7 tareas que tu plataforma de formación corporativa debería centralizar

7 tareas que RR. HH. acaba gestionando fuera de la plataforma de formación cuando se queda corta

La formación corporativa no se limita a poner un curso a disposición de los empleados.

Una plataforma de formación corporativa es una pieza fundamental para impartir formación online, pero en la gestión real de un proyecto formativo aparecen muchas otras necesidades que van más allá del propio curso. Desde la preparación de una acción hasta el análisis de sus resultados, los equipos de Formación tienen que gestionar procesos que no siempre encuentran dentro de la plataforma.

Cuando esas necesidades no están cubiertas, es habitual que parte del trabajo termine repartido entre diferentes herramientas: formularios para recoger solicitudes, correos para las comunicaciones, hojas de cálculo para algunos controles, aplicaciones externas para contenidos o sistemas separados para analizar la información.

En este artículo repasamos siete tareas que RR. HH. suele acabar gestionando fuera del LMS y qué debería ofrecer una plataforma de formación para evitar esa fragmentación.

1. Recoger preinscripciones y gestionar solicitudes antes de matricular

La gestión de la formación no empieza con la matrícula. Antes suele haber un paso previo: decidir qué formación se ofrece, comunicarla a la plantilla, conocer qué personas están interesadas y, en muchos casos, validar esas solicitudes.

Cuando la plataforma no contempla esta fase, es fácil acabar enviando el catálogo por correo, recogiendo respuestas mediante formularios y consolidando después todas las peticiones en Excel.

Un LMS orientado a empresa debería permitir publicar una oferta formativa, recoger preinscripciones y gestionar esas solicitudes antes de convertirlas en matrículas. Así, RR. HH. puede conocer la demanda real, aprobar o descartar solicitudes y organizar mejor las acciones que finalmente se pondrán en marcha.

No es exactamente detectar necesidades formativas, esa labor requiere hablar con responsables, analizar puestos y conocer los objetivos de la organización, pero sí aporta una información muy valiosa para contrastarlas: qué formación está demandando realmente la plantilla.

2. Automatizar tareas que siguen ocurriendo fuera del LMS

A partir del momento que el alumno recibe acceso al curso empiezan a ocurrir muchos procesos automatizables alrededor de la formación: comunicaciones de inicio, recordatorios durante el desarrollo, seguimiento de participantes, envío de encuestas de satisfacción, generación de diplomas o gestión de documentación asociada a acciones bonificadas.

Cuando el LMS no contempla estas tareas, el equipo de Formación acaba resolviéndolas por otras vías: correos programados manualmente, plantillas, hojas de cálculo o diferentes herramientas desconectadas entre sí.

El problema no es realizar una de estas tareas de forma puntual. El problema aparece cuando hay que hacerlo con cientos o miles de participantes, diferentes convocatorias y distintos tipos de formación. Por eso, la automatización debería formar parte de la propia gestión de la formación. No solo para enviar recordatorios cuando un alumno no avanza, sino para simplificar todos aquellos procesos que se repiten en cada acción formativa.

3. Gestionar la formación bonificada sin reconstruir los datos fuera del LMS

Este es uno de los puntos donde una plataforma de formación genérica puede generar más trabajo adicional.

La gestión de formación bonificada no termina en saber quién está matriculado y quién ha finalizado. RR. HH. necesita controlar participación, progreso, tutorización y documentación, además de disponer de información preparada para los procesos de gestión y posibles comprobaciones.

Cuando la plataforma no está pensada para ese contexto, empiezan las exportaciones y los Excel paralelos.

Si la empresa gestiona habitualmente formación bonificada, tiene sentido pedir al LMS funcionalidades específicas para FUNDAE: carga masiva de participantes, generación o tratamiento de los ficheros necesarios, encuesta de FUNDAE, expedientes completos del alumnado, control de progreso, seguimiento de la tutorización y acceso sencillo a las evidencias que puedan ser necesarias ante una inspección.

Aquí la pregunta para RR. HH. es bastante sencilla: ¿cuánta información tenemos que sacar de nuestro plataforma para poder gestionar después la bonificación? Cuanto mayor sea la respuesta, más proceso paralelo estamos manteniendo.

4. Evitar que el conocimiento interno se pierda

Una parte importante de la formación corporativa no procede de un catálogo externo. Ya existe dentro de la organización.

Puede estar en la persona que mejor conoce un determinado proceso, en un especialista que presenta una nueva herramienta, en una sesión de Producto con la red comercial o en una formación interna sobre un procedimiento.

Muchas de esas sesiones se realizan por videoconferencia y se graban. El problema es lo que ocurre después: el vídeo se pierde.

Una plataforma orientada a formación corporativa debería facilitar que una sesión en directo pueda grabarse, conservarse y posteriormente convertirse en un curso estructurado, permitiendo convertir esa grabación en material textual, incorporando materiales complementarios interactivos, actividades o evaluaciones cuando sea necesario.

Para organizaciones grandes, esto permite hacer algo especialmente importante: transformar conocimiento que depende de personas concretas en conocimiento disponible para la organización.

Puede reutilizarse en onboarding, formación de nuevos equipos, actualización de procedimientos o futuras ediciones sin obligar al experto interno a repetir continuamente la misma sesión.

5. Disponer de contenidos y crear formación propia cuando sea necesario

Para competencias transversales, muchas empresas buscan disponer de contenidos ya preparados que puedan ofrecer rápidamente a sus empleados. Contar con un catálogo formativo amplio permite reducir el tiempo dedicado a seleccionar cursos antes de poner en marcha una acción formativa. Pero no se trata únicamente de tener muchos cursos disponibles. Un catálogo corporativo debe ofrecer contenidos actualizados, prácticos, con una estructura y metodología uniforme, que garanticen una experiencia de aprendizaje homogénea. También es importante que los contenidos respondan a criterios de calidad definidos y verificables.

Pero hay otras necesidades que ningún catálogo externo puede cubrir. Procesos internos, productos propios, herramientas corporativas, protocolos, procedimientos comerciales o conocimiento técnico específico requieren crear contenidos adaptados a la realidad de la organización.

En estos casos, cuando la herramienta de autor está completamente separada del LMS, actualizar materiales puede implicar editar en un sistema, exportar, generar un paquete, subirlo a la plataforma, comprobar que funciona y repetir todo el proceso cada vez que cambia algo. Por eso, una plataforma de formación corporativa debería facilitar tanto el acceso a contenidos ya desarrollados como la creación de formación propia. La posibilidad de crear, editar, versionar y reutilizar contenidos formativos dentro del mismo entorno permite reducir tiempos de gestión y mantener los materiales actualizados con mayor facilidad.

6. Mantener la plataforma de formación corporativa conectada con el resto de herramientas de RR. HH.

En una organización grande, utilizar un LMS independiente del resto de sistemas corporativos puede convertirse en una fuente adicional de trabajo.

Los datos de empleados ya existen en otros entornos: sistemas de RR. HH., directorios corporativos, herramientas internas o plataformas de gestión. Si la plataforma de formación funciona como un sistema aislado, es necesario replicar información, actualizar usuarios manualmente o resolver procesos que podrían estar conectados.

Esto no solo afecta a la comodidad de uso. También tiene un impacto directo en la eficiencia del equipo: cada tarea que obliga a pasar información de un sistema a otro aumenta el tiempo de gestión y las posibilidades de que aparezcan errores o datos desactualizados.

Por eso, en proyectos de cierta dimensión es importante valorar capacidades como SSO, servicios web, API o mecanismos de importación e integración con otros sistemas corporativos.

Para el usuario final puede ser algo poco visible, pero para los equipos de RR. HH. marca una diferencia importante: una plataforma integrada permite que la formación forme parte del ecosistema de la organización, en lugar de añadir una herramienta más que gestionar.

7. Obtener información útil sin tener que reconstruir cada informe en Excel

Una plataforma de formación corporativa puede registrar perfectamente quién está matriculado, cuánto ha avanzado o qué nota ha obtenido. Pero cuando RR. HH. gestiona varias acciones, grupos, tutores o convocatorias a la vez, necesita dejar de mirar curso por curso y entender qué está ocurriendo en el conjunto del proyecto.

No basta con saber que una persona ha completado una formación. También interesa detectar qué acciones presentan más abandono, dónde se concentra la participación, qué grupos avanzan peor, cómo está funcionando la tutorización, qué valoración recibe cada formación o si las medidas de dinamización están teniendo efecto.

Por eso, una plataforma orientada a formación corporativa debería ofrecer informes que permitan supervisar el proyecto desde distintos niveles, desde el detalle de un alumno hasta la evolución de una acción o de un conjunto de formaciones.

Y, cuando el volumen de datos aumenta, tiene sentido ir un paso más allá del reporting tradicional. Las herramientas de Learning Analytics permiten analizar tendencias y relacionar variables como participación, evaluación, tutorías, satisfacción o abandono para detectar patrones que una tabla de finalizaciones difícilmente muestra.

La diferencia está entre tener datos sobre la formación y poder utilizarlos para gestionarla mejor. Para RR. HH., el valor del análisis aparece cuando permite identificar una desviación, entender qué está ocurriendo y tomar medidas antes de que termine el proyecto.

Plataforma de formación corporativa: gestionar todo el ciclo de la formación

Un LMS debe permitir, por supuesto, impartir formación online con vídeos, actividades, evaluaciones, tutorías y recursos interactivos. Pero para un departamento de RR. HH. eso es solo el punto de partida. La gestión real de la formación incluye todo lo que ocurre antes, durante y después del curso.

Una plataforma de formación corporativa debe ayudar a simplificar ese ciclo completo: facilitar la puesta a disposición de contenidos de calidad, automatizar tareas de gestión, permitir la creación y actualización de formación interna, integrarse con otros sistemas de la organización y ofrecer información útil para analizar el resultado de las acciones formativas. Cuando estas necesidades no están cubiertas, parte del trabajo termina desplazándose fuera de la plataforma.

eLysa se ha desarrollado precisamente con esta visión de plataforma de formación completa. Como solución SaaS, permite disponer de un entorno siempre actualizado y preparado para acompañar la evolución de las necesidades formativas de la organización.

Además del LMS, incorpora capacidades para cubrir diferentes fases del proceso formativo: un catálogo de más de 800 cursos, herramientas para la creación y gestión de contenidos, inteligencia artificial, formación en directo, evaluación, analítica, gestión del conocimiento interno y funcionalidades basadas en inteligencia artificial para ayudar en la creación y desarrollo de recursos formativos.

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