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La certificación PMP y el coste de un proyecto

Estimar los costos determina de forma aproximada los recursos económicos para realizar las actividades del proyecto, en un determinado momento.

En la estimación de costos se consideran las alternativas planteadas, determinando la solución más adecuada, alcanzando el compromiso entre costos y riesgos. Estas estimaciones pueden expresarse en unidades monetarias, en horas, en metros, etc.

Conforme el proyecto va avanzando, las estimaciones deben ser revisadas y detalladas, ya que conforme el proyecto se va desarrollando, la incertidumbre se va reduciendo y permite realizar estimaciones más precisas.

Un ejemplo de ello puede ser:

  • En la etapa inicial, la estimación de costos puede variar del -25% al 75%.
  • En etapas posteriores, puede reducirse del -5% al 10%.

La estimación de costos representa un análisis cuantitativo de los costos probables por actividad, en los que incurriremos al realizar las actividades del proyecto.

Un aspecto crítico en la estimación de los costos es la precisión de las estimaciones. Para mejorar la precisión, la estimación estará basada en una EDT y será realizada por la persona que realice el trabajo, siempre que sea posible.

Esta estimación, estará basada en los datos históricos de proyectos anteriores, lecciones aprendidas así como bases de datos comerciales y las condiciones presentes en el mercado.

 

En este proceso, se estiman los costos de las actividades, los costos de la mitigación a los riesgos, los costos de calidad, los costos generales, etc. Dentro de todos estos costos se establece la siguiente clasificación:

Costos directos e indirectos

Los costos directos: son aquellos que se asignan directamente al proyecto. Por ejemplo horas de ingeniería, alquiler de maquinaria para una actividad específica del proyecto, etc.

Los costos indirectos: son aquellos que no se pueden asignar a un único proyecto, acumulándose por tanto y serán repartidos entre los proyectos realizados. Ejemplo de costos indirectos pueden ser el alquiler de las oficinas, la factura de la luz, etc.

Costos fijos y variables

Los costos fijos: son aquellos que no varían con la cantidad de productos fabricados. Ejemplos pueden ser el alquiler del local ya que es un costo fijo, independiente del volumen fabricado.

Los costos variables: son aquellos que dependen de la cantidad producida. Cuantas más botellas de plástico se fabrican, mas materia prima de plástico necesitas.

Costos de oportunidad

Son también designado como el valor de la mejor opción no realizada, representa lo que se renuncia, cuando tomamos una decisión económica. 

Costos hundidos

Son aquellos costos en los que la organización ha incurrido en el pasado y que no pueden ser recuperados.     

Hay que saber diferenciar entre los tipos de costos
Crucigrama sobre costes

 

 

Los procesos base para la Estimación de Costos son los siguientes:

La línea base de alcance

Nos permite conocer el alcance del proyecto, los requisitos del producto, así como los criterios de aceptación y control, los supuestos y restricciones del proyecto. Dentro de la línea base de alcance se encuentra el enunciado del alcance del proyecto, la EDT y su diccionario, que permitirán conocer cada una de las actividades y el trabajo a realizar en el proyecto.

Por otra parte, señalar que la línea base puede tener, además, información referente a aspectos contractuales y legales, como por ejemplo aspectos medioambientales, de seguridad y salud en el trabajo, licencias de obra, etc.

Cronograma del proyecto

El cronograma contiene las actividades, tipo y cantidades de recursos necesarios para realizar el trabajo y el tiempo que son empleados en el proyecto estos recursos en el proyecto. Por tanto, en el proceso estimar los recursos, cada actividad está íntimamente ligada con la estimación de costos. Se tendrá en cuenta, que antes de realizar un presupuesto, se deberá haber realizado previamente un cronograma.

Plan de recursos humanos

El plan de gestión de los recursos humanos facilita la aportación del personal, los requisitos, los salarios, los incentivos, etc, necesarios para realizar la estimación de los costos de los proyectos.                  

Registro de riesgos

En la estimación de costos se consideraran los riesgos presentes en el proyecto. En esta fase del proyecto, se tienen que considerar las amenazas y oportunidades que pueden presentar un riesgo.
Las amenazas pueden llevar a incrementar los costos o tiempo del proyecto. Por ejemplo, las malas previsiones metereológicas, pueden prever que la semana siguiente no se pueda trabajar en la cimentación del edificio. Por el lado contrario, las oportunidades pueden acelerar y reducir los costos del proyecto.

Factores ambientales de la empresa

En la estimación de costos, influirá principalmente las condiciones del mercado ya que aspectos tales como la ley de la oferta y la demanda de empleados, proveedores del proyecto, el cambio de divisas, etc, contribuyen al costo total del proyecto. Además la información comercial pública constituida por bases de datos, como por ejemplo horas de mano de obra asignadas a tareas, precios hora, precio materia prima, etc, así como procedimientos de solicitud de licencias y permisos para realizar el proyecto, contribuyen en el costo total del proyecto.

Activos de los procesos de la organización

Dentro de los activos incluiremos las políticas de contratación/subcontratación de personal/maquinaria, las lecciones aprendidas y datos históricos de estimaciones anteriores y los procedimientos y plantillas.

  

El proceso de la estimación de costos puede llevarse a cabo por medio de diferentes herramientas:

Hay que diferenciar entre la estimación análoga, paramétrica y ascendente.

 

Estimación análoga

La estimación análoga utiliza aspectos de proyectos similares al actual tales como costos, presupuestos, duración de las actividades, riesgos de proyectos, etc, para estimar estos parámetros como base. Posteriormente se establecerán los parámetros necesarios para el proyecto actual.

Este método puede ser útil en aquellos proyectos que se tenga una cantidad limitada de información, generalmente en las fases iniciales del proyecto y se basa en proyectos similares. Este tipo de estimación es menos costosa económicamente y en tiempo que otras técnicas, pero también es menos exacta. 

Ventajas de la estimación análoga

Desventajas de la estimación análoga

  • Fácil de realizar.
  • Rápida.
  • Poco costosa de realizar.
  • Las actividades no tienen que ser determinadas.

 

  • Poco precisa.
  • Requerida experiencia para realizar la estimación.
  • Estimaciones realizadas con información poco detallada.
  • Requiere basarse en proyectos similares.
Estimación paramétrica

Este tipo de estimación se basa en estimaciones estadísticas presentes en datos históricos o bases de datos comerciales. Utiliza variables, como pueden ser por ejemplo el metro lineal de chapa o metro cúbico de hormigón para estimar el costo de la actividad. Implica hacer mayor esfuerzo para realizar esta estimación, pero es más precisa que la estimación análoga, siempre y cuando se tengan datos fiables para analizar. 

Ventajas de la estimación paramétrica

Desventajas de la estimación paramétrica

  • Más precisa que otros métodos.
  • Analiza datos de bases de datos comerciales.
  • Basada en variables extrapolables a casos particulares.
  • Necesario herramientas informáticas para realizarla.
  • Requerida información histórica de proyectos similares.
  • Son necesarios datos fiables.
Estimación ascendente

La estimación ascendente se basa en determinar el costo de las actividades presentes en el proyecto. Esta estimación será precisa ya que la actividad es la unidad mínima de trabajo. Posteriormente, todos estos datos de estimaciones de las actividades del proyecto, se acumulan de forma ascendente dando lugar a la estimación de costos del proyecto.

Ventajas de la estimación ascendente

Desventajas de la estimación ascendente

  • Más precisa.
  • Se realiza un análisis detallado del proyecto.
  • Se crea una base para la monitorización y control de las actividades.
  • El proyecto debe estar bien definido.
  • Proceso que requiere tiempo y recursos.
  • Proceso lento para desglosar el proyecto en parte fácilmente cuantificables.
  • El equipo puede rellenar los costos sin excesiva atención.

   Ejemplo de estimación ascendente:

   

 

 

Estimación por Tres valores

La exactitud de las estimaciones de cada actividad puede ser mejorada si se considera la incertidumbre y el riesgo asociado a cada actividad, facilitada por tres valores:

La estimación por tres valores considera la incertidumbre y riesgo en las actividades.
  • Más probable (cM): considera el escenario probable de cada actividad.
  • Optimista (cO): considera el mejor escenario posible para cada actividad.                                                                                                                                                                                                                                                
  • Pesimista (cP): considera el peor mejor escenario posible para cada actividad.

 

La duración esperada de cada actividad, cE, se puede calcular de acuerdo a las distribuciones:

  • Distribución triangular: cE=(cO+cM+cP)/3
  • Distribución beta: cE=(cO+4cM+cP)/6  (esta es la más utilizada)

Este tipo de estimación facilita el costo esperado, teniendo en cuenta la incertidumbre asociada al costo de cada actividad.

Test sobre Estimación Paramétrica

Tipos de estimaciones dependiendo del estado del proyecto

Dentro de todas las estimaciones anteriores consideradas, se tendrá en cuenta la precisión con la que se quiere obtener la estimación de costos. Señalar que las estimaciones se hacen más precisas conforme el proyecto va avanzando, ya que se van eliminando riesgos que inicialmente podían existir.

Por tanto, dependiendo del estado del proyecto, los tipos de estimaciones que se pueden realizar son los siguientes:

Orden de Magnitud: esta estimación se realiza en etapas iniciales del proyecto. La estimación puede estar situada en el ±50% del presupuesto real, dependiendo del momento en el que se haya realizado la estimación.

Estimación del presupuesto: esta estimación es realizada en la etapa de planificación, donde puede variar entre el -10% y el +25% respecto al presupuesto real.

Estimación definitiva: esta estimación se realiza en fases de ejecución del proyecto, con variaciones del ±10% del presupuesto real.


Hay que saber diferenciar entre los tipos de estimaciones y rangos de valores.
Análisis de reservas

Dentro las reservas del proyecto consideraremos:

Las reservas para contingencias
Estas reservas se destinan a los riesgos identificados y asumidos, designados con riesgos “conocidos-desconocidos” por la organización, que forma parte del presupuesto y de la línea base de costos.  Estas reservas pueden estimarse representando un porcentaje del costo total del proyecto o bien pueden calcular por métodos analíticos.
Un ejemplo de este tipo de reserva puede ser la destinada al riesgo que se presenta ya que un trabajador puede enfermar o lesionarse a lo largo del proyecto. Esto es algo conocido, ya que en la duración del proyecto es evidente que alguien enfermará, pero se desconoce y se tiene la incertidumbre de quién será y cuánto tiempo estará de baja. Para solucionar este incidente, se deberá contratar a otra persona para realizar su trabajo, por lo que este gasto, será incluido en las reservas para contingencias. 
Las reservas de gestión
Estas reservas son una parte del presupuesto destinada a cubrir imprevistos que puedan surgir en el desarrollo del proyecto llamadas variables “desconocidas-desconocidas” que puedan afectar al proyecto. Esta reserva no está incluida en la línea base de costos, pero si está incluida en el presupuesto total. La utilización de una parte de la reserva de gestión, implica que esa parte utilizada sea añadida a la línea base de costos.

Reservas de gestión

Ejemplo de este tipo de reservas pueden ser los fenómenos metereológicos, variaciones de alcance del proyecto.

Diferencias entre las reservas de gestión y de contingencias

Para entender las diferencias entre la reserva de contingencias y la reserva de gestión, se detalla el siguiente gráfico para explicar de forma más clara ambos conceptos:

  • La reserva para contingencias, está incluida en el presupuesto, el director del proyecto la puede gestionar, sin necesidad de solicitar autorización a gerencia.
  • La reserva de gestión, forma parte del presupuesto total y el director de proyecto debe solicitar aprobación para el uso de esta reserva. Además, no forma parte de la línea base de costos y no se contempla para el análisis del valor ganado.

 

Además, en la figura superior, se representa cómo los paquetes de trabajo, se pueden dividir en actividades, siendo éstas, las parte más pequeñas en la que se puede descomponer un trabajo, para determinar los costos.

Completar sobre análisis de reservas

Concepto de cuenta de control

En proyectos de mayor envergadura, aparece el concepto de cuenta de control, nombre con el que se conocen a la agrupación de varios paquetes de trabajo, estando la cuenta de control en un nivel superior al paquete de trabajo, lo que aporta una mayor facilidad y practicidad para la determinación y control de los costos en proyectos grandes.
Costo de la calidad (COQ)
Los costos de la calidad deben incluirse en la estimación de costos de cada actividad,  para conseguir que la estimación de costos del proyecto sea lo mas exacta posible.
Software de gestión de proyectos
Los softwares de gestión tales como hojas de datos, hojas de cálculo, programas informáticos de presupuestación, etc, facilitarán la estimación de costos del proyecto.
Análisis de ofertas de proveedores
La estimación de costos puede basarse en las estimaciones de los proveedores homologados para cada tipo de trabajo. El proceso de adjudicación puede ser un proceso competitivo o concurso, donde el equipo de proyecto puede ser requerido para que estime el costo de cada entregable, el costo total del proyecto y evalúe la viabilidad del proyecto tanto en costos como técnicamente.
Técnicas grupales de toma de decisiones
Las técnicas grupales permiten involucrar a los diferentes miembros del equipo para asegurar su compromiso y realizar las estimaciones lo más exactas posibles. Dentro de estas técnicas encontraremos la tormenta de ideas, la técnica Delphi, la técnica del grupo nominal, etc. En estas técnicas participarán los miembros del equipo y otras personas implicadas en el proceso lo que permitirá obtener información adicional de diferentes partes del proyecto.

 

  

Las salidas del proceso Estimar los Costos son las siguientes:

Estimación de costos de las actividades

La estimación de costos representa una medida cuantitativa de los costos posibles que pueden ser necesarios para finalizar el trabajo. En esta estimación, se representan los costos asignados a todos los recursos necesarios para realizar la actividad, tales como materiales, horas de mano de obra, maquinaria, cambio de divisas, etc.

Cualquier cambio en las estimaciones deberá ser aprobado en el control integrado de cambios y posteriormente, si son aprobados, se actualizará la documentación correspondiente.

Base de las estimaciones

La estimación de costos tiene que estar respaldada por una documentación de apoyo clara y completa de forma que se pueda consultar y entender fácilmente cómo se realizó esta estimación. Un presupuesto poco realista será siempre atribuido al director de proyectos.

La documentación que debe estar disponible para la estimación de costos puede ser:

  • Documentación referente a cómo fueron desarrolladas las estimaciones.
  • Las hipótesis y supuestos considerados.
  • Los riesgos detectados y analizados en las estimaciones.
  • Nivel de exactitud y confianza de las estimaciones realizadas.
  • Un rango de las posibles desviaciones de las estimaciones, por ejemplo un ±20%.