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Curso de Excel 2010 Avanzado

Guardar un libro

Lógicamente, la información introducida en un libro de Excel no será de utilidad por mucho tiempo si no sabemos cómo conservarlo, igual que hemos aprendido a recuperarlo cuando sea necesario. Al igual que almacenar, Excel 2010 es capaz de guardar archivos, no sólo en las unidades locales de nuestro sistema, sino que también sabe cómo acceder a un servidor Web y utilizarlo como sistema de almacenamiento.

Mientras se está trabajando en un libro, la información que se va introduciendo no está siendo almacenada en el disco duro o disquete, simplemente se mantiene en la memoria (RAM) del ordenador. Para mantener la información introducida en un libro ésta debe ser guardada ya que una característica de la memoria del ordenador es la de ser volátil, es decir, si se apaga el ordenador (por cualquier causa ajena a nosotros como un corte inesperado de luz) perderíamos toda la información introducida en nuestro trabajo.

Cada libro guardado genera por defecto un archivo de extensión .xlsx, en el que se almacena el libro con todas sus hojas de cálculo y los datos incluidos en ellas (datos, formulas,...).



Guardar un libro nuevo

Para guardar el libro que tenemos abierto, podemos proceder de varias maneras diferentes, entre ellas: hacer clic en el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, seleccionar la opción Guardar de la Vista Backstage o utilizar la combinación de teclas Cntrl + G. En cualquiera de los casos, si el documento no se había guardado previamente, aparecerá un cuadro de diálogo.

El panel izquierdo representa, mediante una serie de iconos, las carpetas usadas más habitualmente para almacenar los documentos. Podemos hacer clic sobre uno de estos iconos para seleccionar directamente la carpeta correspondiente en la que queramos almacenar el archivo.

Si no existe un archivo con ese nombre en la ubicación indicada el archivo queda almacenado. Si por el contrario existe ya un archivo con ese nombre aparecerá el siguiente mensaje.

Si se selecciona el archivo existente se reemplazará por el actual y si se selecciona No se volverá al cuadro de diálogo anterior donde se podrá renombrar el archivo actual.

En la parte superior del cuadro de diálogo existe una lista desplegable que, en principio, muestra el nombre de la carpeta seleccionada con los botones del panel izquierdo. Podemos seleccionar esa lista para seleccionar cualquier otro destino, ya sea local, en el propio equipo, de red, en un equipo conectado al nuestro en una red local, o de Internet, con un acceso mediante FTP.

Con los botones que aparecen bajo la lista anterior podemos, por ejemplo, modificar el modo de visualización o, en caso de que la carpeta donde queramos almacenar el documento aún no se haya creado, podemos crearla sin necesidad de recurrir al explorador de Windows.

Desde este cuadro de diálogo podemos también guardar documentos en un servidor Web o bien FTP, en caso de que nuestra organización cuente con ellos. En estos casos, es posible que antes debamos identificarnos adecuadamente para iniciar una sesión en el servidor.

Si se desea poner contraseña a un libro para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de datos contables, tablas de comisiones, ventas, etc...), cuando nos encontramos en el cuadro de diálogo de Guardar o de Guardar como hay que desplegar el menú Herramientas que se encuentra dentro de ese mismo cuadro (abajo a la izquierda desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones generales.

Se nos mostrará un nuevo cuadro de diálogo en el que podremos escribir la contraseña para abrir. Cada vez que abramos este libro se nos solicitará dicha contraseña, y quien la desconecta, no lo podrá abrir. Si podrá copiar el archivo, borrarlo, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido.



Guardar un libro existente

Si se abre un libro ya existente y se realizan modificaciones sobre él, al guardarlo nuevamente hay dos opciones:

Opción Guardar de la Vista Backstage
El libro se guarda con el nombre que se le asignó anteriormente, sustituyendo el contenido que había en el archivo al abrirlo por el contenido actual. No se pregunta nada al usuario.
 
Opción Guardar como de la misma vista:
Aparece el cuadro de diálogo descrito anteriormente, pudiendo guardar el libro con un nombre distinto al que ya tenía y/o en otra ubicación. De esta forma se crea un nuevo archivo a partir del ya existente.
Si se tiene duda respecto a con qué nombre se guardará un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor opción es Guardar como, ya que es la única que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar, y desde él podremos ver la situación de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc... y tomar la decisión adecuada.

Con el botón de la barra de herramientas de acceso rápido, se realiza la misma operación que con Guardar (sólo presentará panel cuando se guarda por primera vez). Su forma de disquete no significa que se vaya a guardar en la unidad A: (ya inutilizados los disquetes). Se guardará en la carpeta predeterminada del disco actual. La opción Guardar puede ejecutarse usando cualquiera de los tres métodos descritos anteriormente.



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