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Curso de Access 2010 Básico

Tipos de Datos en Access 2010

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos, éstos, los datos, pueden ser de varios tipos.

Los tipos de datos con los que trabaja Access 2010 son los que se explican a continuación.

  • Texto: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono (no lo vamos a operar).
  • Memo: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el argumento de una película. Los campos de tipo memo, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitación de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.
  • Número: En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película en una tabla de películas.
  • Fecha/Hora: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada. Se incluye un selector de fechas que facilita la introducción de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrará un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.
  • Moneda: Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... 
  • Autonumeración: Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por Access 2010 al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado, números de pedido, números de orden... El campo Id, es un campo Autonumeración.
  • Sí/No: Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No), casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
  • Objeto OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de éste tipo la foto del empleado. 
  • Hipervínculo: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso. El hipervínculo puede contener también información más detallada, como un marcador de un documento Word, un objeto en una base de datos Access o un rango de celdas en una hoja de cálculo Excel. Cuando se hace clic en un campo Hipervínculo, Access 2010 intenta cargar el archivo o documento aludido utilizando el visor apropiado.
  • Datos adjuntos: Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamaño que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamaño crezca innecesariamente. Office Access 2010 comprime de forma automática los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.
  • Calculado: Permite crear un campo que almacena el valor de un cálculo.

 

 

  • Asistente para búsquedas: El Asistente para búsquedas nos proporciona los pasos necesarios para rellenar la pestaña Búsqueda. El Asistente para búsquedas es la última entrada en la lista de tipos de datos. Para utilizar el asistente en un campo, seleccionamos Asistente para búsquedas en la columna Tipo de datos. Núnca aparece como tipo de datos establecido por un campo, aunque se utilice como ayuda para rellenar las propiedades de la pestaña Búsqueda de un campo.

Una vez elegida la opción Asistente para búsquedas, es fácil que no salga un mensaje de Aviso de seguridad de Access 2010, como el que se muestra en la imagen siguiente. Para poder continuar con el asistente, pulsaremos la opción Abrir.

 

 

Pasos del Asistente para búsquedas:

  1. Debemos especificar la forma en que deseamos que el campo de búsqueda obtenga sus valores, pudiendo elegir entre dos opciones:
    • Deseo que campo de búsqueda busque los valores en otra tabla o consulta.
    • Escribiré los valores que desee.
    De las dos opciones anteriores, la primera es la más utilizada.

 

 

  1. Se especifica la tabla o consulta de la que se proporcionan los valores para el campo de búsqueda. Elegiremos entre las opciones expuestas, la que más nos interesa.

 

 

  1. Indica, de la tabla o consulta que hemos especificado, en nuestro caso de la tabla Federados, cuáles son los campos que deseamos incluir en el campo de búsqueda. Los añadiremos del listado de la izquierda, al de la derecha, es decir, de campos disponibles a campos seleccionados.

 

 

  1. Una vez añadidos los campos, podemos especificar el orden de dichos elementos, y así ordenar los registros hasta por cuatro campos, en el orden que indiquemos, ya sea ascendente o descendente.

 

 

  1. Podemos ajustar el ancho de una columna, para así especificar el ancho en campo de búsqueda. Para modificar el ancho, arrastraremos del borde derecho de la columna que queremos ampliar o disminuir, hasta colocarlo en la posición que deseemos.

 

 

  1. Al seleccionar una fila en el campo de búsqueda, podemos guardar el valor de dicha fila, o podemos utilizar ese valor después, para eso es necesario que elijamos un campo que identifique únicamente a esa fila.

 

 

  1. Antes de guardarse, éste es el último paso que necesita el Asistente para búsquedas, en él debemos especificar la etiqueta que deseamos añadir para el campo de búsqueda. Una vez especificado, pulsaremos la opción Finalizar.

 

 

  1. Por último, para finalizar el Asistente de búsquedas, debemos guardar la tabla para poder crear las relaciones. Pulsaremos la opción Sí.

 

 

Tipos de campos en Access 2010

 



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