Tu portal de
formación online
United States

Infórmate

Curso de Organización del trabajo con Outlook 2010

Definir un perfil.

Si somos el único usuario que va a utilizar el programa Outlook, y no nos preocupa tener "mezclada" aunque organizada según veremos más adelante, la información incluso de varias cuentas de correo ya sean personales o profesionales, no será preciso definir perfil de usuario alguno.

En el caso de desear tener separadas cuentas de correo o más allá, usuarios del programa Outlook, será aconsejable tener definidos perfiles de usuario para el correo.

Lo primero que debemos hacer en el caso de que estemos trabajando varias personas (varios usuarios) con Outlook o bien nosotros mismos pero con varias cuentas de correo configuradas para usos y fines diferentes (por ejemplo una para el trabajo llamada contable@miempresa.com y otra de carácter privado a nivel personal de ocio llamada luisgg@gmail.com), es crear y definir los usuarios del Outlook. ¿Desde dónde y como se definen los usuarios de correo o lo que es lo mismo los perfiles? Un perfil no se define desde el programa Outlook sino desde Windows.

1

Entraremos en Menú de inicio - Configuración - Panel de control. De entre todos los aspectos configurables de Windows, entramos al concerniente a aspectos de Correo:

De tener configurada la pantalla del Panel de Control como Vista por categorías deberemos entrar a la configuración del correo desde el grupo Cuentas de usuario - Correo. El panel al que se accede es el mismo.
2
Y desde el panel que aparece se permite actuar sobre 3 vertientes del programa:

  1. Definir Cuentas de correo electrónico (esto lo haremos desde el propio programa Outlook).
  2. Especificar tipos y ubicaciones para los Archivos de datos que utiliza Outlook.
  3. Perfiles de trabajo, nos da acceso al panel desde donde podremos agregar perfiles, ver las propiedades, duplicar o copiar, eliminar, así como establecer un determinado perfil como predeterminado con lo cual no nos solicitará el perfil deseado cada vez que abramos Outlook...

El panel de perfiles para correo es el siguiente:

3

Al crear un nuevo perfil de usuario mediante el botón Agregar:

4
Un panel aparece invitándonos a configurar para ese nuevo usuario una cuenta de correo:
5
En este momento, como en principio no deseamos configurar nuestra cuenta de correo, pulsamos sobre el botón Cancelar. Un pequeño mensaje de confirmación nos solicita confirmar esa acción:
6
De este modo se crea el nuevo perfil de usuario aunque no se configura ninguna cuenta de correo para ese perfil. Como vemos no es imprescindible.
Aspectos al configurar una cuenta de correo en Outlook
A lo largo de este apartado hemos hablado de que no se va a configurar una cuenta de correo de momento, de configurar cuentas... Pues bien, ¿qué es configurar una cuenta de correo o tener una cuenta configurada? Para aprender a configurar una cuenta de correo en Outlook estudiaremos cómo se realiza el proceso, paso a paso, en otro capítulo del curso. Pero vamos a adelantar ahora algunos conceptos al respecto ya que hemos comentado el concepto de configuración...

El programa Outlook, es el que nos va a permitir entre otras opciones, gestionar nuestros correos electrónicos.

Una cuenta de correo, por describirlo de manera sencilla, es una carpeta situada en otro ordenador que no es el nuestro y que se encuentra incluso fuera de las instalaciones de nuestra empresa en muchos casos, incluso fuera de nuestra ciudad e incluso en otro país... Lógicamente, para poder acceder a esa carpeta (o cuenta de correo) remota, necesitaremos una serie de datos de acceso tales como nombre del ordenador en donde tenemos la cuenta, nombre de la cuenta, nombre de usuario y contraseñas fundamentalmente, es decir, un ramillete de datos técnicos sin los cuales no podremos tener acceso a nuestra cuenta de correo.

Pues bien, Outlook, inicialmente es un programa, en lo relativo al correo, "tonto" bajo el punto de vista de que es incapaz de conectarse con ninguna cuenta de correo por él mismo. Lo que tendremos que hacer con ese grupo de datos técnicos que definen nuestra cuenta de correo en la mano, es introducirlos en Outlook para que este programa pueda acceder como cliente a la cuenta de correo que se encuentra en ese otro equipo informático denominado servidor.

Introducir esos datos en Outlook es el proceso denominado: configurar una cuenta de correo.

Como medida de seguridad para el acceso a la información contenida en Outlook, se recomienda definir usuarios en Windows así como establecer una contraseña para el inicio de su sesión Windows.
Se recomienda para este curso, por ejemplo crear un perfil de Outlook llamado Alumno (o alumna).

Una interesante acción de cara a comprender bien el cómo funciona Outlook y en estas primeras etapas el funcionamiento del correo, es definir dos usuarios, por ejemplo un usuario A y un usuario B. De este modo cuando entremos a Outlook como el usuario A y configuremos una cuenta de correo para ese usuario, podremos enviar correos a otra cuenta de correo -deberemos tener 2 cuentas al menos para trabajar de esta manera- a la cual accederemos entrando como el perfil de usuario B. Bajo este usuario B configuraremos otra cuenta de correo...

Así podremos estudiar envíos, recepciones, respuestas y reacciones en general del programa de una manera mucho más entendible pudiéndonos situar del lado del emisor y del lado del receptor -para la gestión de correos-.

Aplicación en situación real de trabajo: La empresa nos comunica y transmite la consigna sobre la necesidad de mantenernos permanente y constantemente comunicados mediante el correo electrónico, tanto con clientes, proveedores y personal externo como con compañeros de la propia empresa. Cualquier asunto de empresa deberá ser transmitido al compañero pertinente vía e-mail (aunque se encuentre trabajando en una mesa anexa a la nuestra). De ese modo quedará constancia en Outlook de qué hemos comunicado a quién y en qué fecha y hora. Nada de transmitir consignas de trabajo en pasillos o verbalmente...
Definir un perfil de trabajo


Si desea obtener un acceso sin restricciones a los contenidos del curso de Organización del trabajo con Outlook 2010 y disfrutar de todas las herramientas del aula virtual (Videos explicativos streaming, acceso a los foros, chat, ejercicios resueltos, la ayuda del tutor, audioconferencia, estudio de grabación, test y actividades de autoevaluación, etc...) puede inscribirse completamente gratis y comenzar a realizar de forma inmediata el curso.