25 de Febrero de 2026
Errores más comunes en la gestión de la Formación Bonificada
Autoría: Samuel Pérez Castillo
Especialista en formación bonificada para empresas, marketing digital y comercialización internacional.
Tiempo de lectura: minutos
La formación bonificada permite a las empresas mejorar las competencias de sus personas trabajadoras utilizando el crédito formativo disponible. Sin embargo, gestionar estas bonificaciones no es sencillo: existen requisitos legales, plazos y abundante documentación que deben cumplirse para evitar devoluciones o no conformidades.
Cuando la gestión depende de procesos manuales, comunicaciones dispersas y revisiones de última hora, el riesgo administrativo aumenta considerablemente.
A continuación se analizan los errores más habituales que se cometen al planificar, impartir y justificar la formación bonificada y se ofrecen recomendaciones prácticas para evitarlos y aprovechar al máximo el crédito disponible.
1) Documentación y comunicación: errores habituales
Una gestión rigurosa de la documentación y la comunicación es esencial para que una acción formativa resulte bonificable. Pequeños descuidos en los formularios o en las notificaciones suelen convertirse en incidencias durante las inspecciones.
Cambios no comunicados
Modificar fechas, horarios, formadores o ubicaciones sin comunicarlo a la aplicación de FUNDAE puede originar incidencias o incluso anular la bonificación si un inspector visita el registro y no coincide con lo declarado.
Acceso del inspector y trazabilidad en tiempo real
Un error frecuente es no prever el acceso de los órganos de control durante la impartición, especialmente en aula virtual o teleformación. La plataforma debe permitir la conexión del inspector y la visualización de participantes, tiempos de conexión y evidencias de aprovechamiento.
No facilitar accesos válidos o registros completos puede derivar en incidencias o en la anulación de la bonificación. Por ello, es fundamental que los expedientes de los alumnos incluyan el seguimiento de tutorías, actividades obligatorias y progreso en los contenidos.
Errores en las comunicaciones oficiales
Comunicar el inicio de la formación con menos de dos días de antelación, incluir datos erróneos (duración, fechas, modalidad, participantes) o no informar de cambios durante la impartición son fallos recurrentes.
Todas estas incidencias son evitables revisando la documentación con antelación y verificando que la comunicación a FUNDAE se realiza dentro de plazo y con datos actualizados.
2) Imputación de costes y facturación: cuidar los números
Otro foco importante de problemas se encuentra en la forma de calcular y justificar los costes de la formación. La normativa diferencia entre costes directos, indirectos y de organización, y exige que cada uno se justifique con documentos apropiados.
Costes mal clasificados o sin justificar
Imputar gastos no relacionados directamente con la acción formativa, mezclar conceptos de organización y de gestión administrativa o no contar con facturas y nóminas que respalden los costes es motivo habitual de devolución.
Facturas con datos incorrectos o incompletos
Uno de los errores más habituales es reflejar en la factura el mes concreto y el importe exacto que se va a bonificar. Sin embargo, hasta que la formación no ha finalizado y se han comprobado posibles incidencias (bajas, falta de aprovechamiento, errores en la comunicación), no puede determinarse con certeza qué cuantía será finalmente bonificable.
Por otro lado, la factura debe recoger de forma detallada la información de la acción formativa: denominación del curso, fechas de impartición, número de participantes y número de horas. También es recomendable diferenciar correctamente los distintos tipos de costes (directos, de organización e indirectos), así como desglosar, cuando proceda, dietas y gastos de desplazamiento.
Informe de la aplicación y guía de pasos
Tras finalizar el curso, el aplicativo de FUNDAE genera un informe con la bonificación prevista, la cofinanciación y los colectivos prioritarios. Es recomendable enviar este informe a la empresa y explicarle los pasos para evitar errores en la aplicación de la bonificación
Una comunicación clara y una guía con los trámites posteriores (seguros sociales, asientos contables, archivo documental) facilitan la correcta aplicación del crédito y evitan regularizaciones posteriores.
3) Planificación y ejecución de la formación: anticipar y organizar
Muchas incidencias se originan antes de comenzar la formación. No conocer en profundidad los requisitos de FUNDAE ni alinear los cursos con las necesidades reales de la empresa conduce a planificaciones deficientes.
Falta de planificación y formaciones improvisadas
Surgen necesidades de última hora que se intentan bonificar sin un sistema adecuado. Gestionarlas sin protocolo genera caos documental y pone en riesgo la ayuda.
Es recomendable diseñar un procedimiento interno que contemple imprevistos y permita comunicar y documentar correctamente las nuevas sesiones sin alterar el resto de la planificación.
Entornos y medios inadecuados
En formación presencial, impartir el curso en aulas distintas a las comunicadas, no disponer de hojas de control en el aula o no entregar los cuestionarios y diplomas a tiempo son infracciones recurrentes.
En formación online y aula virtual, se exige un registro fiable de conexiones, con nombre del participante, hora de entrada y salida y trazabilidad de los progresos. Utilizar plataformas que no registran estos datos o no facilitar accesos al inspector dificulta la acreditación de la formación.
La planificación también afecta a los participantes: todos los datos de los alumnos deben constar desde antes del inicio y, si participa la representación legal de las personas trabajadoras (RLPT), hay que informar con la antelación que marca la ley.
4) Digitalización y evaluación: herramientas y métricas
A pesar de que la digitalización ofrece soluciones para simplificar la gestión de la formación, muchas organizaciones siguen apoyándose en procesos manuales. Recoger firmas en papel, introducir datos manualmente y guardar la documentación en archivadores físicos aumenta el riesgo de errores y consume tiempo.
Dependencia de procesos manuales
Rellenar a mano listados de asistencia o cuestionarios y firmarlos al final del curso genera inconsistencias. Automatizar la generación de documentos, las listas de asistencia y los diplomas mediante plataformas especializadas evita errores y asegura que cumplen con los requisitos de FUNDAE.
No aprovechar herramientas digitales
Algunas empresas siguen gestionando la bonificación con hojas de cálculo o programas generales de firma electrónica que no están adaptados a los requisitos específicos de la formación bonificada.
Adoptar herramientas diseñadas específicamente para este ámbito permite integrar matriculación, seguimiento del alumnado, documentación y comunicaciones oficiales en un mismo entorno, reduciendo el margen de error.
Aspectos clave que deben revisarse en la gestión de la bonificación
Para reducir el riesgo de incidencias, es recomendable verificar periódicamente algunos puntos críticos del proceso:
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Que las comunicaciones de inicio, modificaciones y finalización se realizan dentro de los plazos establecidos por FUNDAE.
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Que toda la documentación justificativa (facturas, justificantes bancarios, cuestionarios, diplomas y comunicaciones oficiales) se conserva de forma ordenada y accesible.
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Que los costes están correctamente clasificados y detallados conforme a la normativa.
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Que la empresa dispone de instrucciones claras para aplicar la bonificación en los seguros sociales.
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Que el entorno formativo garantiza la trazabilidad de la impartición y el registro fiable de conexiones y aprovechamiento.
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Que existe un procedimiento estructurado de gestión, más allá de procesos manuales o revisiones improvisadas.
Revisar estos aspectos antes de que surja una inspección permite detectar debilidades y corregirlas con margen suficiente.
Si deseas profundizar más en los requisitos normativos, los errores más frecuentes detectados en inspecciones y las buenas prácticas para evitarlos, puedes descargar nuestra guía completa sobre formación bonificada, donde desarrollamos cada fase del proceso con mayor detalle y ejemplos prácticos.
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Un entorno específico para gestionar la formación bonificada
Muchos de los errores descritos no se producen por desconocimiento de la normativa, sino por falta de estructura en la gestión.
Contar con un entorno especializado permite centralizar la matriculación, el seguimiento en tiempo real del avance de los participantes, la documentación generada en FUNDAE y el historial de facturación, evitando que la información quede dispersa.
En este sentido, soluciones como el Corporate Center están diseñadas específicamente para facilitar la gestión de la formación bonificada, simplificando cada fase del proceso. Desde la matriculación y las comunicaciones de inicio y fin, hasta el seguimiento del aprovechamiento mínimo exigido y la generación de expedientes preparados para inspección, todo está estructurado para cumplir los requisitos normativos con mayor agilidad.
La empresa puede decidir si gestiona directamente las comunicaciones con FUNDAE o si prefiere delegarlas en nuestras manos, manteniendo en ambos casos el control, la trazabilidad y el acceso a toda la documentación en un único entorno.
