Las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro un elemento clave para reducir la brecha digital en las administraciones públicas

Autor: Borja González

La transformación digital de la Administración es ineludible. Las leyes 39/2015 y 40/2015 asientan el hecho del medio electrónico como habitual en el funcionamiento de la misma. La tramitación electrónica ya ha dejado de ser una forma especial de gestión de los procedimientos, y debe constituir la actuación habitual de las administraciones, siempre con la vocación de lograr un mejor y más eficaz servicio a los ciudadanos.

El cambio que ahora se avecina, el de la implantación de un modelo de administración electrónica va a suponer un antes y un después en la concepción moderna de nuestras instituciones públicas. En unos años ya no se entenderá la prestación de servicios públicos desde un soporte papel y desde una perspectiva basada en la presencia física.  

Es en este tránsito hacia la modernidad administrativa real donde las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (en adelante OAMR) jugarán un papel más importante, ya que de ellas dependerá que la brecha digital que aun hoy existe y que, por lógica generacional y territorial muy probablemente persista, pueda reducirse hasta tal punto en que sea totalmente asumible por nuestras administraciones.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas ha generado un cambio que supone verdaderamente el impulso definitivo de esa transformación digital que todos esperábamos. La conceptualización del registro general electrónico y las nuevas OAMR van a ser dos de los elementos clave para que dicha transformación se produzca con totales garantías.

Esta Ley determina la obligación de todas las administraciones públicas de contar con un registro electrónico general. Estos registros estarán asistidos, a su vez, por la actual red de oficinas de registros, que pasarán a denominarse oficinas de asistencia en materia de registros, permitiendo a los interesados no obligados a comunicarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, que en el caso en que así lo deseen, presentar sus solicitudes en papel, las cuales se convertirán a formato electrónico a través de la digitalización de sus documentos en las OAMR. Las AAPP deberán mantener permanentemente actualizado en su sede electrónica un directorio geográfico que permita identificar la OAMR más próxima a su domicilio.

 

Las oficinas de asistencia en materia de registro desarrollarán al menos las siguientes funciones:

  1. Identificación de los interesados en el procedimiento (art. 9).  Los funcionarios de las OAMR deberán verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo. Además, los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las administraciones públicas (por ejemplo, a través del sistema de identificación Cl@ve).
  2. Asistencia en el uso de medios electrónicos (art 12)
  3. Registro, digitalización y expedición de copias auténticas (arts. 16 y 27) Los documentos presentados de manera presencial (en papel) ante las AAPP  deberán ser digitalizados por la OAMR, devolviéndose los originales al interesado (salvo excepciones previstas por normativa). Además, las AAPP están obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de documentos que presenten los interesados y que se vayan a incorporar a un expediente administrativo.
  4. Gestionar otorgamiento de apoderamientos electrónicos (art 6) Los empleados de las OAMR deberán dar de alta los apoderamientos en el Registro electrónico de Apoderamientos de su organización.
  5. Notificaciones por comparecencia espontánea (art. 41) Las OAMR podrán practicar notificaciones cuando el interesado o su representante comparezcan de forma espontánea en las mismas y soliciten la comunicación o notificación personal en ese preciso momento.
  6. Ayuda en la iniciación (art. 66) Las OAMR estarán obligadas a facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Todas las administraciones han de contar con una red de oficinas de asistencia en materia de registro, una pieza clave en la transformación digital. El personal de estas oficinas de asistencia debe aprender como se realizan estas nuevas funciones, por lo que una  formación en esta materia resulta imprescindible para poder dar el mejor servicio al ciudadano.

 

Borja González es experto en proyectos de tecnologías de la información y administración electrónica. Coordinador de administración electrónica en una administración pública.

Posee formación de Ingeniero en Informática por la Universidad de Deusto y Máster en Dirección Pública y Liderazgo internacional por la Universidad de Vigo.
Es Vicedecano del  Colegio Profesional de Ingenieros en Informática de Cantabria (CPIIC).

 

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