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Los indicadores claves de desempeño

"Dime como me mides y te diré cómo trabajo". "Lo que no se mide, no se puede mejorar".

Del acrónimo inglés Key Performance Indicators o indicadores clave de rendimiento, los también llamados indicadores clave de desempeño, son unos elementos gráficos (iconos con colores o formas iguales a los empleados en los formatos condicionales de Excel) que reflejan la cuantificación de valores (ya sean de naturaleza financiera, de producción, de un departamento de RR.HH., ámbitos de distribución...).
Se utilizan para reflejar el rendimiento de un departamento, o de una planta por ejemplo, o bien de una organización completa de modo que visualmente y de una forma rápida y clara, se pueda recoger información por parte del usuario y sacar conclusiones concretas.

Los objetivos de una empresa o de un departamento se fijan en función de unos indicadores conocidos (nuestros o de otras empresas de actividad idéntica o similar).

Los KPI's dirigen la atención del usuario para plantear preguntas, no para proporcionar respuestas. Son señales de atención.

Según la forma o colores de estos indicadores las preguntas a hacerse pueden ser del tipo:

¿En qué punto de la producción está el fallo?
¿El operario falla?
¿Falla la máquina?

¿La calidad de la materia prima no es la adecuada?...

Solo cuando en la zona inferior de cálculo de un modelo de datos disponemos de valores de resumen (de medidas), podemos generar indicadores clave de rendimiento basados en dichos valores.

Para definir esos valores como KPI disponemos de un panel en el que regularemos los umbrales de valor que definan los diferentes iconos del indicador así como el rango de valores para los que deseamos definir distintos indicadores por colores y formas.

Cuando generemos una Tabla dinámica a partir de los datos de esa tabla, podremos incluir en la zona de Valores ese KPI, presentándose en la tabla dinámica en la zona de datos, no valores numéricos sino indicadores gráficos mucho más significativos y visuales. En todo momento y desde el modelo de datos podremos editar la configuración de los KPI's para tabular los umbrales y valores de corte para los diferentes indicadores.

Otra forma de lograr el mismo objetivo es trabajar con los Formatos condicionales.

Progreso a través de un caso práctico 

NOTA: Este proceso también se deberá realizar a pie de programa a modo de aprendizaje invertido (flipped learning). Se plantea un objetivo real y con los pasos de su resolución se adquieren los conocimientos y destrezas correspondientes. Es muy importante seguirlo paso a paso, para comprenderlo bien todo.
Crear columnas de cálculo, definir KPI's, configurarlos y aplicarlos en una tabla dinámica.

Basándonos en el modelo de datos con el que estamos trabajando de las tablas relacionadas para un proceso de gestión de pedidos (base de datos Neptuno), necesitamos conocer de forma rápida por regiones de Estados Unidos las ventas totales realizadas, destacando en color verde, rojo o amarillo aquellas que se encuentren dentro o fuera de los límites de objetivos fijados para las ventas en ese país. ¿Cómo van las ventas para contactar con los distribuidores de zona? ¿debemos tomar alguna medida correctora?

Para resolver esta necesidad, la información que deberemos presentar en una tabla dinámica será por un lado el País, Región, quizás Ciudad, así como las sumas de los totales de las líneas de detalle de todos los pedidos efectuados por todos los clientes de ESE país (en este ejemplo, de Estados Unidos).

Tener definida una jerarquía de Ubicación puede ser útil para este nivel de detalle.

Las tablas a implicar en este proceso por lo tanto son la tabla de PEDIDOS (porque en ella figuran los registros correspondientes a todos los pedidos realizados y qué cliente los ha efectuado), la tabla de CLIENTES porque en ella es donde tenemos los datos de los clientes y por lo tanto su país, región y ciudad), la tabla de DETALLES DE PEDIDOS (porque en ella figuran las unidades o cantidad pedidas y de qué artículos se ha pedido) y la tabla de PRODUCTOS porque en ella tenemos los precios de venta de los artículos...

En suma, censando las tablas intervinientes, son: PEDIDOS, CLIENTES, DETALLES DE PEDIDOS, PRODUCTOS.
Esta sería la Vista Diagrama que nos presenta una visión más global de los "ingredientes" que necesitamos:

De todas estas tablas, elegimos por ejemplo la tabla Detalles de Pedidos como tabla en la que situar la información que necesitamos y que posteriormente trasladaremos a una tabla dinámica.

 

Las columnas que insertamos en la tabla son las siguientes:

- Totalpedido:

=[Cantidad]*related(Productos[PrecioUnidad])-([Cantidad]*related(Productos[PrecioUnidad])*[Descuento])

- Cliente:

 =related(Pedidos[IdCliente])   (no necesario en este planteamiento)

 - País del Pedido:

=related(Clientes[País])

- Región del Pedido:

=related(Clientes[Región])

- Ciudad del Pedido:

=related(Clientes[Ciudad])

Y la tabla de la hoja Detalles de Pedidos queda así tras resumir con la función suma el total de los pedidos en la zona de totales:

Como en nuestro ejemplo deseamos representar en forma de KPI's los totales Pedido (campo Totalpedido), seleccionamos en el Área de cálculo el campo Suma Totalpedido y pulsamos sobre el botón Crear KPI del grupo de botones Cálculos. Una vez asociado el KPI podremos desde el menú de contexto de esa celda Editar su configuración o bien Eliminarlo.

 

En nuestro caso deseamos asociar iconos de color rojo, verde o amarillo a la suma de las ventas que se encuentren dentro de ciertos intervalos de valores:

En el panel de configuración del KPI ajustamos los umbrales para cada uno de los indicadores.

El Campo base de KPI (valor) es el nombre que hemos asignado el campo de resumen para el que se quiere definir el KPI.

En el apartado Estado de KPI tenemos que definir, el valor que se establecerá como "tope máximo" para regular los intervalos de valores para los diferentes indicadores gráficos. Este valor de destino se puede definir en forma de:

  1. Porcentaje respecto al valor de OTRO campo calculado de resumen que tengamos en nuestra hoja, o bien...
  2. Valor absoluto, que tendremos que teclear.

En la escala termométrica que aparece en la zona central del cuadro de diálogo definiremos los umbrales de estado, de cambio de color para el indicador. Desde los 4 modelos de escala que aparecen debajo a su derecha podemos invertir los colores (rojo para los valores más pequeños y verde para los valores más grandes o bien al revés), y tenemos escalas de 3 intervalos o bien de 5 intervalos.
En la parte inferior podremos elegir el estilo de icono con el que se representarán los valores de este KPI (hay 10 modelos para elegir):

KPI's y Formatos condicionales pueden ir de la mano

Los estilos de los iconos gráficos aplicados en la tabla dinámica los podemos cambiar también a posteriori seleccionando cualquiera de ellos en la tabla dinámica y mediante Formato condicional...

 

En el apartado inferior izquierdo de Descripciones cambia el panel y en esta parte podemos escribir tecleando, unos valores textuales para descripción del KPI, descripción del valor, descripción del estado y descripción del destino. Esta información escrita a modo de comentarios, aportará mayor claridad al panel de configuración del KPI.

En este punto tenemos preparada la tabla para insertar una Tabla dinámica en la hoja Excel de nuestro libro, por ejemplo en una Nueva hoja de cálculo.

Al tener definido un KPI, en la lista de campos de la tabla dinámica aparecerá como elemento de la tabla correspondiente, en este caso Detalles de pedidos, el elemento de totales llamado Suma Totalpedido con un icono de un semáforo a su izquierda. Si lo desplegamos en la lista de campos, podremos agregar a la zona de VALORES de la tabla dinámica, los Valores numéricos, el valor Objetivo o bien el Estado o sea los iconos del KPI (observar la siguiente imagen):

A continuación elegiremos de la tabla de clientes el campo de Jerarquía (previamente definido desde la vista Diagrama del modelo de datos) que hemos llamado Ubicación (en este caso) como titulo de FILAS.
En el apartado Æ© VALORES incluiremos los KPI's Suma Totalpedido y Estado Suma Totalpedido.

Finalmente nos quedaría Filtrar la tabla dinámica para solamente mostrar los valores del país Estados Unidos... Esto podremos realizarlo de dos formas:

 

Finalmente el resultado buscado aparece en pantalla. Desde el tablero de segmentación seleccionamos Estados Unidos y desde el menú de contexto de cualquier etiqueta de fila elegimos desplegar todos los niveles de jerarquía hasta Ciudad:

Para modificar los umbrales del KPI desde la propia Hoja Excel con la tabla dinámica, mediante el botón KPI's de la hoja Power Pivot podemos definir uno Nuevo o bien Administrar los que se encuentran definidos en el modelo de datos.

Detrás de los KPI's hay valores

Cuando se definen los umbrales de un KPI, Excel genera unos valores de tipo ratio (1, 0, -1...) de modo que realmente lo que ocurre es que se asocian Formatos condicionales a esos juegos de valores para luego poder incorporarlos en forma de Estado de KPI en la zona de Valores de las tablas dinámicas.

 

KPI's y Formatos condicionales (mecanismo)