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Proyecto ORVE. Oficina de Registro Virtual de Entidades

El Proyecto ORVE forma parte del conjunto de soluciones del Servicio compartido de gestión del Registro que se irá adaptando gradualmente con el fin de cumplir los requerimientos legales contemplados en el la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

ORVE es una aplicación informática en la nube que permite digitalizar y firmar electrónicamente la documentación presentada en ventanilla de registro, e intercambiar asientos registrales a través del Sistema de Interconexión de Registros (SIR).
ORVE permite digitalizar el papel que presenta el ciudadano en las oficinas de registro, y enviarlo electrónicamente al destino al instante, sea cual sea su ubicación geográfica o nivel de administración competente.

Como ya hemos comentado anteriormente, la complejidad administrativa de España hace que el ciudadano tenga la necesidad de relacionarse con distintas Administraciones Públicas en función de la competencia que tengan.

El objetivo de esta unidad es presentar y analizar el funcionamiento de la aplicación Oficina de Registro Virtual de Entidades ORVE. Se parte del objetivo, se observan los beneficios de su uso, se estudia el marco legal y técnico requerido y se revisan las funcionalidades de la aplicación: acceso a ORVE, redacción de nuevo registro, registros pendientes de envío, registros recibidos, registros enviados, búsquedas, Directorio DIR3 así como las funcionalidades de "Mi oficina en ORVE".

Se calcula que hay más de 20.000 oficinas de registro de las diversas Administraciones Públicas. Este escenario produce gran complejidad estructural y dispersión competencial en el servicio público, así como sobre costes e impacto en la calidad de vida de los ciudadanos.

No es infrecuente que el ciudadano que quiere presentar un documento hacia un organismo no municipal averigua, en muchos casos, cuál es el registro competente al que presentar su solicitud y además desplazarse físicamente para hacer la presentación documental en dicho registro.  Y viceversa, para todos aquellos casos en los que la presentación en lugares alejados puede suponer la evasión de una obligación fiscal por superar los plazos de resolución.

Oficinas de Registro y Unidades de Tramitación

 

Adicionalmente, en muchos casos los registros locales de pequeñas poblaciones tienen un escaso grado de informatización, lo que suele imposibilitar la remisión telemática a otras Administraciones, Instituciones u Organismos, en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Con el uso de ORVE, se obtienen AHORROS para la ADMINISTRACIÓN, en valija, correo y manipulación del papel y mejoras en eficiencia y reducción de cargas, lo que conlleva un mejor servicio al ciudadano: ?La Administración más cerca?.

Además de los gastos para el ciudadano expuestos anteriormente, se repercuten importantes gastos para la Administración, derivados del manejo y reenvío de documentación en papel. La documentación se ensobra y se envía a la administración competente, que puede estar a varios cientos de kilómetros lo que implica retardos importantes y costes por ineficiencia. Dado que  a veces las competencias son dispersas, se realizan reenvíos entre las diversas administraciones. 

Un envío estándar puede ascender 3.5? según tarifas oficiales de correos, y aproximadamente el 33% de los asientos registrales, en media, son reenviados entre Administraciones. 
En el siguiente enlace puede descargar una animación en formato PowerPoint en la que se presenta una oficina tradicional de registro vs una oficina digital con ORVE/SIR.

Así mismo, si el ciudadano se persona en su oficina, en muchas ocasiones no dispone de información sobre si su procedimiento se ha iniciado.

Para dar respuesta a estas necesidades de mejora y eficiencia de la Administración Pública y servicio al ciudadano, se ha desarrollado la Oficina de Registro Virtual (ORVE).