Guía de proyectos.

Se trata de una barra de herramientas (visualizable o no) que cuando se tiene cierto rodaje con el programa nos permite acceder rápidamente a las operaciones más habituales relativas a tareas y recursos así como las que nos posibilitan realizar un seguimiento de los proyectos. También tener acceso a los diversos tipos de informe de que dispone el programa.

El primer botón de esta barra, nos coloca en el lateral izquierdo de la vista actual del programa el panel de Guía de proyectos. Se trata de un panel, desde el que a modo de guión y a modo de asistente nos permite seguir unos pasos en secuencia, idóneos para una buena planificación de un proyecto.

  Presenta ... 

Nota: El que la barra de herramientas llamada Guía de proyectos aparezca o no, inicialmente en pantalla al ejecutar el programa MS Project, depende del estado de la casilla de verificación que se encuentra bajo la solapa Interfaz del panel accedido desde Menú de Herramientas - Opciones.

Barra de vistas.

Se activa o no desde la opción correspondiente del Menú Ver. Coloca en el lateral izquierdo de la pantalla de MS Project una tira vertical de elementos (en forma de iconos) que permiten de forma rápida cambiar el aspecto, aquí llamado vistas, del programa. Podemos pasar rápidamente a ver el calendario, la vista diagrama de Gantt, el diagrama de red, las hojas de recursos... Desde luego hay usuarios que la desactivan porque a sus posibilidades tenemos acceso desde otros menús del programa y sin embargo no "les come" sitio en pantalla.

Las vistas que podemos alternar en pantalla mediante esta barra de vistas son las siguientes:

- Calendario: Calendario temporal que muestra las tareas y sus duraciones.
- Diagrama de Gantt: Listado de tareas a la izquierda y diagrama de barras horizontales (de Gantt) a la derecha. Desde aquí se programan las listas de tareas.
- Diagrama de red: Antes llamado diagrama de Pert. Muestra las tareas y sus dependencias en forma de rectángulos relacionados. Desde esta vista se puede apreciar la ruta crítica de un proyecto.
- Gantt de seguimiento: Muestra la línea base del proyecto. Permite comparar lo programado (línea base) con la programación actual en un proyecto en modo diagrama de Gantt.
- Uso de tareas: Lista de tareas con los recursos asignados para cada tarea. Visualiza recursos frente a tareas.
- Gráfico de recursos: Vista que muestra las asignaciones y costos de los recursos del proyecto. Recursos y grupos de recursos a lo largo del tiempo en forma de gráfica.
- Hoja de recursos: Todo lo relativo a los recursos se gestiona desde esta vista.
- Uso de recursos: Vista que muestra las tareas agrupadas bajo cada recurso. Permite estudiar los costos de los recursos, así como las cargas de trabajo para los distintos recursos.
- Más vistas: Otras vistas de las que dispone MS Project.

Zona de vista.

El espacio de trabajo en MS Project se denomina vista. El programa dispone de numerosas vistas y cada una permite la entrada, edición de información, visualización y análisis de datos del proyecto. La vista predeterminada y más práctica en principio es la vista de diagrama de Gantt. Las vistas las podemos también cambiar desde el las posibilidades del menú de Ver. En este menú tenemos la opción de Más vistas... para otras vistas menos utilizadas pero que también están en el programa.

Las vistas muestran en pantalla la información en forma de tabla. En dichas tablas, la información se ubica, a modo de hoja de cálculo, en celdas, filas y columnas.

Información: Si tenemos en una hoja de Excel, una relación de tareas o recursos, por ejemplo recibida mediante e-mail, podemos desde Excel, tan sencillamente como copiando y pegando, traer datos a la tabla correspondiente de la vista actual en MS Project. Copiar y pegar de Excel a MS Project

Las tablas de las vistas se recorren visualmente en pantalla ayudados de las barras de desplazamiento.

En resumen, primero se elige una vista (por ejemplo desde la barra de vistas), en esa vista, se decide visualizar una determinada tabla (Menú de Ver - Tabla), y una vez visualizada una tabla, dependiendo de la que sea, se puede optar por visualizar unos u otros detalles o campos en ella (Menú de Formato - Detalles).

Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento horizontal son independientes para cada tabla o zona de pantalla. Por ejemplo en la vista diagrama de Gantt podemos desplazar horizontalmente la barra de desplazamiento de la tabla de las tareas (a la izquierda), mientras la gráfica de las tareas (a la derecha) permanece inmóvil.

Sin embargo, la barra de desplazamiento vertical de la derecha es común para la zona izquierda y derecha de la vista. Desplaza ambas zonas simultáneamente y de forma sincronizada.

La línea separadora entre la zona izquierda y zona derecha, la podemos arrastrar como siempre en Windows para dar más anchura a la zona que se desee (bien zona izquierda o bien zona derecha).

Barra de estado.

En la zona inferior de la pantalla aparece esta barra indicando aspectos como si se tienen bloqueadas las teclas mayúsculas, si estamos para editar en modo insertar o en modo sobrescribir... Nada especial que mencionar.

Recorrido inicial por la pantalla

Combinaciones de vistas.

Mediante la opción del Menú Ventana - Dividir, podremos dividir horizontalmente la vista actual en dos zonas: La parte superior y la zona inferior. De esta forma, mediante la barra de vistas y tras posicionarnos en una de las dos zonas (arriba o abajo) podremos visualizar, por ejemplo en la parte superior de la pantalla de nuestro proyecto la vista diagrama de Gantt mientras que en la zona inferior de la división, la hoja de recursos. Esta es una sencilla manera de mostrar más información en pantalla para un proyecto.

Para deshacer la división (para quitarla), bastará con colocarse en la vista que se desea mantener y entrar de nuevo a Menú ventana - Quitar división.

Combinaciones de vistas