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Curso de Excel 2010 Avanzado

Cinta de opciones

Excel cuenta con un extenso número de opciones que difícilmente pueden mostrarse en forma de botones. Incluso el menú de opciones, que es un recurso típicamente usado por todas las aplicaciones, también se queda pequeño.

La Cinta de opciones es una de las novedades de esta versión del programa, sustituyendo a los antiguos menús del programa; mediante estas opciones se llevan a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Excel 2010.

Descripción de la cinta de opciones

La Cinta de opciones ocupa la parte superior de la ventana, componiéndose de varias fichas a las que se da paso mediante una serie de pestañas. Cada ficha contiene los comandos de una cierta categoría, agrupados en subcategorías, lo que les hace fácilmente localizables. El resultado es una distribución más racional de las funciones de una aplicación tan potente como Excel 2010, requiriéndose menos pasos, respecto a versiones precedentes, para efectuar las mismas tareas.

Cada ficha de la Cinta de opciones puede contener botones, listas desplegables y menús de opciones, entre otras herramientas. Basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener, en una ventana emergente, una indicación sobre su finalidad y el correspondiente atajo de teclado, método abreviado, si es que lo tiene asociado.

Para cambiar de una ficha a otra basta con hacer clic en las pestañas que contienen el título, en la parte superior de la Cinta de opciones. El cambio de una ficha a otra también se producirá de forma automática, según el contexto de trabajo actual en la hoja de cálculo. Esto hace que casi siempre que necesitemos una cierta herramienta, ésta se encuentre ya disponible en la parte superior de la interfaz, lo que nos ahorrará muchos pasos.

Minimizar la cinta de opciones

Aunque también existe la posibilidad de minimizar la cinta de opciones, de esta forma sólo aparecerán los nombres de cada una de las pestañas, y para ver su contenido será necesario hacer clic sobre el nombre de cada una de las fichas.

Para minimizar la cinta de opciones podemos seguir uno de estos  procedimientos:

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Mediante la opción que aparece en el menú desplegable de la barra de accesos rápidos.

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Colocándonos sobre cualquier lugar de la cinta de opciones y pulsando el botón derecho del ratón nos aparecerá un menú, en el podemos marcar o desmarca la opción correspondiente a minimizar la cinta de opciones, que aparecerá marcada o no, en función de su estado actual.

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Haciendo doble clic sobre la ficha activa desaparece la cinta de opciones permaneciendo exclusivamente el nombre de cada una de las fichas. Para que vuelva a aparecer la cinta de opciones solo tendremos que volver a hacer clic sobre la ficha activa.

Minimizar la cinta de opciones nos puede resultar útil cuando necesitamos maximizar el tamaño de la pantalla disponible, y no vamos a hacer un uso continuado de la cinta de opciones durante nuestro trabajo.
Componentes de la cinta de opciones

Dentro de la cinta de opciones podemos distinguir distintos componentes:

Fichas

Existen siete fichas clasificados por sus diferentes contenidos: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Dependiendo de la ficha en la que nos encontremos dentro de la Cinta de opciones, normalmente el icono o el título de cada herramienta nos será más que suficiente para saber cuál es su finalidad. No obstante, basta con situar el puntero del ratón sobre cualquier elemento para obtener una descripción. Fijémonos en cómo se indica, también, el atajo de teclado que habría que utilizar para llevar a cabo esa misma acción sin necesidad de recurrir al ratón.

Aparecerán nuevas fichas adicionales a las antes enumeradas en el momento en el que estas fichas sean necesarias para nuestro trabajo. Por ejemplo, aparecerá una ficha correspondiente a las Herramientas de Imagen cuando estemos trabajando con imágenes, donde se recogerán todos los comandos que necesitemos, y desaparecerá cuando pasemos a trabajar con otro elemento de nuestro documento, manteniéndose siempre las siete fichas fijas que hemos comentado.

Grupos

Dentro de cada una de las fichas existen una serie de grupos de elementos con una serie de características homogéneas que aparecen por ello agrupados en grupos y enmarcados dentro de rectángulos.

Comandos
Los comandos son cada una de las diferentes opciones de actuación dentro del programa.
Sintaxis de los menús de Excel 2010

La sintaxis de los menús de Excel 2010 es la siguiente:

Iniciador de cuadros de diálogo

Así se denomina la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha de algunos de los grupos que aparecen en la cinta de opciones, y que me va a permitir tener acceso a aquellas opciones que estaban visibles en la versión anterior de Excel y ahora permanecen ocultas en la cinta de opciones, pero abrimos de este modo a los cuadros de diálogo desde los cuales accedemos a todas estas opciones. A veces, esta flecha puede abrir paneles de tareas que se acoplan a uno de los márgenes de la hoja. En cualquier caso, colocando simplemente el puntero del ratón sobre ella, Excel 2010 nos informará de lo que ocurrirá si hacemos clic sobre la flecha.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia abajo
Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel 2010.

Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha
Estas opciones aparecen dentro de una de las anteriores, y al hacer un clic sobre esta opción se desplegará otro menú de Excel 2010.

Opciones de botón
En este caso las opciones que están disponibles en cada momento se iluminarán con un color anaranjado en el fondo, al sobrevolarlas con el puntero del ratón, para elegirlas solo tenemos que hacer clic sobre ellas con el botón izquierdo del ratón. Las opciones que estén activas en cada momento aparecerán también sobre un fondo anaranjado.

Opciones con una ventana izquierda sensible
En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado.

Menús contextuales

Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón, dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

Mini barra de herramientas

La aplicación Excel 2010 nos permite tener acceso de manera rápida a los comandos de formato del texto incluido en las celdas mediante la mini barra de herramientas. Esta barra aparece de manera atenuada cuando seleccionamos el texto al que queremos dar formato, si señalamos con el puntero del ratón esta mini barra, se activará y podremos elegir las opciones que deseemos para dar formato al texto seleccionado.

El método más rápido para acceder a las Opciones de Excel es hacer un clic con el ratón sobre ellas. En el caso de que deseemos seleccionar las distintas opciones a partir del teclado, podemos pulsar la tecla ALT, de este modo aparecerán en la ventana sobre cada uno de los comandos disponibles, una letra se corresponde con el acceso a las mismas a través del teclado.

Una vez que conocemos las teclas que corresponden a cada una de estas opciones, para acceder a ellas por el teclado debemos pulsar la tecla ALT junto con la letra que nos indica en este momento la ventana.

En el caso de los menús desplegables que aparece en algunas de estas opciones, bastará pulsar la tecla ALT junto con la letra que aparece subrayada en cada uno de los casos.
Otro método para acceder a las diferentes opciones del programa es pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.
Además cada vez que coloquemos el puntero del ratón sobre cualquiera de los elementos  de la ventana, aparecerá a los pocos segundos una ventanita explicativa de las funciones del elemento sobre el que nos encontramos


Barra de fórmulas

Justo debajo de la Cinta de opciones, o encima de la cuadrícula que representa a la hoja de cálculo, podemos ver dos apartados que se denominan Cuadro de nombres y Barra de fórmulas. No parecen ser elementos de mucha utilidad, pero la realidad es que no son simples visores informativos sino que, al contrario, pueden ser utilizados para varias tareas.

Se encuentra localizada sobre el área de la aplicación. En la figura siguiente se muestran los elementos que la componen:

El Cuadro de nombres

El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa, aquella en la que se encuentra situado el cursor. También se usa para asignar nombres a las celdas o conjuntos de celdas, así como para seleccionarlas. Por defecto, el nombre de una celda es una combinación de la letra de columna y el número de fila.

Botón

El Botón sirve para insertar o modificar fórmulas especiales llamadas funciones.

Cuadro de contenido

El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la celda activa (un valor o una fórmula).

Si la celda contiene un número, en el cuadro aparecerá dicho número. Con los textos ocurre lo mismo. Si la celda contiene una fórmula, sin embargo, en la celda aparecerá el resultado de la misma, mientras que en el Cuadro de contenido aparecerá la fórmula.

Si teniendo seleccionada una celda, iniciamos la introducción de un datos o su modificación, la Barra de fórmulas tomará un aspecto diferente. El contenido de la celda se mostrará en el Cuadro de contenido, pero a su izquierda aparecerán tres botones, y el Cuadro de nombres cambiará su valor habitual. Los dos primeros botones que han aparecido a la izquierda, son equivalentes a la pulsación de las teclas Esc y Enter, respectivamente. El primero anula las modificaciones introducidas, mientras que el segundo las introduce. El tercero, justo a la izquierda del Cuadro de contenidos, abre una ventana de ayuda para la inserción de funciones. El Cuadro de nombres sirve entonces para insertar en la fórmula funciones predefinidas de Excel.

Esta barra de fórmulas tiene dos estados posibles:

Barra de fórmulas contraída

Barra de fórmulas expandida

Conseguiremos pasar de un estado a otro de la barra de fórmulas, pulsando sobre la doble flecha ascendente que aparece en el extremo derecho de la barra.


 

La Cinta de Opciones

 

Mini barra de herramientas

 

La barra de fórmulas


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