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Los gastos de viaje

Cuando por necesidades del trabajo y bajo orden de la empresa, un trabajador deba desplazarse fuera del lugar de residencia o de la localidad del centro de trabajo, dicho desplazamiento puede ocasionar tres tipos de gastos:

Manutención
Comidas efectuadas por el trabajador
Estancia
Alojamiento y parking.
Desplazamiento
Carburante, peajes y tickets de taxi, autobús, etc.

La doctrina laboral ha puesto de manifiesto, de forma reiterada, la obligación de las empresas de anticipar el pago de los gastos de viaje a los trabajadores. En la práctica, las empresas satisfacen los gastos de viaje según se acuerde en una de las siguientes 3 opciones:

Gastos pagados
La empresa contrata con una agencia de viajes todos los gastos (desplazamiento, hotel y comidas) o bien facilita al trabajador una tarjeta electrónica con la que éste hará frente a todos los gastos.
Recopilación de facturas y tickets
 El trabajador recopila y paga las facturas y tickets que genera el viaje y, a su vuelta, la empresa se los paga.
Negociación de indemnizaciones
El trabajador acuerda con la empresa unos importes (dietas y kilometraje) que le compensarán por los gastos incurridos.

Será en los convenios colectivos y en los contratos de trabajo donde se ponga de manifiesto cómo se deben satisfacer los gastos ocasionados por un desplazamiento.

gastos de viaje en el contrato de trabajo

Ejemplo de cláusula en contrato de trabajo relativa a la retribución de los gastos de viaje.

gastos de viaje en el convenio colectivo

Ejemplo de artículo de convenio colectivo relativo a las dietas a satisfacer a los trabajadores (conductores) del convenio de transporte de mercancías.

Cotización y retención por IRPF de los gastos de viaje

La Seguridad Social  laboral considera excluidas de cotización las siguientes cuantías entregadas a los trabajadores como compensación por los gastos de viaje. Estas mismas cuantías son consideradas rentas exentas por la AEAT Agencia Estatal de Administración Tributaria y, por lo tanto, no formarán parte de la base sujeta a retención por IRPF

Gastos de viaje excluídos de cotización (y de retención)



nómina con gastos de viaje exentos

 Ejemplo de nómina con gastos de viaje cuyos importes unitarios no superan los límites establecidos por la Seguridad Social y la AEAT para formar parte de de las bases de cotización y de retención por IRPF.

nómina con gastos de viaje no exentos

Ejemplo de nómina con gastos de viaje cuyos importes unitarios superan los límites establecidos por la Seguridad Social y la AEAT para formar parte de de las bases de cotización y de retención por IRPF.


En esta segunda nómina observamos unas bases de cotización y de retención por IRPF 39,99 € mayores que en el anterior ejemplo. Y ello es debido al pago de una dieta de 80,00 € que excede en 26,66 € el tope máximo excluido (actualmente de 53,34 euros diarios), más la media dieta de 40,00 € que excede en 13,33 € el tope máximo excluido (actualmente de 26,67 euros diarios).

 
 

Gastos de viaje