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Curso de Access 2010 Básico

La Vista Hoja de datos

La Vista Hoja de datos, es similar a una hoja de cálculo de Excel 2010, y muestra los datos ordenados en una cuadrícula formada por filas y columnas. Las columnas representan los campos de la tabla, mientras que las filas son los registros de datos almacenados en la tabla. Las tablas no son los únicos objetos que disponen esta vista. Las consultas, y formularios disponen también de la Vista Hoja de datos.

 

 

Para movernos por la hoja de datos, podemos usar el ratón o el teclado. Con el ratón, hacemos clic en cualquier celda de la hoja de datos para activarla. Con el teclado pulsamos Tab (Tabulador), o Mayús (Shift) + Tab (Tabulador), para pasar de un campo a otro. Cuando llegamos al último campo de la fila actual y pulsamos de nuevo Tab (Tabulador), pasamos al primer campo del siguiente registro. Lo mismo se aplica para la combinación Mayús (Shift) + Tab (Tabulador), pasamos al último campo del registro anterior. También podemos utilizar las teclas de movimiento (flechas) para movernos de un campo a otro.

Para añadir texto en un campo resaltado, pulsamos F2. Otra alternativa es hacer clic en el campo que queremos modificar. Para resaltar todo el contenido del campo, pulsamos F2 de nuevo. La tecla F2 sirve como conmutador entre los modos Editar, y Resaltar. Para seleccionar todo un registro completo, haremos clic sobre su selector de registro, que es la columna más a la izquierda de la fila de ese registro, es decir, la columna situada justo a la izquierda del botón de expansión (el símbolo "+"). Después podríamos cortar, copiar o eliminar todo el registro de datos.

Para añadir un nuevo registro a la tabla de la base de datos, hacemos clic en la última fila de la hoja de datos, en la que apararece la palabra (Nuevo), e introducimos los datos apropiados. También podemos agregar una nueva fila copiando otra fila existente y seleccionando, a continuación, el comando Pegar datos anexados dentro del comando Pegar, en el grupo Portapapeles, que se encuentra en la Ficha Inicio.

 

 

 

 

Podemos usar los encabezados de filas y columnas para distintas funciones de edición o para ordenar y filtrar la información. Utilizando el botón de expansión o signo "+" de la primera columna, podemos expandir la hoja de datos secundaria para ver registros relacionados con el registro seleccionado. También podemos modificar el formato con el que se visualizan los datos dentro de la hoja de datos, e imprimir o exportar esos datos.

 

 

Podemos hacer clic en ese signo (el botón de expansión "+"), para ver la hoja secundaria de datos. Una hoja secundaria de datos muestra los registros de otra tabla relacionados con la fila en cuyo botón de expansión hemos hecho clic. Las hojas secundarias de datos no aparecen por arte de magia, tenemos que definir las relaciones entre las tablas e informar a Access, que queremos usar las funciones de hojas secundarias de datos. Cuando una hoja secundaria de datos está activa, podemos efectuar en ella todas las funciones disponibles en la Vista Hoja de datos estándar, incluyendo la posibilidad de modificar su formato o filtrar sus datos.

La Vista Hoja de datos no es únicamente una forma útil de ver los datos, también proporciona un medio para decidir el aspecto que van a tener los datos. Access 2010 tiene muchas funciones que permiten ajustar el aspecto de la Vista Hoja de datos.

 



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