En primer lugar, queremos darle nuestra bienvenida a este curso. A través de los capítulos iremos profundizando en secuencia lógica de trabajo en el manejo del programa MS Project, siendo válidos los contenidos del curso para el trabajo bajo cualquier versión del programa (tanto bajo MS Project 2000, 2003 como la reciente versión MS Office Project 2007). Dado que actualmente la versión más implantada a nivel empresarial es la 2003, hemos desarrollado y centrado las pantallas del programa a lo largo de este curso para dicha versión, siendo mínimas las diferencias para con el resto de versiones existentes. Se irán detallando.
La tarea de administrar proyectos correctamente es sin duda el resultado de aplicar mucha experiencia, saber hacer y tener amplios conocimientos en materia de administración. Como sabemos, este no es un curso de administración de proyectos. Conocer desde cero la herramienta informática más utilizada para llevar a cabo eficientemente esa administración es el objetivo de este curso.
En este primer apartado del curso vamos a presentar una serie de términos, palabras, definiciones y conceptos que deben quedar MUY CLAROS para poder comenzar el trabajo con MS Project (Microsoft Project) tanto si ya tenemos experiencia en administración de proyectos como si por primera vez nos iniciamos en esta actividad. Considero personalmente que este capítulo es preciso repasarlo y leerlo tantas veces como sea necesario hasta que la, quizás, nueva terminología nos resulte familiar.
En los recuadros azules, que a medida que avanzan los capítulos irán
apareciendo, presentaremos avisos, informaciones, recordatorios, notas,
ejemplos, definiciones, consejos y detalles interesantes sobre los conceptos que
en ese punto del curso se estén desarrollando. Es imprescindible no dejar de leerlos.
Los accesos a opciones de menús (la secuencia de opciones en las que hacer clic
con el ratón) los presentaremos en color verde. Así por ejemplo, desplegar el
menú de Herramientas y en él, elegir el elemento Opciones quedará representado
como Menú de Herramientas - Opciones.
Mucho ánimo y...
Comenzamos.
La gestión de proyectos es un trabajo reconocido desde los años 50 y que a medida que se complejizan las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y protagonismo. La figura el jefe de proyecto o administrador del proyecto o director de proyecto, también llamado "Project leader" es vital hoy en día en la mayoría de las medianas y grandes empresas.
Un proyecto siempre tiene una duración y un trabajo a realizar, pero, una planificación y análisis previos son fundamentales, dado que el éxito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontáneo. Por lo tanto, lo primero y más importante es planificar: Crear un plan de proyecto.
Añadir también que un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferentes naturalezas que son utilizados para la consecución de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizás solapadas en el tiempo... Al final, se obtienen los objetivos fruto del proyecto. El objetivo final de todo proyecto es un producto terminal obtenido, único y de calidad.
En resumen, existen tareas a realizar y para realizar esas tareas se utilizan distintos recursos que posibilitan su ejecución. Efectuadas las tareas, el objetivo del proyecto es el fin a alcanzar con mayor o menor desviación respecto a lo planificado inicialmente.
| Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se
solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras
otra, la
finalización del
proyecto. Todo proyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyecto
se pueden establecer unos hitos. Hito: Tarea de duración cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que éste concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratégicamente en momentos importantes del proyecto (final de una fase o parte importante...). Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realización de las tareas. Objetivo: Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere concluido. Los criterios a cumplir pueden ser la calidad del producto, medidas de costo, programación... Existen objetivos no cuantificables directamente tales como la satisfacción del cliente (aunque, proceso a parte se podrían definir fuera de Project unos indicadores de calidad). Administrador de proyecto: Persona responsable de realizar un plan de acción, control, ajuste y seguimiento de todos los elementos y fases que constituyen un proyecto, así como de difundir la información necesaria entre el colectivo de personas afines a dicho proyecto. |
Todos los proyectos constan de cuatro fases principales:
Aunque podríamos afirmar que "un proyecto es un evento o secuencia de eventos planificados, con un objetivo marcado", la mayoría de los textos y libros experimentados en esta materia y basados en las ideas del párrafo anterior, coinciden en que la definición de proyecto es:
“Un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único”.
Vamos a desgranar los conceptos fundamentales de dicha definición para irnos adentrando en qué es y en qué consiste un proyecto:
Se dice que un proyecto es Temporal porque tiene una duración determinada (una semana, dos años...). El factor tiempo es muy importante en la gestión de proyectos. Para la elaboración de un proyecto siempre se tendrá que fijar o bien una fecha de comienzo a partir de la cual desarrollar el proyecto hasta alcanzar una fecha de finalización, o bien lo contrario: Se fijará una fecha de terminación a partir de la cual y retrospectivamente (para atrás) se vayan "retrocediendo" las tareas a realizar (con sus duraciones) hasta alcanzar la fecha de comienzo. Los proyectos no son indefinidos, sino que tienen una fecha de finalización y/o de inicio. El que exista una fecha de comienzo y una fecha de finalización, es un factor que diferencia a los proyectos de las llamadas "operaciones en curso". Estas suelen transcurrir de manera indefinida. Por ejemplo las actividades cotidianas de un departamento de recursos humanos, de un departamento contable... Sin embargo el objetivo de contratar a dos expertos en ventas puede constituir un proyecto ya que dichas personas deberán estar contratadas para tal fecha.
En MS Project, la duración de las tareas se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
Un proyecto conlleva también un Esfuerzo. Esto significa que para su consecución se implican una serie de recursos (de personal, de equipamiento, de materiales generalmente) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados (los que acabamos de nombrar) se engloban en los recursos de carácter de trabajo y/o recursos materiales.
Los recursos de TRABAJO están conformados por:
Las personas que participan en el proyecto, ya tengan nombre y apellidos (por ejemplo María Gil o Alberto Fernández).
Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo gerente o bien jefe de personal) .
Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo encofradores o instaladores eléctricos).
Los recursos de equipamiento (por ejemplo una pala excavadora, una grúa, un taladro...)
Las instalaciones (locales, salas de reunión, espacios de trabajo...) requeridas para realizar las tareas.
Los recursos MATERIALES por su parte, son artículos de consumo que se agotan a medida que avanza el proyecto. Están conformados por:
Los recursos materiales (por ejemplo el cemento, cable, clavos, paneles...)
En MS Project, la disponibilidad de algunos recursos debe ser considerada. Por ejemplo, duración de las jornadas laborales, periodos vacacionales, horarios de acceso a instalaciones, etc...
Cada proyecto crea un Producto o Servicio Único. Este es el objetivo de todo proyecto, la razón de ser del proyecto. Un ejemplo de proyecto, por lo tanto, sería el proyecto de creación de una película de cine, el proyecto de creación y apertura de un comercio, el proyecto de contratación de dos comerciales para una empresa, el proyecto de elaboración de una urbanización de unifamiliares, el proyecto de desarrollo de este curso, el de poner en marcha las olimpiadas de Londres... Pues bien, en todos los casos, el resultado son productos únicos.
De los productos obtenidos, además, se derivará la obtención de un beneficio adecuado.
Por otro lado, la Gestión de Proyectos consiste en el Estudio y Planificación de un Proyecto en función de su alcance, así como en el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realización. Estas gestiones van encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto. A esto, a esta gestión de Proyectos nos ayuda Microsoft Project.
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Primeros conceptos. |
