Compliance: qué es y cómo implantar un plan de cumplimiento

En muchas entidades, el cumplimiento normativo ha pasado de ser una cuestión secundaria a convertirse en un elemento directamente ligado a la gestión del riesgo, la reputación y la capacidad de operar con seguridad. No afecta solo al plano jurídico, también condiciona decisiones internas, relaciones con clientes y acceso a determinadas oportunidades de negocio.

Canal de denuncias obligatorio, responsabilidad penal de la persona jurídica, exigencias en licitaciones públicas, normativa en igualdad o prevención de riesgos legales.... El marco normativo que afecta a las organizaciones es cada vez más amplio y exige preparación. La cuestión, por tanto, no es si la empresa está expuesta a riesgos, sino si cuenta con criterios y responsabilidades predefinidas para prevenirlos y gestionarlos de forma adecuada.

En este artículo repasaremos qué es el compliance, a qué empresas afecta de forma más directa y por qué contar con formación especializada puede marcar la diferencia a la hora de implantar un sistema de cumplimiento eficaz.

¿Qué es el compliance en una empresa?

El compliance empresarial es el conjunto de medidas, políticas y controles que permiten a una organización:

• Cumplir con sus obligaciones legales.

• Prevenir delitos e infracciones.

• Reducir el riesgo de sanciones económicas o penales.

• Proteger a administradores y directivos.

• Acreditar sistemas de control ante clientes y administraciones públicas.

Para que el compliance aporte seguridad real a la empresa, debe traducirse en criterios y mecanismos de supervisión aplicables al día a día.

¿Qué empresas necesitan realmente compliance?

Aunque muchas empresas creen que esto solo afecta a grandes corporaciones, la realidad es muy distinta. Las empresas que deben implantar un compliance son:

1. Empresas de más de 50 trabajadores Desde la entrada en vigor de la normativa sobre protección de informantes, el canal de denuncias es obligatorio. No disponer de él puede implicar sanciones relevantes. Además, una empresa con una plantilla superior a 50 empleados está expuesta a un riesgo mayor de que se cometa un delito o alguna infracción administrativa que pueda conllevar pérdidas económicas, sanciones o, incluso, daños a la reputación.

2. Empresas que trabajan con el sector público Cada vez es más habitual que en licitaciones se exija acreditar sistemas de cumplimiento o Compliance. De hecho, en sectores como construcción, ingeniería, tecnología o farmacéutico, el compliance ya es un factor competitivo.

3. Sectores con alta carga regulatoria Industria, farmacéutico, sanitario, alimentario, transporte, energía o medio ambiente. En estos sectores el riesgo sancionador es elevado y, por ello, la prevención resulta clave. Pero también el compliance cobra especial importancia en sectores como el tecnológico, sujeto a una normativa cada vez más cambiante, o incluso en el sector promotor e inmobiliario, donde un error en el cumplimiento normativo puede suponer graves consecuencias económicas y legales para la empresa.

4. Grupos empresariales medianos Cuando existen varios responsables internos (RRHH, dirección, administración) en la empresa, la coordinación y la formación en cumplimiento resulta esencial. Asimismo, un grupo empresarial formado por distintas filiales o centros de trabajo en diferentes ubicaciones puede asumir riesgos significativos si no existe un sistema de control y supervisión adecuado.

La responsabilidad penal de la persona jurídica es un riesgo real

Desde la reforma del Código Penal, las empresas pueden responder penalmente por determinados delitos cometidos en su seno, de conformidad con los artículos 31 bis y siguientes del Código Penal.

No estamos hablando solo de multas. Hablamos de inhabilitaciones para obtener subvenciones o ayudas públicas, suspensión de actividad, pérdida de subvenciones, prohibición de contratar con el sector público y un daño reputacional difícilmente reparable.

Un sistema de compliance bien diseñado puede actuar como elemento de atenuación o incluso exención de responsabilidad. Pero para que funcione, debe estar correctamente estructurado y gestionado. Y por ello, debe cumplir una serie de requisitos normativos.

Cómo implantar un Sistema de Cumplimiento o Compliance en la empresa

Uno de los errores más habituales es pensar que el compliance consiste simplemente en contar con un modelo o con una serie de documentos preparados. Sin embargo, para que un sistema de cumplimiento sea realmente útil en la empresa, hace falta mucho más. Entre otros aspectos, exige:

• Identificación real de riesgos.

• Adaptación al sector y a la actividad concreta de la empresa.

• Definición de controles y responsabilidades internas.

• Formación de las personas implicadas.

• Supervisión y revisión continua.

• Integración en la cultura empresarial.

• Implantación de un canal ético o canal interno de información.

Además, para que el sistema funcione de verdad, es imprescindible que exista un compromiso real del órgano de administración, que el modelo no se quede en lo documental, que las medidas puedan aplicarse en la práctica diaria y que la organización tenga claros sus riesgos y cómo prevenirlos.

Por eso, implantar compliance no consiste en contratar un manual genérico, sino en entender qué necesita realmente la empresa y cómo trasladar el cumplimiento normativo a su funcionamiento diario.

Un curso de compliance para implantar el cumplimiento con más criterio

En muchas empresas, es un desafío saber como implementar estos cambios normativos y no solo conocerlos. Este fue uno de los motivos por los que desarrollé el curso de Compliance en la empresa: estrategias para el cumplimiento normativo. Ya que contar con un sistema de compliance bien diseñado marca la diferencia entre simplemente reaccionar ante los problemas o anticiparse y gestionarlos de manera proactiva. 

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El profesional será capaz de identificar los riesgos legales de la organización y evaluarlos adecuadamente, implantando un programa de compliance que vaya más allá de lo meramente documental. Además, sabrá diseñar y aplicar políticas y procedimientos internos efectivos, así como crear e implementar un canal ético funcional que facilite la comunicación de posibles irregularidades. También adquirirá las competencias necesarias para supervisar y auditar los procesos de forma continua, gestionar incidentes y aplicar las medidas disciplinarias correspondientes, y fomentar una cultura ética de cumplimiento en toda la organización.

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