Tu portal de
formación online
United States

Infórmate
Inicio » Catálogo » Curso de Organización del trabajo con Outlook 2010 » La pantalla inicial de Outlook (descripción).

Curso de Organización del trabajo con Outlook 2010

La pantalla inicial de Outlook (descripción).

Cuando ejecutamos el programa MS Outlook 2010, tras haber creado un nuevo perfil de trabajo (recordemos que no hemos configurado aún ninguna cuenta de correo), el Outlook al que entramos es un Outlook digamos "nuevo", el de ese usuario nuevo, vacío, sin utilizar... El programa Outlook además de otras vertientes de trabajo, como ya hemos comentado, fundamentalmente es un programa cliente de correo electrónico que sirve para enviar y recibir correos como acciones principales. Pero para que esas acciones se lleven a cabo de la forma correcta a través de una cuenta de correo electrónico, deberemos tener configurada dicha cuenta de correo en nuestro programa Outlook. Esa tarea de configurar la cuenta es vital para poder trabajar con el programa como administrador de correo (por ejemplo enviar un e-mail a un destinatario) y no es necesaria para poder llevar a cabo otras actividades que el programa permite (por ejemplo anotar una cita en el calendario).

Por este motivo, al entrar al programa bajo un nuevo perfil de trabajo y al igual que si acabásemos de instalar MS Outlook y fuera la primera vez que ejecutamos el programa, aparece un panel en pantalla de inicio de MS Outlook y se enlaza con un pequeño asistente de configuración del programa. En el segundo panel presentado se nos ofrece la posibilidad de configurar una cuenta de correo en ese momento o no configurarla en ese instante.

Esta primera vez elegiremos NO, porque la acción de configurar una cuenta la realizaremos en proceso aparte en otro punto de este curso:

Tras decidir no configurar una cuenta de correo en ese momento, un nuevo panel de este asistente nos pregunta mediante una casilla de verificación si deseamos continuar sin soporte para el correo electrónico...

Marcando esa casilla de verificación elegiremos NO, y accederemos a la pantalla principal de Outlook...

Nota: Una vez dentro del programa Outlook tras haber elegido el perfil de usuario bajo el cual entrar al programa, ¿Cómo podemos saber bajo qué perfil de usuario hemos entrado a Outlook?

Si por ejemplo hemos entrado bajo un perfil de usuario llamado "PRUEBAS SEGURIDAD"

Desde Menú de Archivo - Información - Configuración de la cuenta, en el panel presentado, bajo la ficha Archivos de datos, el nombre del archivo de datos que por defecto utiliza Outlook para almacenar la información del programa (estos archivos los estudiaremos en otro capítulo), tendrá el mismo nombre que el perfil de usuario bajo el cual se ha iniciado la sesión, en este caso PRUEBAS SEGURIDAD.pst, por lo tanto el usuario será PRUEBAS SEGURIDAD:

Teniendo en cuenta que se puede configurar en Outlook la bandeja en la que se sitúa el programa inicialmente cada vez que lo ejecutamos, quizás sea la bandeja de entrada en la que se sitúe. Nosotros elegiremos en el panel de navegación izquierdo la bandeja llamada Archivo de datos de Outlook. Nos encontraremos con una pantalla semejante a ésta:

Vamos a describir por partes cada uno de los elementos de que consta esta pantalla:

BARRA DE TÍTULO:

Aparece en la parte superior de la pantalla del programa y nos indica en su zona central en qué carpeta o apartado de Outlook nos encontramos. Inicialmente, al entrar en el programa la carpeta predeterminada debería ser Archivo de datos de Outlook  (en Outlook 2007 Carpetas personales) mostrándonos un resumen de Calendario, Tareas así como nuevos Mensajes de correo recibidos Hoy. También presenta un resumen de la situación actual de las tres bandejas más importantes. La situación inicial al entrar en Outlook suele ser esta y se denomina comunmente, Outlook para hoy.
A la derecha de esta barra de título aparecen los típicos botones Windows de minimizar, maximizar y cerrar Outlook.

En la parte izquierda de la barra de título nos encontramos con la barra de botones de acceso rápido (que es configurable pudiendo agregar más botones e incluso situarla debajo de la cinta de opciones -lo estudiamos más adelante-) y que en este caso solo presenta inicialmente 2 botones: Enviar y recibir y deshacer:

En el lateral izquierdo, como en todos los programas el botón de control también nos permite maximizar, restaurar, cerrar el programa. Doble clic en este botón cierra Outlook:

CINTA DE OPCIONES (antigua barra de menús):

Situada normalmente bajo la barra de título, contiene las diferentes fichas desde las cuales accederemos a las diferentes opciones de manejo del programa, ahora en forma de botones agrupados dentro de cada ficha. A la derecha de la cinta de opciones (también llamada ribbon) aparece un controlador para minimizar o plegar la cinta dejando solo a la vista los títulos de las solapas así como el botón de ayuda de Outlook  :

El panel de ayuda nos permite teclear las palabras que representan a aquello de lo que deseamos pedir ayuda a Outlook. Es una herramienta muy útil cuando deseamos recordar o aprender detalles sobre el programa ya que las ayudas presentadas son extensas y clarificadoras. Pueden servirnos para asentar definitivamente ideas.

MENÚ ARCHIVO (backstage):

Desde este Menú de Archivo encontraremos además de las opciones de Imprimir y Salir del programa, el elemento Opciones desde el cual podremos configurar el programa (en la versión 2007 este elemento se encontraba en el menú de Herramientas. El elemento Información nos permitirá Configurar cuentas de correo, Limpiar definitivamente los mensajes borrados así como definir Reglas para los mensajes (estas son opciones avanzadas del programa).

PANEL DE NAVEGACIÓN:

Nos permite acceder a los diferentes apartados o secciones del programa. Por éste orden, al Correo, Calendario, Contactos de nuestra agenda, Tareas pendientes, Notas (mediante icono pequeño en la parte inferior derecha), gestión de Carpetas, Accesos directos, Diario...
Estas cuatro últimas secciones aparecen reducidas de tamaño y reunidas en la zona inferior del panel. Es por cuestiones de espacio. De desear visualizarlas con títulos grandes, ampliaremos desde la separadora horizontal (indicada mediante las flechas en la imagen del panel) y que se encuentra separando la zona de carpetas y la zona de títulos de sección, a punta de ratón mediante arrastres verticales.
El panel de navegación lo podemos configurar desde el la ficha Vista - Grupo Diseño - Panel de navegación para que el panel de navegación aparezca Normal, Minimizado o desactivado para que no aparezca. Se puede elegir visualizar una rama de carpetas en la parte superior del panel llamada Favoritos dentro de la cual podremos colocar accesos a aquellas carpetas del programa que más utilicemos (nuestras favoritas). Desde Opciones podremos elegir el orden de los elementos de sección inferiores así como aquellos que deseamos visualizar o no:

Desde el controlador inferior derecho del panel de navegación...

... Accedemos a las opciones de mostrar más o menos secciones inferiores (botones), visualizarlos o no, y desde Opciones del panel de exploración cambiar el orden de los botones de sección subiéndolos o bajándolos en esa relación:

También desde el controlador superior derecho del panel de navegación podemos contraerlo plegándolo contra el lateral izquierdo de la pantalla del programa.
En la siguiente imagen, representamos "girada" este panel cuando lo minimizamos (para que ocupe menos aquí):

También cambiamos su apariencia y tamaño horizontal arrastrando desde su borde derecho con el ratón:

ÁREA DE TRABAJO:

Conformada por el gran área de trabajo. Donde visualizamos los calendarios, los correos electrónicos... Ésta área cambia de aspecto y contenido como es lógico, dependiendo de la situación de trabajo en la que nos encontremos con Outlook.

BARRA DE ESTADO:

Esta barra inferior nos presenta información sobre el estado de trabajo en el que nos encontremos en ese momento. En esta caso nos indica que el programa está listo para cualquier acción. en su zona derecha una barra deslizante nos permite hacer Zoom dependiendo de la pantalla en la que nos encontremos. Si nos encontramos en una bandeja de correo situados o en momento de trabajo, esta barra de estado puede mostrar nuevos elementos con los que controlar, por ejemplo la forma de ver la pantalla del programa:

La pantalla principal con la que nos encontramos al entrar en Outlook, -a no ser que se configure lo contrario- es aquella que nos sitúa en Outlook para hoy.

Muy interesante: Para poder configurar el programa Outlook, entraremos desde Menú Archivo - Opciones, en el panel del lateral izquierdo eligiendo el grupo Avanzado. Ahora podremos modificar algunas de las opciones avanzadas como por ejemplo la bandeja inicial en la que sitúa Outlook en ser abierto.
En el apartado Inicio y salida de Outlook podremos escoger una de las carpetas del programa como situación inicial al entrar en Outlook:

En nuestro caso y por ahora podemos elegir Archivo de datos de Outlook:
... Aceptar.

La pantalla de Outlook


Si desea obtener un acceso sin restricciones a los contenidos del curso de Organización del trabajo con Outlook 2010 y disfrutar de todas las herramientas del aula virtual (Videos explicativos streaming, acceso a los foros, chat, ejercicios resueltos, la ayuda del tutor, audioconferencia, estudio de grabación, test y actividades de autoevaluación, etc...) puede inscribirse completamente gratis y comenzar a realizar de forma inmediata el curso.