Al igual que en los demás programas de la familia Office de Microsoft (Word,
Excel, Access...) es posible fijar una serie de informaciones junto al archivo
de proyecto. Un título, un nombre de autor o administrador del proyecto, una
descripción, datos estadísticos... De este modo y gracias a estas informaciones
será mas fácil localizar y buscar un archivo de proyecto en un futuro.
Para acceder al cuadro de diálogo de propiedades del proyecto debemos abrir el
Menú de Archivo - Propiedades...
Como vemos, la solapa activa inicialmente es la solapa
Resumen. En éste panel, se recomienda introducir:
Título para el proyecto: Un nombre representativo y corto.
Asunto: Frase que describe brevemente de que trata el proyecto.
Autor: Quien gestiona el proyecto desde MS Project.
Administrador: Persona encargada de administrar el proyecto "a pie de
campo". Sobre el terreno. Facilita la búsqueda de todos los proyectos con
un mismo administrador.
Organización: Nombre de la empresa para la que se hace el
proyecto.
Categoría: Podemos utilizar este cuadro para encuadrar este proyecto en
una categoría. Por ejemplo: tiendas. De este modo podremos buscar mas tarde
todos los proyectos de características similares, de esa categoría.
Palabras clave: Podemos especificar palabras que permitan buscar mas tarde los
proyectos que contengan ciertas palabras como clave. Por ejemplo las siguientes
palabras clave: tienda Calahorra telefonía, permitirían bajo estos términos
buscar un archivo de proyecto desde el Explorador de Windows mediante la opción
Buscar.
Comentarios: Texto con información interesante sobre el proyecto.
Base del hipervínculo: Es la ruta inicial que aparecerá en todos los
cuadros del programa en donde el usuario pueda introducir una ruta en disco o
bien un hipervínculo de Internet.
Guardar vista previa: Esta casilla de verificación, si es marcada,
almacena junto al archivo de proyecto una imagen con el contenido de la vista
diagrama de Gantt. De este modo, desde el panel de abrir un proyecto, al
seleccionar el tipo de vista bajo el cual se desean ver los archivos en esta
ventana como Vista previa, podamos visualizar en la mitad derecha del panel una
pequeña parte del contenido de los archivos (así sabremos mas sobre si es ese o
no el proyecto que deseamos abrir). Es una opción interesante pero hace que
"engorde" el tamaño de los archivos de proyecto.
Es ahora, después de introducir la información básica para el proyecto como
es la fecha de comienzo y las propiedades mas elementales, cuando se debe, desde
el principio, almacenar como cualquier archivo generado desde cualquier programa
de aplicación, en este caso el proyecto que se comienza. Para ello o bien desde
el botón de guardar 
o bien desde el
Menú de Archivo - Guardar realizaremos esta acción.
En este punto del curso, deberíamos dar por sentado que ya tenemos claros
ciertos conocimientos de Windows y que conocemos a la perfección los conceptos
de “unidad de disco”, “carpeta”, “archivo o fichero”, “nombre de archivo”,
“extensión”…
Muchos usuarios, llegado este punto, se preguntan al "asomarse" al menú de
Archivo: ¿Guardar o Guardar como?.
Ya se verá en otro momento la diferencia entre ambas opciones. Por ahora,
elijamos Guardar.
En este caso MS Project pedirá el nombre del proyecto, ya que "Project1" es
el propuesto por el programa inicialmente, así como la ubicación que queremos
dar al mismo. Todo esto lo decidiremos en un panel como el que sigue:
El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo,
no es preciso, como ya se ha comentado, ponerle la extensión ".MPP",
Project se la añade
automáticamente.
En el panel que se nos abre, cuyo título es Guardar como, en la parte
superior, donde aparece el letrero: Guardar en: Como respuesta a este
panel, suele aparecer de forma predeterminada por MS Project la carpeta Mis Documentos
del disco duro como destinataria de todos los documentos de proyecto. De no desear almacenar
los archivos en dicha carpeta, elegiremos la unidad de disco en la que vamos a
archivar nuestro documento: Elegimos, por ejemplo, C: (el disco duro).
Una vez seleccionado el disco duro (C:), deberemos elegir dentro de él la
carpeta (también llamadas directorios) en la cual deseamos almacenar nuestro
escrito. En el panel central grande, aparecen los nombres de las carpetas ya
existentes en nuestro disco duro, así como los otros posibles archivos que ya
pudieran existir en el disco duro y que no estén dentro de ninguna carpeta. De
querer señalar alguna de esas carpetas como lugar de destino de nuestro
proyecto bastaría con hacer doble clic en ella (en el propio dibujo de la
carpeta amarilla) para activarla (con lo que se mostraría dicha carpeta en el
panel superior de Guardar en:).
| Aviso: Si no se ve la carpeta en el panelillo superior
de guardar en… es que no ha sido seleccionada con la suficiente “contundencia”:
Insistir con dobles clic hasta ver la carpeta de ubicación en el panel de
Guardar en. |
Pudiera darse el caso, de que en el momento de guardar un trabajo en disco,
se desee crear (en ese instante) una carpeta para su ubicación. ¿Como hacerlo?
Para crear una carpeta y una vez ubicados en C:, lo que se debe hacer el
pulsar el botón que aparece en la parte superior que tiene forma de una carpeta
amarilla como con una chispa en su esquina superior derecha
(si sobrevolamos dicho botón deberá aparecer el cartel de Crear nueva carpeta).
Inmediatamente aparece el panel siguiente donde escribir el nombre de la carpeta
a crear:
Una vez indicado el nombre para la carpeta, Project nos ubica directamente en
dicha carpeta. Es ahora cuando se introduciría el nombre para el archivo en el
panel inferior de nombre de archivo y tras pulsar el botón Guardar,
observaremos que en la barra de título de MS Project el nombre del proyecto ya no es
Project1 sino el indicado en el cuadro de Nombre de archivo.
En el caso del ejemplo de la imagen se creará un archivo en la carpeta
"PROYECTOS" que se llamará "Tienda Calahorra". El título de la ventana de
MS Project una vez guardado será "Microsoft Project-Tienda Calahorra.mpp".
Guardar frente a Guardar Como...: Para guardar un archivo
de trabajo actual, cuando el archivo aún no tiene ni ubicación ni nombre
(es decir la primera vez que se va a guardar), dará lo mismo elegir la
opción Guardar (o lo que es lo mismo, pulsar sobre el botón de la
barra de herramientas  ) que la opción
Guardar como..., ya que cualquiera de las dos opciones, deberá presentar
el panel donde especificar donde se desea guardar el archivo, con que tipo
(.mpp o bien otro) y con que nombre.
Sin embargo, si el archivo actual ya ha sido guardado con anterioridad,
o bien porque ha sido abierto desde disco para trabajar, la opción
Guardar, re-Guarda el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar
donde estaba, reemplazando la anterior versión que hubiera del archivo (sea
mayor de tamaño, menor, mas antigua...). MS Project, en este caso NO
pregunta si se desea reemplazar el archivo ya existente y esto puede
entrañar cierto peligro (por descuido se puede "machacar" una versión del
archivo que nos pudiera interesar conservar).
Para el caso en que el archivo ya tenga nombre y ubicación previa, la opción
Guardar como... va a presentar el panel de Guardar como. Propondrá
como carpeta de destino, aquella en donde estaba guardado con anterioridad.
Como nombre, el que tenía. Es en este panel, donde el usuario decide si
guardarlo en otro lugar o no, y con el mismo nombre (creando de este modo
una dúplica del archivo)
o con otro nombre (este caso es para guardar el archivo como otro archivo.
Nos basamos en un archivo guardado previamente, para modificándolo, crear y
guardar como otro archivo. Guardar como... otro archivo).
En este caso, si se decide guardar con el mismo nombre y en el mismo lugar
(disco y carpeta) SÍ pide confirmación para reemplazar el archivo que
existía previamente.
En resumen, la opción que SIEMPRE presenta el panel donde decidir "las
cosas" es Guardar como... |
