Consejo: Los siguientes apartados de este capítulo sería interesante recorrerlos sobre el propio programa MS Project para tomar contacto poquito a poquito con los conceptos, los menús, las pantallas y las opciones, aunque no es estrictamente necesario. Si algo no se comprende o no damos con ello, es normal, todavía es pronto.

A nivel de administración con el programa MS Project, el guión de trabajo y acciones a seguir bien podría ser el siguiente:

Datos generales del proyecto.

- Crear un archivo nuevo de proyecto:

Tras ejecutar el programa MS Project, entraremos directamente a:
Menú de Archivo - Nuevo o bien pulsando el botón de nuevo proyecto. .
Inmediatamente, para que el proyecto tenga nombre y ubicación, desde el principio conviene guardarlo.
Guardarlo con un nombre de archivo (la extensión para todos los archivos de proyecto va a ser *.mpp cuyas siglas vienen de "Proyecto de Microsoft Project").

En este caso el archivo se llamará Tienda Calahorra.mpp.
A continuación y desde Menú de Archivo - Propiedades (del archivo): Se introduce información acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto (las que se quieran).

- Definir la fecha de comienzo o bien la fecha de finalización:
Desde el Menú de Proyecto - Información del proyecto.

- Establecer el calendario de trabajo:
Especificar los días laborables (L a V) y horario laboral (de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo) para cada uno de los participantes.  Se pueden marcar periodos no laborables como fiestas, periodos vacacionales...
Esto se hace desde el Menú Ver - Diagrama de Gantt - Herramientas - Cambiar calendario laboral.

Tareas.

- Introducir las tareas y sus duraciones:
Menú de Ver - Diagrama de Gantt. En la tabla izquierda, introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duración de cada tarea es de un día. MS Project lo representa con un 1?.
Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevará cada tarea expresándola en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes:
meses = ms, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m. Si la duración es estimada (no definitiva) se acompaña del signo de interrogación (? -el derecho, el que se utiliza en inglés). Por ejemplo 3d? representa una duración estimada de 3 días.

Recordemos: La duración, es el periodo total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es el periodo de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el final de una tarea, según se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos (a un recurso se le puede asociar un calendario diferente del general como caso excepcional). Otro concepto bien distinto es la duración transcurrida que es el periodo de tiempo necesario para completar una tarea, tomando como base una jornada de 24 horas, es decir todo el tiempo (día y noche), y una semana de 7 días, incluyendo, domingos, festivos así como otros días no laborables. Por ejemplo el tiempo de fraguado de un hormigón para el suelo de una obra puede ser considerado en sábado, domingo... Si necesita de 3 días, no es preciso que esos días sean laborables. El tiempo asignado a esa tarea será por lo tanto cifrado en un periodo de tiempo transcurrido. Las siglas utilizadas para especificar los periodos de tiempo transcurrido asociados a las tareas terminan con la letra t. Así por ejemplo si una tarea es "fraguado del suelo" su duración será de 3dt.

- Crear los hitos:
Se tratan de tareas estratégicas que suponen unas marcas importantes en las fases y evolución del proyecto. Son tareas que tienen una duración cero, es decir 0d (cero días). También es posible que una tarea de duración determinada la podamos, desde sus propiedades, y la solapa de avanzado, marcar como hito (Marcar la tarea como hito). Los hitos se representan mediante rombos negros en la vista del diagrama de Gantt. Posteriormente va a ser posible visualizar todas las tareas o bien simplemente los hitos realizando filtros que solo nos permiten ver del proyecto ciertos elementos que en un momento merecen un estudio separadas del resto.

Filtro: Mecanismo que permite visualizar solamente ciertos elementos del proyecto permitiendo al usuario hacer un estudio minucioso de ciertas partes del mismo desenfocando o no visualizando el resto. Para los usuarios que hayan manejado Microsoft Excel o Microsoft Access decir que el sistema de filtros es similar al que utilizan estos programas, solo que, ahora, aplicados a los elementos propios de un proyecto. Por ejemplo: Deseamos visualizar solamente en la ruta de tareas de un proyecto, las que constituyen los hitos.

- Crear tareas repetitivas:
Una tarea repetitiva es aquella que acontece con cierta periodicidad en el proyecto, que se repite cronológicamente (en el tiempo). Por ejemplo,  todos los lunes, reunión en la sala de juntas para evaluar la marcha del proyecto. Se especifica el día para dicha tarea y, o bien cuantas veces se repite o bien hasta cuando dura.
Situándonos en nombre de tarea (por ejemplo en vista diagrama de Gantt) Menú de Insertar - Tarea repetitiva - Duración - Patrón de repetición (Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente) - Terminar (después de cuantas veces o bien en una fecha dada). Las tareas repetitivas se pueden desplegar desde un signo + como en el caso de las carpetas de Windows.

- Estructuración de tareas:
Consiste en tabular unas tareas respecto a otras para definir una estructura de tareas y subtareas de cara a una mejor visión del trabajo. Viéndolas en jerarquía, se comprende mejor el proyecto. Es, por comparar, como una estructura de carpetas en el disco duro de un ordenador todas en el mismo nivel o bien creando unas dentro de otras y definiendo así una estructura de ordenación más esquemática y comprensible para quien las maneja.

Desde la barra de herramientas (también llamada barra e botones) de Formato, esta estructuración de tareas y subtareas la podemos diseñar mediante los botones de .

- Modificar la lista de tareas:
En un proyecto, es posible modificar el orden de las tareas ya que los procesos de Copiar, Cortar y Pegar están admitidos para el manejo de las tareas.