Costos.

Si se desea hacer un seguimiento económico de cara a saber si el proyecto se ajusta a un presupuesto fijado para su ejecución, deberemos asociar costos mediante unas tasas a cada uno de los recursos implicados (a su trabajo). De esta forma, las tareas se cuantifican económicamente y en consecuencia se puede saber cuanto cuesta cada tarea y en definitiva todo el proyecto, se podrán calcular desviaciones respecto al presupuesto inicial... Desde luego, es posible no  asociar costos en un proyecto, pero en ese caso no podrá hacerse, como es lógico, un seguimiento económico del mismo.

MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa están disponibles.

Desde el Menú de Ver - Hoja de recursos - (para introducir un nuevo recurso, ubicarse en la columna Nombre del recurso en la fila correspondiente al nuevo recurso y escribir el nombre para ese recurso. Luego, asociar el tipo de recurso: Trabajo o material) ..

Para los recursos de tipo material, se deberá especificar una etiqueta (siglas que identifican ese material), una unidad de medida (Tonelada, docena, metro lineal...) así como la tasa correspondiente.

- Costos fijos.

Existen algunas tareas que presentan siempre un costo fijo, como por ejemplo los de equipamiento o una subcontrata a destajo (se paga tanto por hacer una tarea de forma cerrada y fija).

- Acumulación de costos.

En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su acumulación se distribuye a lo largo de la duración. Sin embargo, puede cambiar el método de acumulación para que los costos de recursos tengan efecto o bien al comienzo o bien al final de la tarea.

Menú Ver - Hoja de recursos - cuando estamos viendo los recursos en forma de tabla (Ver - Tabla) - Acumular.

- Estudio de costos.

Ver - Hoja de recursos - Tabla de costos.

Se pueden mostrar hojas de costos, costos acumulados, gráficas de recursos...

En el Menú de Proyecto - Información del proyecto - Estadísticas - Costo actual. Se pueden comparar el campo previsto y el campo real para ver las diferencias entre lo previsto y lo que realmente acontece en el aspecto económico en un determinado momento del proyecto, es decir si se ajustan a las previsiones.

También desde ese punto, se pueden comparar los valores del campo actual y el campo restante, de ese modo se podrá comprobar si se dispone de liquidez para acometer el resto del proyecto hasta el final del mismo.

Revisión del proyecto.

Después de introducidas las tareas, de haber sido relacionadas unas con otras y engarzadas en el tiempo, después de haber introducido los recursos y de haber asignado a éstos los costos correspondientes, es necesario revisar si por ejemplo los plazos están bien definidos. Revisar el proyecto para cada uno de los momentos estratégicos llamados hitos. Si la fecha final del proyecto se ajusta a la real. Recorriendo las diversas vistas que MS Project proporciona, revisaremos las tareas y los recursos desde sus tablas correspondientes. Se hará un seguimiento de la ruta crítica...

Podemos obtener información general acerca de las fechas de comienzo y final del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt mediante los zooms.

Menú Ver - Diagrama de Gantt  // Menú Ver - Zoom.

También se puede ajustar el zoom desde los botones correspondientes de acercar o alejar. .

Revisar, tras modificar los parámetros del proyecto, las fechas de inicio y finalización es muy conveniente.

Menú Proyecto - Información del proyecto -  Estadísticas.

Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y el costo total.

 - Identificar la ruta crítica.

Como ya se ha comentado, la ruta crítica es la marcada por aquellas tareas cuya modificación en su duración (recordemos que pueden existir demoras) afecta directamente sobre la fecha de finalización del proyecto. Es importante mimar el seguimiento de estas tareas y para ello MS Project cuenta con la posibilidad de realizar un filtrado de tal manera que solamente se vean como protagonistas dichas tareas:

Menú Ver - Diagrama de Gantt. La ruta crítica se manifiesta como unas tareas con un formato diferente. Dicho formato se puede modificar mediante el asistente para diagramas de Gantt que tiene el programa MS Project.  Asistente para diagramas de Gantt .

Los filtros de establecen desde el Menú de Proyecto - Filtro para - Tareas críticas.

- Utilizar las vistas diferentes.

- Personalizar las vistas.

Esto es posible desde Menú Ver - Vistas - Más vistas así como Menú de Ver - Tabla - Más tablas.

- Filtrado de información.

Si deseamos concentrarnos únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, podemos aplicar un filtro a dicha vista. Podemos especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan los criterios que establezcamos.

- Ordenación de los datos.

Desde el Menú de Proyecto - Ordenar - Ordenar por.

Existen múltiples posibilidades de ordenación que serán estudiadas a fondo en el capítulo correspondiente de este curso.

Ajustes de la programación.

Después de plasmar todos los elementos que se acaban de describir en el guión anterior (los pasos que hemos descrito), es posible que tras revisar todo, la fecha límite del proyecto no se vea cumplida. Por este u otros motivos, es posible, es frecuente tener que reconducir el proyecto: Revisar los plazos de las tareas que componen la ruta crítica, ver si es posible adelantar o marcar un tiempo de adelanto a ciertas tareas, si hay fechas que se deben cumplir de forma ineludible, es decir, establecer unas delimitaciones, si existen recursos sobre asignados, si otros recursos se pueden reasignar... Por estos u otros motivos, va a ser preciso reajustar el proyecto siempre de cara a conseguir el objetivo propuesto inicialmente en el proyecto, en el plazo y bajo el presupuesto establecidos en el plan inicial.

- Comprobar la dependencia entre tareas.

MS Project, en principio, cuando se vinculan dos tareas, el tipo de vínculo que establece es de fin a comienzo. Quizás sea preciso modificar el tipo de vínculo entre algunas tareas de cara a reducir y adelantar la fecha de fin de proyecto, es decir estructurar de nuevo los vínculos entre ciertas tareas.

Esto se realiza, estando en la vista de diagrama de Gantt y haciendo doble clic en la línea de vínculo que une las dos tareas en cuestión.

Si revisando el diagrama de Gantt observamos que dos tareas se pueden realizar simultáneamente, la dependencia entre ellas quizás nos convenga cambiarla a de tipo comienzo - comienzo (CC), mientras que si dos tareas deben finalizar en la misma fecha, la dependencia la cambiaremos a fin - fin (FF). Estos cambios repercutirán probablemente en la ruta crítica por lo que la fecha de final del proyecto se va a ver modificada favorablemente.

- Posposiciones o adelantos de tareas. Solapamientos de tareas.

Desde la propia ventana que aparece al hacer doble clic sobre la línea de vínculos también se pueden modificar los tiempos de posposición (en valores absolutos -tantos días- o bien en forma de porcentajes del tiempo total de las tareas). Un adelanto es, como ya hemos comentado una posposición negativa (-2 en valor absoluto o bien -20% en forma de porcentaje respecto de la duración de la tarea predecesora).

Mediante estos ajustes se obtiene un modelo más exacto de la forma en la que se va a realizar el trabajo.

Asignación de más recursos a las tareas.

Esta es una forma eficaz de reducir los tiempos de programación. Si se asignan más recursos a las tareas, como ya hemos comentado, el tiempo que se emplea para realizarlas se reduce (si se necesitan 2 días con un operario para realizar una tarea, quizás con 2 operarios, el tiempo se reduzca a un día).

Desde el Menú Ver - Recursos se pueden observar las asignaciones de recursos y tareas para ver las disponibilidades.

División de tareas.

Como ya hemos comentado es posible establecer "cortes" en la realización de ciertas tareas (por ejemplo es preciso dejar 1 día antes de dar una segunda mano de pintura sintética a las columnas).

Guardar el Plan.

A medida que se avanza en el proyecto es preciso almacenar el plan en un dispositivo seguro como por ejemplo el disco duro del ordenador.

Al guardar un proyecto es interesante hacerlo con lo que se ha dado en llamar la línea de base. La línea de base es como un guión con la trayectoria de todo el proyecto. Gracias a la línea de base es posible establecer comparaciones del proyecto de MS Project frente a la evolución real del mismo:

- Como marchan las tareas respecto a lo programado.
- Que trabajo han realizado los recursos.
- Si el presupuesto se atiene a lo previsto.

Para poder realizar estos seguimientos, MS Project se apoya en los conceptos de plan previsto (el plan original que inicialmente se estipuló -hasta 11 se pueden almacenar pro proyecto-), plan provisional (conjunto de fechas de comienzo y de fin que en un punto determinado del proyecto pueden ser guardadas -hasta 10 se pueden almacenar por proyecto-) y plan actual (es el real que tiene lugar en un momento dado).

Es posible guardar hasta 11 líneas de base diferentes. La información de línea de base se almacena en los campos Comienzo previsto, Fin previsto, Trabajo previsto, Duración prevista y Costo previsto.

La operación se hace desde el Menú de Herramientas - Seguimiento - Guardar línea de base.

Las líneas de base también se pueden borrar.

Para poder hacer las comparaciones, en determinados puntos o momentos del proyecto es posible guardar planes provisionales desde el mismo panel anterior.

Conclusión.

Si hasta este punto de este primer capítulo, las ideas principales han sido asimiladas, es ahora el momento de repasar los conceptos más importantes que han surgido mediante el siguiente glosario de términos, en caso contrario, recomiendo volver a estudiar de nuevo y desde el principio los conceptos que se han expuesto ya que la gestión de proyectos quizás sea algo nuevo y que, al principio cuesta bastante comprender en su terminología y conceptos, retener y asimilar.

A la vista de todo lo anterior, el programa MS Project en definitiva, nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Con MS Project nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...) es una potente herramienta que a partir del próximo capítulo vamos a desmenuzar progresivamente. Ánimo.

Versión 2007: Principales novedades y características.

Para comenzar la enumeración de diferencias fundamentales que aporta la nueva versión de MS Office Project 2007 frente a las anteriores, es preciso reseñar, que la interfaz, es decir la distribución de elementos en pantalla (botones y menús fundamentalmente), no ha cambiado ni presenta la novedosa cinta de opciones presidida por el botón MO (Microsoft Office Botom), ese botón redondo en la parte superior izquierda.
Continúan por lo tanto existiendo los menús desplegables de siempre con las mismas opciones de las versiones anteriores. De cualquier forma conozcamos las diferencias más reseñables:

1.- Anulaciones múltiples.

En versiones anteriores a 2007, solo era posible deshacer una sola acción mediante el botón de deshacer, imposibilitando en muchas ocasiones realizar simulacros del tipo “qué pasaría si modificamos en nuestro proyecto esto, y esto…” no pudiendo retroceder la situación del proyecto a una situación previa varios pasos atrás.
Por lo tanto, disponemos ahora de la posibilidad de anulaciones múltiples de cara a probar situaciones de hipótesis.

2.- Control visual de cambios.

Cuando en un proyecto es modificada, por ejemplo la duración de una tarea, todas aquellas tareas dependientes de esta debido a vínculos existentes, se verán afectadas y modificada de alguna manera su fecha de comienzo y de finalización.
Ahora, MS Project 2007 sombrea resaltando en tonos azulados, el fondo de aquellas celdas de la tabla actual que se ven afectadas por un determinado cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones que cualquier modificación incide sobre otros elementos del proyecto. Es más fácil observar las tareas afectadas por una modificación en el proyecto. Desde el menú Ver, es posible dede una nueva opción, mostrar u ocultar cambiar el resaltado.

3.- Controladores de tareas.

Tras cualquier problema surgido en el proyecto, o por necesidad de conocer los factores que afectan a la fecha de comienzo del proyecto, el nuevo MS Project dispone de los controladores de tareas que nos permitirán ampliar información del origen y causa del problema así como posibles sugerencias a modo de vía de solución propuesta por el programa. Un nuevo botón en la barra de herramientas estándar (entre el botón de notas de tarea y asignación de recursos) nos abre en el margern izquierdo de la pantalla los controladores de tareas que, dependiendo de la tarea en la que estemos situados nos presenta un resumen de tareas predecesoras, calendario al que está sujeto la tarea así como otros datos relevantes, disponiendo de este modo de una información resumida muy útil de cara a tomar decisiones rápidas.

4.- Guía de proyectos mejorada.

La Guía de proyectos es un asistente que se abre que en el lateral izquierdo de la pantalla de MS Project (desde menú Ver – Activar Guía de proyectos) a la vez que se presenta una pequeña barra de herramientas con los botones tareas, recursos, seguimiento e informes. Esta guía de proyectos nos permite seguir un itinerario secuencial de cara a la elaboración de un proyecto desde su definición inicial, tareas, recursos, seguimiento, informes… hasta su cierre final.
Ahora, esta nueva y rediseñada guía de proyectos incorpora nuevos y más detallados y minuciosos pasos para hacer mucho más fácil la definición de un proyecto y y de este modo conseguir una obtención de productividad directa desde el comienzo de nuestro trabajo con el programa.

5.- Mejor integración de información entre productos Microsoft.

Antes era posible trasladar a MS Project información existente en otros entornos de trabajo con estructura de tabla a MS Project solo con seleccionar dicha información y mediante copiar y pegar. Ahora los nuevos entornos 2007 permiten mediante opciones directas la exportación de datos a formato MS Project, con lo que se consigue una mejor y más cómoda forma de trasladar listas de tareas de MS Excel o MS Outlook a MS Project para definir planes de proyecto a partir de esa información gestada y definida en otros programas. También es posible trasladar definiciones de recursos desde Microsoft Active Directory o bien desde una libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server (de disponer de estos programas).

6.- Nuevo menú Informe.

En versiones anteriores la opción Informes se encontraba situada en el menú Ver, permitiendo elaborar informes generales, sobre actividades actuales, de costos, de asignaciones, alusivos a carga de trabajo, personalizados…
Ahora, dicha opción aparece dentro de un nuevo menú desplegable situado entre el menú Colaborar y el menú Ventana, llamado Informe.
En dicho menú disponemos, además de la opción informes con los mismos grupos de tipos de informes ya existentes en anteriores versiones (aunque dispongamos de algún modelo nuevo), de la nueva opción INFORMES VISUALES, la cual nos permite definir gráficas analíticas basadas en los datos del proyecto. Un nuevo cuadro de diálogo en forma de panel multificha nos permitirá definir plantillas de gráfica o apoyarnos en algunas ya definidas en Excel y Visio. El aspecto profesional de los resultados gráficos es ahora un valor añadido al nuevo MS Project 2007.

7.- Mejoras en copiado de imagen de pantalla.

En en nuevo menú Informe encontramos ahora la opción de Copiar imagen. Mediante esta opción podemos trasladar como imagen, el contenido de la pantalla, bien parte del proyecto entre fechas especificadas, las filas de la tabla actual visualizadas en pantalla, las filas seleccionadas de la tabla actual… Situándonos en programas destino tales como MS Excel, MS PowerPoint o bien MS Word 2007, podremos pegar (Control + V) en forma de imagen incrustada, visualizaciones de proyecto desde MS Project. Los objetivos bien pueden ser elaborar informes enriquecidos en Excel, Documentos y dossieres descriptivos en Word o presentaciones de comerciales y de producto a audiencias concretas desde PowerPoint.

8.- Color de fondo independiente.

Ahora es posible desde el panel de Menú de Formato - Fuente,  aplicar colores de fondo de forma independiente a las celdas deseadas pudiendo enfatizar de este modo elementos de las tablas de cara a un mejor control.

9.- Recursos de costo.

A los recursos de tipo material y de trabajo, se suman en esta nueva versión, los recursos de costo.
Todos los recursos definidos en un proyecto, normalmente tienen asignado un costo. Los recursos hasta ahora podrían ser de tipo trabajo (como por ejemplo un trabajador) o de tipo material (como por ejemplo unos ladrillos).
Recursos implicables en un proyecto que tienen un costo final como por ejemplo una comida o un billete de avión, serán ahora definidos como recursos de costo. Estos recursos, no dependen ni de la capacidad de trabajo, ni de la duración de la tarea. Antes se definirían como recursos de trabajo o material de costo fijo y sin tasas estándar ni horas extra).
Estos recursos de costo proporcionan más control a la hora de aplicar distintos tipos de costos a las tareas.
A diferencia de los costos fijos, los recursos de costo se crean como un tipo de recurso y posteriormente se asignan a una tarea. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos de costo no pueden tener un calendario aplicado y, por lo tanto, no afectan a la programación de la tarea. Este tipo de recursos permite trabajar en el proyecto con un mayor nivel de detalle.

10.- Asistencia On-Line para Project 2007.

Una mayor y mejorada ayuda on-line permite buscar por conceptos asistencia sobre los procedimientos de trabajo. Ejemplos, notas adicionales, consejos… Incluso formación desde la página de Microsoft.

11.- Control mejorado de calendarios.

Nuevo y mejor control de definición de calendarios. Es posible definir excepciones horarias para rangos de fechas así como indicar las semanas laborales mediante un nuevo panel multificha que aporta un botón de Detalles para especificar franjas horarias para días de la semana entre rangos de fechas, así como patrones de repetición. En suma, otra forma semejante de definir calendarios.