Las 9 preguntas clave de la Delegación Eficaz de Tareas

Autoría: José Carlos Torres Martín

Dos mujeres practicando la delegación de tareas en la oficina

Mediante la delegación de tareas un superior jerárquico asigna la realización de una tarea a un empleado, marcando una serie de objetivos y estableciendo una serie de instrucciones, plazos, criterios de actuación y controles, pero a la vez, dejándole un cierto grado de libertad para tomar sus propias decisiones y organizar su trabajo.

Para comprender mejor los elementos que intervienen en la delegación de tareas y hacerlo adecuadamente, existen una serie de preguntas que debemos plantearnos.

¿Quieres saber cómo delegar tareas de forma eficaz? Sigue leyendo.

¿Qué es la delegación de tareas? 

La delegación es un proceso mediante el cual el delegante encarga al delegado la realización de determinadas tareas o actividades.

La principal misión de un directivo, jefe o mando intermedio es obtener una serie de resultados mediante la gestión eficaz y eficiente de los recursos (económicos, materiales, humanos…) que tiene a su cargo. 

Uno de los recursos más escasos es el tiempo. En la delegación, el jefe encomienda a un empleado a su cargo (recurso humano) una serie de funciones o tareas que venía realizando hasta ese momento, con la finalidad de realizar una gestión más eficaz y eficiente de su propio tiempo y de los recursos humanos de los que dispone.

¿Quién delega? 

La delegación de tareas es realizada por el superior jerárquico: directivo, jefe, mando intermedio o cualquier profesional que tenga empleados a su cargo.

El delegante es la persona que encarga a un empleado a su cargo la realización de determinadas funciones o tareas.

Generalmente, el delegante es un jefe o mando intermedio que tiene a su cargo un área de responsabilidad, con autoridad para tomar decisiones sobre una serie de recursos económicos, materiales y humanos.

¿A quién se delega? 

Las tareas se delegan a uno o varios miembros del equipo que el superior tiene a su cargo.

El delegante cede al delegado una parte de su autoridad para:

  • Realizar determinadas funciones y/o tareas.
  • Gestionar determinados  recursos económicos, materiales y humanos, si es necesario.

¿Qué tareas se delegan? 

Se delegan determinadas actividades o tareas que no es necesario que realice el superior jerárquico.

El delegante delega la autoridad para realizar determinadas funciones y tareas, pero no la responsabilidad final de los resultados. Es decir, el delegante asume la responsabilidad del resultado ante sus propios superiores, sin poderse excusar alegando que delegó las tarea a un subordinado suyo.

¿Por qué se delegan las tareas? 

Delegar tareas permite al jefe tener más tiempo para centrarse en las actividades realmente importantes para su posición, supone una motivación para el empleado y contribuye a que éste último se desarrolle profesionalmente.

Beneficios de delegar tareas

La delegación aporta múltiples beneficios para todas las partes implicadas:

Beneficios para el jefe (delegante)

  • Ayuda a disponer de más tiempo para realizar funciones propias de su puesto
  • Permite obtener mejores resultados.
  • Ayuda a reducir el estrés.

Beneficios para el empleado (delegado)

  • Permite ganar experiencia.
  • Ayuda a evitar la monotonía.
  • Aumenta la motivación al asumir nuevos retos.

Beneficios para la Organización 

  •  Permite utilizar de forma más eficiente los recursos humanos disponibles.
  • Aumenta la flexibilidad operativa.
  • Ayuda a resolver de forma más rápida los problemas.

¿Cómo delegar tareas de forma eficaz? 

Para delegar tareas eficazmente debemos abordar un proceso que consta de las siguientes fases: 

  • Decidir las tareas a delegar.
  • Seleccionar al empleado más apropiado.
  • Comunicar todos los aspectos de la delegación al empleado asignado.
  • Proporcionar los recursos y el apoyo necesario.
  • Realizar un seguimiento de la marcha de las tareas.
  • Evaluar si se han conseguido los objetivos previstos.

La importancia de la comunicación en la delegación de tareas

La comunicación es fundamental en todas las fases del proceso de delegación. Dicha comunicación puede formalizarse en una serie de entrevistas:

  • Entrevista inicial: en la que se tratan y concretan los objetivos, las tareas a realizar, los recursos necesarios, los indicadores de control.
  • Entrevista de seguimiento: en la que se revisa el cumplimiento de los objetivos intermedios, el cumplimiento de los plazos, las dificultades y problemas que han podido surgir. 
  • Entrevista final: en la que se evalúa el nivel de cumplimiento de los resultados previstos y el nivel de calidad de la ejecución de las tareas.

¿Qué materiales debemos otorgar al delegar las tareas? 

A la hora de delegar las tareas, debemos proporcionar al empleado delegado la información y los recursos económicos, materiales, humanos y temporales necesarios para realizar correctamente la tarea. 

En todo caso, para que el empleado pueda realizar las tareas delegadas de forma óptima, ha de disponer de los suficientes:

  • Conocimientos.
  • Habilidades.
  • Actitudes.
  • Tiempo disponible.

¿Cuánto se delega?

El nivel de autoridad y autonomía que se otorga al delegado depende de las circunstancias y de su grado de madurez profesional.

Es importante que el delegante:

  • Conceda la autonomía necesaria, evitando interferir constantemente.
  • Muestre confianza en las capacidades del delegado.
  • Tolere los posibles errores.
  • Mantenga una comunicación fluida: anime y se interese por las dificultades y problemas que surjan.

¿Cuándo se delega? 

Es conveniente delegar cuando se dan circunstancias como las siguientes: cuando el jefe carece de tiempo suficiente para realizar las tareas importantes propias de su posición, cuando es necesario o conveniente desarrollar profesionalmente al empleado para que en el futuro sea capaz de asumir determinadas responsabilidades, etc.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que hay determinadas tareas que no conviene delegar. Por ejemplo:

  • Actividades específicas de dirección, como la definición de objetivos y planes estratégicos.
  • Asuntos especialmente importantes.
  • Resolución de situaciones de crisis o emergencia.
  • Tareas que implican el manejo de datos confidenciales.

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Publicado originalmente el 15 de junio de 2016, actualizado el 01 de septiembre de 2022.

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