Knowledge Administración Pública Institucional
Este material didáctico forma parte del Curso online de Financiación de Programas de la Unión Europea

La ejecución de un proyecto europeo

Una vez que la ejecución del proyecto se halla en marcha, han de tenerse presentes las cláusulas del acuerdo de consorcio y que, si está correctamente redactado, incluirá con detalle las obligaciones y derechos de cada una de las partes que integran el consorcio.

El acuerdo de consorcio

El acuerdo de consorcio ha de ser suscrito lo antes posible y, en todo caso, con carácter previo a la suscripción del acuerdo de subvención. El mismo ha de incluir todas las especificaciones generales y particulares del consorcio y del servicio que va a ser objeto del consorcio.

El acuerdo tiene un carácter privado, suscrito entre las partes, sin que la Comisión Europea tome parte en el mismo. A diferencia del “grant agreement”, que tiene una naturaleza genérica, el acuerdo de consorcio debería incluir todos los aspectos prácticos de la ejecución del proyecto.

Las cláusulas del mismo no tienen libertad absoluta de redacción, sino que habrá de encontrarse dentro de los límites que hayan sido establecidos por parte del “grant agreement”

Es muy empleado el modelo de contrato DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement) o Desarrollo de un Acuerdo de Consorcio Simplificado. Se trata de Modelo de Consorcio que ofrece un marco de referencia confiable para los consorcios de proyectos. DESCA goza de un amplio apoyo dentro de la comunidad científica.

La firma de un acuerdo de consorcio entre los socios de un proyecto de investigación es obligatoria para casi todos los proyectos Horizonte 2020. La Comisión Europea ofrece orientaciones generales para la redacción de acuerdos de consorcio, pero no respalda legalmente un modelo específico de acuerdo de consorcio. Iniciada por grupos clave de investigadores y actualizada para Horizonte 2020 en consulta con la comunidad científica, la iniciativa DESCA busca equilibrar los intereses de todas las categorías de participantes: grandes y pequeñas empresas, universidades, institutos públicos de investigación, entre otras.

DESCA es un acuerdo de consorcio modelo simple y completo, despojado de toda complejidad innecesaria tanto en el contenido como en el lenguaje. La estructura modular de DESCA, con diversas opciones y módulos alternativos y cláusulas, proporciona la máxima flexibilidad. Se ha prestado gran atención a asegurarse de que estas variantes siguen siendo coherentes con el texto básico. Se proporcionan notas de aclaración con ejemplos concretos y explicaciones detalladas sobre las diversas opciones y cláusulas a lo largo del modelo. Estas notas ayudarán a los gerentes de investigación sin formación jurídica y los primeros participantes de Horizon 2020 a tomar decisiones informadas sobre la mejor redacción para proteger sus intereses.

El Acuerdo Modelo de Consorcio DESCA fue diseñado específicamente para Horizonte 2020 respecto a sus "Acciones de Investigación e Innovación" y "Acciones de Innovación".

El DESCA Core Group está representado por ANRT, EARTO, KoWi, LERU, VTT y coordinado por Fraunhofer y la Asociación Helmholtz.

El Grupo de Consulta de DESCA, que proporciona experiencia vital para el desarrollo de DESCA, está formado por más de 160 expertos de organizaciones académicas, de investigación y tecnología y de la industria de toda Europa, así como de otros países extracomunitarios que participan en los programas marco.

Como ejemplo práctico, el modelo de acuerdo de consorcio empleado en el programa Horizon 2020, siguiendo las pautas DESCA,  que fue publicado en febrero del año 2016 tiene la siguiente estructura:

  • Definiciones
  • Propósito
  • Fechas de inicio y finalización del consorcio
  • Responsabilidades de las partes
  • Responsabilidades mutuas
  • Estructura de gestión
  • Previsiones financieras
  • Resultados
  • Derechos de acceso
  • No divulgación de la información
  • Varios aspectos

Lanzamiento del proyecto

El lanzamiento del proyecto se lleva a cabo a partir de la celebración de una reunión que recibe el nombre de kick-off meeting. La reunión se celebra en las primeras semanas tras haber comenzado a desarrollarse el proyecto. Si bien no existe una norma acerca del lugar en el que se llevará a cabo la reunión, lo habitual es que se celebre en la sede de la institución que desarrolla las funciones de coordinación del proyecto.

Es aconsejable que el kick-off meeting se vea precedido por una o más reuniones extra oficiales entre los socios del consorcio con el objetivo de resolver las discrepancias que puedan presentarse. La fecha de celebración de la reunión ha de ser elegida teniendo como objetivo que sea posible la presencia de la totalidad de los socios integrados en el consorcio.

La dirección de la reunión, su preparación y el seguimiento de los acuerdos adoptados con el objetivo de verificar su efectivo cumplimiento es una labor fundamental a desarrollar por parte del coordinador.

Desarrollo del proyecto

Durante el desarrollo del proyecto pueden aparecer una serie de incidencias entre las que cabe destacar las siguientes:

Discrepancias entre socios

Mientras se desarrollen en el interior del consorcio y no afecten al desarrollo del proyecto, su importancia es muy limitada. En el supuesto de que interfieran en los objetivos a alcanzar, la Comisión Europea podría llegar a suspender el desarrollo del proyecto

Alteraciones del proyecto

En el caso de que se produzcan modificaciones en el contenido del proyecto respecto del aprobado inicialmente, los mismos deberán ser comunicados a la Comisión Europea, la cual determinará si esos cambios contribuyen a alcanzar los objetivos inicialmente planeados, consiguen superarlos o, por el contrario, reduce las ambiciones del proyecto, supuesto en el cual puede adoptar la decisión de finalizarlo.

Modificación de los integrantes

En el caso de que uno de los socios desee retirarse del proyecto, se aconseja que desde el consorcio se busque un sustituto que reúna las características técnicas que permita desarrollar el proyecto con la misma solvencia, o superior, que la que era aportada por el socio original. Lo mismo, pero con mayor intensidad, puede afirmarse respecto de la sustitución de la figura del coordinador, dado el papel básico de gestor del proyecto que desarrolla. Debe tenerse presente que si el socio o coordinador seleccionado no es considerado como válido por parte de la Comisión Europea, puede producirse la cancelación del proyecto.  Es recomendable que el consorcio busque, de entre sus socios, otro que pueda desarrollar las labores de coordinación en el caso de que el primero no sea considerado válido por la Comisión.

 

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