Programación de tareas.

- Programación de tareas. Dependencias. Vínculos entre tareas:
Cuando se tiene la lista de tareas ya debidamente estructurada, es preciso especificar los vínculos entre ellas, es decir sus dependencias entre tareas: Cuándo comienza una tarea respecto a su predecesora... Cuándo se vinculan tareas... Si la duración de una de ellas cambia, se deberán reprogramar las fechas de las demás tareas que la sucedan (tareas sucesoras).

- Establecer relaciones entre tareas:
Por defecto MS Project define entre tareas el vínculo o relación de fin a comienzo FC (que es la más habitual). Esto ya se ha comentado en este capítulo.
En vista diagrama de Gantt - Seleccionar las dos tareas a relacionar - Vincular tareas.
La operación de vincular tareas se realiza mediante el botón de la barra de herramientas estándar .

En la línea negra con flecha que vincula las tareas se puede hacer doble clic para modificar el tipo de relación a cualquiera de las ya explicadas en este capítulo y que de nuevo se resumen en el siguiente cuadro para sellar conceptos:


Lo mismo que para establecer vínculos existe un botón, existe otro botón que permite desvincular tareas:  Desvincular tareas .

En un proyecto, es muy frecuente tener que modificar los plazos de las tareas y tener que reprogramar. En ocasiones aparecen las llamadas delimitaciones. Las delimitaciones son restricciones que se fijan respecto a cuando tiene que comenzar una tarea o bien para cuando tiene que estar concluida. (por ejemplo, la tarea estará concluida para antes de tal fecha o bien para tal fecha).

Siempre que se une una tarea a un proyecto, MS Project le asocia una delimitación por defecto. Si la fecha del proyecto ha sido programada a partir de una fecha de comienzo, la delimitación para las tareas es que comiencen lo antes posible (LAP). En el caso de que el proyecto esté programado a partir de una fecha de finalización, al insertar una tarea, de forma predeterminada, esa tarea va a tener la delimitación de que comience lo más tarde posible (LMTP). Otras delimitaciones que se pueden adjudicar a una tarea son las siguientes:

- NFDD: No finalizar después del...
- NCDD: No comenzar después del...

- Superponer tareas o agregar tiempo de posposición entre ellas.
Después de especificada la secuencia de tareas, es posible que indiquemos retrasos o posposiciones en la fecha de comienzo de alguna de ellas.

Se denomina tiempo de posposición al periodo de tiempo que se define entre dos tareas vinculadas.

Por ejemplo: Si entre 2 tareas con una vinculación del tipo FC (fin a comienzo) establecemos una posposición de 2 días, esto significará que la segunda de esas dos tareas comenzará 2 días más tarde de que finalice la primera de ellas. Estos tiempos de posposición, en principio, son valores siempre positivos. Sin embargo si la relación entre dos tareas es de FC pero la segunda tarea, la sucesora, puede comenzar unos días antes, se va a producir un solapamiento en el tiempo con la tarea predecesora. Esto se indica en MS Project como una posposición de valor negativo. A esto se le denomina tiempo de adelanto.

Los tiempos de posposición o de adelanto se pueden especificar como valores absolutos o bien como valores porcentuales de la duración de la tarea en la ficha predecesora de propiedades de la tarea.

- Establecer fechas fijas para el comienzo o final de una tarea.
Cuando se desea, independientemente de las relaciones entre las tareas, que una de ellas comience en una determinada fecha, se dice que aparece una restricción o delimitación inflexible.
¿Como se indica?: Para una tarea - Información de la tarea - solapa avanzado - Tipo de delimitación - Fecha de delimitación. También desde el botón de información de la tarea. .

- Dividir tareas.
En ocasiones una tarea es preciso interrumpirla para acometer otra tareas con lo cual, queda en la primera una especie de laguna o interrupción. Queda dividida para ser continuada más tarde. Generalmente estas divisiones de deben a causas imprevistas como por ejemplo la enfermedad de un trabajador para el que no se dispone de sustituto.

Si mediante arrastres reducimos la división hasta "cerrarla", habremos eliminado esa división.

Por lo tanto y como resumen, quedémonos con estos tres botones: .

Asignar recursos.

Es interesante asignar recursos cuando se quiere controlar como intervienen las personas, el equipamiento, y/o los materiales en las diversas tareas del proyecto. Si además, a los recursos les asignamos unos costos, desde MS Project se podrá hacer un seguimiento más detallado de todo, a niveles económicos.

Si por parte del administrador del proyecto no se introduce información de costos sobre los recursos, MS Project solo considerará las duraciones de las fases del proyecto, basadas en las dependencias entre las tareas.

Se irán introduciendo los recursos en la tabla de recursos: Menú de Ver - Hoja de recursos. Ver - Tabla - Entrada. A continuación se asigna a cada recurso su tipo según ya se ha comentado (material o trabajo).

De cara a poder filtrar (aplicar filtros) posteriormente las tareas que pertenecen a un determinado aspecto, se pueden definir grupos de recursos, aunque a las tareas se asocian recursos y no grupos de recursos.

Recordemos: Podemos definir grupos de recursos pero a las tareas se les asocian recursos.

En cuanto a los calendarios, en principio todos los recursos se acogen al calendario general establecido para todo el proyecto, sin embargo, es posible, en la información de los recursos (de cada recurso) asociar un calendario especial asociado a un recurso por si un determinado recurso no va a estar disponible unos días o bien si lo estará en festivos...

1.- En el Menú Ver - Hoja de recursos - y seleccionamos el recurso cuyo calendario deseamos modificar.
2.- En el Menú Proyecto - Información del recurso - ficha Horario del trabajo.
3.- En el calendario deberemos señalar los días que se desean modificar.
4.- Después, elegiremos o bien Predeterminadas, Periodo no laborable o bien Periodo laborable no predeterminado. (eligiendo predeterminadas, se asume el calendario estándar de MS Project que fue establecido al principio del todo).

Información: En cuanto a calendarios, es posible desde el Menú Herramientas de MS Project definir unos nuevos calendarios base con sus horarios y un nombre (diferentes calendarios cada uno con sus franjas horarias, etc. y cada uno con su nombre), de este modo, si varios recursos se acogen a uno de esos calendarios, bastará con asociar esos recursos a ese calendario base.

Para asignar los recursos a las tareas, estando en la vista de diagrama de Gantt, se selecciona una tarea y se le asignan los recursos correspondientes teniendo en cuenta que a una tarea se la puede asignar más de un recurso. En este caso, se seleccionarían varios mediante los métodos de selección que conocemos (los propios de Windows utilizando las teclas del teclado Control y Mayús).
Para asignar recursos tenemos el botón: Asignar recursos .
A los recursos se les asigna un trabajo que realizan y ese trabajo, se expresa en unidades porcentuales. Un 100% significa que ese recurso se involucra a jornada completa en el proyecto y en esa tarea concreta.

- Duración de las tareas.

Una tarea tiene una duración establecida inicialmente en la tabla de tareas. Si a una tarea se le asocian más recursos para su ejecución, MS Project, automáticamente le reduce la duración.

Por ejemplo: Si a una tarea se le asigna un recurso que resuelve un trabajo al 100% (por ejemplo un fontanero que trabaja a jornada completa, es decir las 8 horas diarias), si la duración estipulada para la tarea es de 2 días, y si la jornada laboral es de 8 horas diarias, al asignarle ese recurso dicha tarea se realizará en 2 días (8 horas X 2 días = 16 horas). Hasta aquí normal.
Pero si además de ese recurso se le asigna después otro recurso igual (o sea 2 fontaneros a jornada completa), la tarea se llevaría a cabo en la mitad de tiempo, es decir en un día. Requeriría  2 recursos de a 8 horas: 16 horas sí, pero la duración de la tarea se reduciría a 1 día. Esto sucede porque predeterminadamente, MS Project para cada tarea, en sus propiedades, tiene marcada una casilla de verificación denominada Programación condicionada por el esfuerzo. Si se desmarca esa casilla, la duración de la tarea del ejemplo seguiría siendo de 2 días pese a tener el doble de recursos para efectuarse.
Esta opción se encuentra en Información de la tarea, solapa Avanzado .



 

Nota: Si se desea que para todas las nuevas tareas que se definan en el proyecto a partir de un determinado momento se desea tener esa opción desactivada, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir, desde Menú Herramientas - Opciones, acudiremos a la solapa Programación y desactivaremos esta casilla, así, las nuevas tareas no estarán condicionadas por el esfuerzo (inicialmente está activada).

- Comprobación y modificación de las asignaciones de los recursos.

Desde el Menú desplegable Ver - Uso de recursos podremos ver las asignaciones de recursos a tareas así como comprobar la sobre asignación de recursos. Si el nombre del recurso aparece en rojo es que se encuentra sobre asignado. Es muy conveniente revisar esas asignaciones.