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Curso de Organización del trabajo con Outlook 2010

Pantalla inicial de Outlook

La pantalla inicial de Outlook será parecida a la siguiente:

El gesto cotidiano en un puesto de trabajo, es ejecutar Outlook como primer programa al sentarnos delante de nuestro ordenador por aquello de estar al corriente desde el primer momento fundamentalmente del correo, tareas y citas pendientes. A continuación ir a la bandeja de Entrada para ver los correos nuevos recibidos y, tras leerlos y administrarlos (borrarlos, guardarlos en carpetas, imprimirlos, contestarlos, reenviarlos a otras personas...) comenzar nuestro trabajo cotidiano.

Pues bien, MINIMIZAR el programa Outlook con el fin de que quede en la barra de tareas y junto al reloj, como un icono que representa a un programa en ejecución y en este caso "a la espera" de algún evento o situación, es una operación RECOMENDABLE para estar "pendientes" y tranquilos porque a partir de ese momento, seremos avisados de nuevos correos recibidos en tiempo "casi" real (decimos casi porque el lapso de tiempo bajo el cual Outlook comprueba los correos nuevos se puede configurar).

En Windows 7, la apariencia de la bandeja del sistema y el icono de Outlook en ella junto al reloj es la siguiente:

Al recibir un nuevo correo electrónico, nos será de este modo notificado mediante una alerta de mensaje emergente. La apariencia y ubicación del mensaje emergente la podremos modificar en Outlook según se verá más adelante.
La alerta del mensaje aparece de la forma en el lugar de la pantalla configurado desde Outlook (en este caso recibimos un correo de Luis Ángel Gil con la nueva lista de precios). De no estar presentes delante de la pantalla del ordenador en el momento de la recepción o no percatarnos de dicha alerta, un icono minimizado junto al reloj queda en forma de sobre amarillo cerrado indicando también que tenemos mensajes sin leer en la bandeja de entrada. . Conviene por lo tanto mirar "de reojo" a esa esquina inferior derecha de nuestra pantalla con cierta frecuencia... En Windows 7 la imagen es...

 

Existe en Windows, en Menú de inicio - Todos los programas un grupo llamado INICIO, dentro del cual, los accesos directos que ahí tengamos serán ejecutados al INICIO de la sesión de Windows. De este interesante modo, cada vez que iniciemos una sesión de trabajo en nuestro ordenador, tendremos garantizada la ejecución de Outlook, y si lo minimizamos quedará como ya sabemos a la espera de nuevos correos y representado mediante los iconos anteriormente explicados.
Esta táctica supone una gran tranquilidad porque tendremos siempre Outlook "abierto" desde el inicio de nuestra sesión Windows. Creemos pues, una copia del acceso directo a Outlook en el grupo Inicio (esto es opcional).

Por último, para Salir del programa lo haremos como siempre con los programas Microsoft, desde Menú de Archivo - Salir, o bien pulsando el botón superior derecho de Cerrar la aplicación .

Ejecutar el programa
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