmente contiene la presentación.

Este es un proceso un poco especial, pero siguiendo los pasos funciona perfectamente y a nivel de empresa puede resultar interesante para presentaciones portátiles es decir que se van a visionar en otros equipos.

Guardar una presentación nueva

Si la presentación en la que se trabaja no se ha guardado anteriormente los pasos a seguir son los que se detallan a continuación:

  1. Desplegar el menú Archivo.
  2. Seleccionar la opción Guardar o Guardar como, apareciendo el siguiente cuadro de diálogo:

    También se puede acceder al mismo cuadro de diálogo haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas Estándar.
  3. En el cuadro de texto 'Guardar en' localizar la carpeta o ubicación en la que almacenar el archivo.
  4. En el cuadro de texto Nombre de archivo teclear el nombre que se quiere dar al archivo.
  5. Hacer clic en el botón Guardar.
  6. Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicación indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrario existe ya un archivo con ese nombre aparecerá el siguiente mensaje:

    Si se selecciona Sí el archivo existente se reemplazará por el actual y si se selecciona No se volverá al cuadro de diálogo anterior donde se podrá renombrar el archivo actual.

Guardar una presentación ya creada

Si se abre una presentación que ha sido guardada anteriormente y se realizan modificaciones sobre ella, al guardarla nuevamente hay dos opciones:

  1. Opción Guardar del menú Archivo: la presentación se guarda con el nombre que se le asignó anteriormente, sustituyendo el contenido que había en el archivo al abrirlo por el contenido actual.
  2. Opción Guardar como del menú Archivo: aparece el cuadro de diálogo descrito anteriormente, pudiendo guardar la presentación con un nombre distinto al que ya tenía y/o en otra ubicación. De esta forma se crea un nuevo archivo a partir del ya existente.

Consejo: Si se tiene duda respecto a con que nombre se guardará un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor opción es Guardar como, ya que es la única que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde él podremos ver la situación de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc. y tomar la decisión adecuada.

Con el tercer botón de la barra de herramientas estándar que tiene un dibujo de un disquete se realiza la misma operación que con Guardar (solo presentará panel cuando se guarda por primera vez) . Su forma de disquete no significa que se va a guardar en disquete A:. Se guardará en la carpeta predeterminada del disco actual.

... en la Versión 2003

PowerPoint 2003 permite empaquetar presentaciones y todos los archivos auxiliares, incluidos archivos vinculados, y ejecutar automáticamente las presentaciones desde el CD. Para grabar al CD directamente desde PowerPoint, se requiere Microsoft Windows XP o posterior,  pero si utilizamos Windows 2000, podemos empaquetar una o más presentaciones en una carpeta y grabarlas en un CD.

Para realizar el proceso de grabar directamente en un CD (Versión Windows XP o posteriores)

  1. Abrimos la presentación que deseamos empaquetar. Si la presentación es nueva y todavía no se ha guardado se recomienda guardarla previamente.
  2. Insertamos un CD en la unidad de CD-ROM.
  3. En el menú Archivo, hacemos clic en Empaquetar para CD-ROM.
  4. En el cuadro Dar nombre al CD, escribimos un nombre para el CD.
  5. Para especificar las presentaciones que se incluirán y el orden de reproducción:
    • Para agregar más presentaciones u otros archivos que no se incluyen automáticamente, hacemos clic en Agregar archivos, seleccionamos los archivos que deseamos agregar y hacemos clic en Agregar.
    • De manera predeterminada, las presentaciones se configuran para ejecutarse automáticamente en el orden en el que se enumeran en la lista Archivos para copiar. Para cambiar el orden de reproducción, seleccione una presentación y haga clic en la FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para moverla a otra posición de la lista.
  6. Hacemos clic en Copiar a CD.

Cerrar una presentación

Para cerrar la presentación en la cual se está trabajando hay que acceder al menú Archivo y seleccionar la opción Cerrar. También se puede realizar la misma operación haciendo clic sobre el botón de Cerrar (X) colocado en la esquina superior derecha de la ventana del documento.

Si los cambios realizados en la presentación ya han sido guardados el documento se cerrará, pero si éstos no han sido guardados aparecerá el siguiente mensaje:

Menú ventana

PowerPoint permite tener abiertas varias presentaciones al mismo tiempo pudiendo así trabajar sobre cualquiera de ellas con solo posicionarse en ella.

Si la ventana en la que se encuentra la presentación actual está maximizada, el resto de ventanas no aparecen en la pantalla, quedando ocultas detrás de la misma. Para visualizar una de ellas:

  1. Acceder al menú Ventana. En la parte inferior del mismo aparece el nombre de todas las presentaciones que están abiertas, mostrándose a la izquierda de la presentación actual (la que está en pantalla) una marca de verificación.
  2. Seleccionar la presentación en la cual se quiere trabajar haciendo clic sobre su nombre. Esta presentación se situará delante del resto, visualizándose así en pantalla.

Mover y copiar diapositivas entre presentaciones

Se pueden mover o copiar diapositivas entre presentaciones de una forma sencilla, para ello:

  1. Abrir ambas presentaciones. (Una a una o bien, seleccionando varias mediante la pulsación de la tecla Control que "retiene" y pulsando Abrir).
  2. Seleccionar la opción Ventana-Organizar todas. (Realiza una especie de mosaico en pantalla con tantas ventanas como presentaciones se tengan abiertas en ese instante).
  3. Establecer la vista Clasificador de diapositivas en ambas presentaciones. (Se puede establecer una presentación como actual, simplemente haciendo clic sobre ella -su ventana-).
  4. Seleccionar la diapositiva que se quiere mover o copiar haciendo clic sobre ella y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarla hasta la otra presentación.
  5. Soltar el botón del ratón cuando la presentación esté situada en la posición en la cual se quiere colocar. Si se quiere copiar la diapositiva en lugar de moverla mantener pulsada la tecla Ctrl al soltar el botón. (Aparece una pequeña cruz en un cuadradillo que representa que la acción no es de mover sino de copiar).

Importante: Desde el menú Insertar-Diapositivas de archivos, podemos elegir un archivo de presentación  .ppt previamente creado y archivado en el que seleccionar una (con clic en la vista previa que aparece en la parte inferior del panel) o varias diapositivas (reteniendo mediante la tecla Control) e insertarlas (con el botón Insertar) en el punto de la presentación actual en el que nos encontremos.

Crear, abrir, modificar y guardar una presentación