Guardar un proyecto como plantilla.

Cuando se vayan a crear proyectos nuevos con una estructura similar, cuando unos proyectos vayan a tener unos calendarios similares, cuando los recursos a utilizar en unos proyectos vayan a ser parecidos, lo que deberemos hacer es trabajar con plantillas.

En definitiva, para que un proyecto realizado sea almacenado como plantilla porque pensemos que puede servir de base para la creación de otros proyectos venideros, lo que debemos hacer en el panel de Guardar como para guardar un proyecto como plantilla es lo siguiente:

En la parte inferior del cuadro de diálogo (panel Guardar como), en donde se especifica el tipo de archivo Guardar como tipo (por defecto será de tipo Proyecto *.mpp), deberemos mediante el triangulito derecho elegir Plantilla de MS Project (Plantilla *.mpt). No asustarse por ver desaparecer el resto de los archivos de proyecto. Sencillamente ahora se apunta a otra carpeta donde los proyectos no están:

Inmediatamente, el programa apunta a la ruta cuya carpeta alberga las plantillas de usuario. La ruta o carpeta de disco en donde, por defecto se almacenan los archivos de plantilla (.MPT) para un usuario definido en Windows y llamado, por ejemplo, Luis, será la siguiente:

Por lo tanto, de querer abrir para modificar, o copiar a un disco, o realizar cualquier otra operación con una plantilla de MS Project deberemos ubicarnos en esa carpeta porque es ahí donde se almacenan (si no se especifica lo contrario).
Para terminar, se asigna un nombre al archivo en el panel de Nombre de archivo y surge un último panel donde se pueden marcar una serie de casillas de verificación y así especificar que elementos del proyecto actual NO se desean guardar con la plantilla.

Al aceptar este panel con Guardar, se guarda la nueva plantilla.

Trabajo con plantillas

Cerrar un proyecto.

Con la opción Menú de Archivo - Cerrar o bien con la combinación de teclas ALT + F4, o bien desde el botón superior derecho de cerrar almacenamos un proyecto en disco y dejamos de trabajar con él. Al cerrar un proyecto, MS Project pregunta si se desea o no salvar cambios.

En el caso de indicar Sí se guardan los cambios de la sesión actual y se cierra el proyecto.

Si se indica No no se almacenan los cambios efectuados en la última sesión y se cierra el proyecto.

Si se pulsa Cancelar se anula la orden.

En el caso de que el documento aún no tenga un nombre definido por el usuario, MS Project presentará un cuadro de diálogo para confirmar cambios y si se pulsa Sí desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como.

En el caso de cerrar un documento que acaba de ser guardado por el usuario, MS Project no pedirá ningún tipo de confirmación y cerrará el archivo de proyecto.

Recordemos: Si se cierra un archivo con el botón de arriba del todo de la derecha se cierra el proyecto y el programa. Si se cierra desde el botón que está inmediatamente debajo , se cierra el proyecto pero no el programa MS Project, quedándose en pantalla otro proyecto, de tener otro abierto, o la pantalla gris de MS Project.

Seguridad al guardar.

Como medidas de seguridad, vamos a destacar las dos mas utilizadas por la gran mayoría de los usuarios de MS Project:
1.- Activar la configuración del programa para que se realicen copias de seguridad a intervalos de tiempo (por ejemplo cada 10 minutos).
2.- Poder cifrar el proyecto mediante una contraseña de modo que quien no la conozca no va a poder, o bien abrirlo o bien hacer modificaciones en él (contraseña de escritura).

Para configurar el programa, como siempre, se realizará desde Menú Herramientas - Opciones, pero para lo que se refiere a guardar lo realizaremos desde la solapa Guardar:

Desde este panel, también se puede especificar la carpeta cuya ruta aparecerá por defecto cada vez que se desee archivar un proyecto nuevo (Ubicación de archivos). Desde autoguardar configuraremos el intervalo de tiempo para que automáticamente se "salven" en disco duro los cambios realizados en el proyecto actual.

Por otro lado, si se desea poner contraseña a un proyecto para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de informaciones cuando un archivo se comparte entre varios usuarios), cuando nos encontramos en el panel de Guardar como,  hay que desplegar el menú Herramientas dentro de ese mismo panel (arriba a la derecha desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones generales y escribir la contraseña en el cuadro Contraseña. Cada vez que abramos este proyecto se nos solicitará dicha contraseña, y quien no se la sepa, no lo podrá abrir. Si podrá copiar el archivo, borrarlo, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido.
 

Al introducir tecleando la contraseña, se observa como siempre que estamos ante un panel de entrada de contraseñas que aparecen asteriscos para ocultar la clave secreta. Al aceptar mediante el botón de Aceptar, otro panel inmediato la vuelve a solicitar para que solo en el caso de introducirla "a ciegas" dos veces consecutivas por parte del usuario que la fija, se dé como buena y sea aceptada. Esta clave será solicitada al usuario cada vez que se desee abrir el archivo de proyecto.

Fijando la contraseña contra escritura, se permite abrir el archivo, verlo, incluso modificarlo, pero de hacer alguna modificación o variación en su contenido, no se permitirá guardarlo como el mismo archivo a no ser que se conozca esta contraseña en el momento de abrirlo. Se tendría que guardar con otro nombre, es decir, como otro archivo distinto.
En resumen, si no se conoce esta contraseña en el momento de abrir el archivo, no permite modificar o escribir el archivo actual. Se puede abrir y ver, pero "no tocar".
Si además, se activa la casilla de verificación de "Se recomienda guardar como de sólo lectura" aparece una recomendación en el momento de abrir el archivo que recuerda que se abre de solo lectura y que, por lo tanto, si se guarda, se deberá hacer con otro nombre distinto, es decir, como otro archivo.

Activando la casilla de "Realizar siempre una copia de seguridad", se consigue que cada vez que se guarde un archivo de proyecto por parte del usuario, se grabe en otro archivo llamado con el mismo nombre y en la misma ubicación, pero con extensión .BAK (que viene de la palabra backup o copia de respaldo o seguridad), otro archivo con la anteúltima versión de dicho archivo. El contenido último que se tiene del archivo, en el momento de guardarlo, se almacena en el archivo .MPP como ya sabemos, pero además, la anterior versión del archivo, en el caso de existir una versión anterior que estuviera guardada, se guarda como seguridad en un archivo .BAK:

De este modo, en caso de perder por accidente la versión definitiva y última de un archivo, se podría recurrir a la versión .BAK, renombrándola y cambiando la extensión de .BAK a .MPP. No tendríamos la última versión del archivo sino la anteúltima, pero de este modo no perderíamos todo. Periódicamente, sobre proyectos concluidos, conviene eliminar los archivos .BAK, ya que con esta técnica se van "casi" duplicando los archivos en disco.

Seguridad al guardar

Guardar un área de trabajo.

Para aquellos usuarios que con frecuencia trabajan en pantalla con varios proyectos, vistas ventanas y situaciones y al cerrar tienen que deshacerse de la situación de trabajo en pantalla para horas mas tarde, volver a abrir y disponer las mismas vistas y ventanas y continuar con el trabajo, existe en MS Project la opción de guardar una situación de trabajo.
Desde Menú de Archivo - Guardar área de trabajo..., se guarda un archivo en la ubicación decidida por el usuario con extensión .MPW (Microsoft Project Work area).
Al abrir en otro momento dicho archivo, se recupera en pantalla la misma situación de vistas y disposición de ventanas que se tenía cuando se guardó el área de trabajo.