Píldoras formativas: qué son y cómo aplicarlas en la empresa

Una persona necesita consultar cómo se realiza un trámite poco habitual. Otra acaba de incorporarse al equipo y tiene que aprender a utilizar una herramienta. En ambos casos, disponer de una explicación concreta y fácil de localizar puede resultar más útil que buscar la respuesta dentro de un curso extenso o entre varios documentos.

Las píldoras formativas permiten organizar el aprendizaje en torno a esas necesidades puntuales. En este artículo explicamos qué son las píldoras formativas, qué formatos pueden adoptar y en qué situaciones resultan útiles. También veremos cómo diseñarlas a partir de una necesidad concreta y cómo organizarlas para que los equipos puedan consultarlas cuando las necesiten.

¿Qué es una píldora formativa?

Una píldora formativa es un contenido de aprendizaje breve y centrado en un objetivo específico. Puede explicar un concepto, mostrar cómo realizar una tarea o plantear una situación en la que la persona deba tomar una decisión.

Su rasgo principal es el enfoque. Por ejemplo, «aprender a usar el CRM» abarca demasiadas tareas para una sola píldora. «Registrar una nueva oportunidad comercial en el CRM» delimita un objetivo que puede explicarse, practicarse y consultarse después.

Las píldoras formativas pueden formar parte de una estrategia de microlearning, complementar un curso más amplio o utilizarse de forma independiente para resolver una necesidad concreta de aprendizaje.

¿Qué formato puede tener?

Una píldora formativa puede incluir texto, imágenes, vídeo, audio, actividades interactivas o preguntas de evaluación. La elección depende de lo que se quiera enseñar.

Si el objetivo es mostrar los pasos de una herramienta, unas capturas comentadas o una demostración en vídeo pueden facilitar la comprensión. Para practicar cómo responder ante una incidencia, puede funcionar mejor un caso en el que la persona elija entre varias actuaciones y reciba información sobre su decisión.

La brevedad, por sí sola, no convierte cualquier recurso en una píldora útil. Una grabación corta que reúne demasiadas ideas puede ser difícil de consultar. En cambio, un contenido que responde a una pregunta concreta permite encontrar antes la información y aplicarla con menos dudas.

Ejemplos de píldoras formativas en una empresa

Las posibilidades cambian según el sector y las tareas de cada equipo. Estos son algunos ejemplos:

• Recursos Humanos: cómo solicitar una ausencia en la aplicación interna.
• Atención al cliente: qué hacer cuando una persona comunica una incidencia que requiere derivación.
• Equipo comercial: cómo registrar una oportunidad y qué información es obligatoria.
• Producción: cómo comprobar un punto específico antes de poner en marcha un equipo.
• Nuevas incorporaciones: dónde encontrar y cómo utilizar los documentos habituales del departamento.

También pueden emplearse para reforzar una formación previa. Tras una sesión sobre protección de datos, por ejemplo, una píldora con un caso práctico puede ayudar a reconocer qué información se debe comprobar antes de compartir un archivo.

Cómo crear una píldora formativa paso a paso

1. Identificar la necesidad. Conviene partir de una duda recurrente, un error frecuente o un cambio concreto en la forma de trabajar. Esto ayuda a evitar contenidos que parecen interesantes, pero que nadie necesita consultar.

2. Definir qué debe poder hacer la persona. El objetivo debe describir una acción observable: completar un registro, elegir el procedimiento adecuado o identificar un dato antes de continuar.

3. Seleccionar lo imprescindible. La píldora debe ofrecer el contexto suficiente para entender la tarea, una explicación clara y, cuando aporte valor, un ejemplo o una actividad. Si aparecen varios objetivos independientes, probablemente sea mejor crear varias píldoras.

4. Pensar en su consulta posterior. Un título específico, un lenguaje próximo al que utiliza el equipo y una clasificación adecuada ayudan a encontrar el contenido cuando surge la necesidad.

5. Revisar su vigencia. Si explica una herramienta o un procedimiento interno, debe haber una persona responsable de actualizarla cuando cambien las instrucciones.

Pensemos de nuevo en la incorporación de un CRM. En lugar de publicar una única explicación sobre todas sus funciones, la empresa podría preparar píldoras separadas para crear un contacto, registrar una oportunidad y cerrar una actividad. Cada persona accedería directamente al paso que necesita resolver.

¿Cuándo conviene utilizar píldoras formativas?

Son especialmente útiles para instrucciones concretas, actualizaciones, repaso de conocimientos y consultas durante el trabajo. También facilitan que el conocimiento de una persona experta quede disponible para otros miembros del equipo.

Cuando el objetivo exige desarrollar una competencia amplia, practicar durante un periodo prolongado o comprender varios conceptos relacionados, puede hacer falta una formación más extensa. En esos casos, las píldoras pueden servir para preparar la formación, reforzarla después o ayudar a aplicar determinados pasos.

Cómo compartirlas y mantenerlas organizadas

Crear buenos contenidos es solo una parte del trabajo: las personas también necesitan saber dónde encontrarlos. Una opción es agrupar las píldoras por procesos, departamentos o temáticas, y revisar periódicamente cuáles siguen vigentes.

Para este uso, eLysa Quick permite crear píldoras de formación interna y distribuirlas mediante canales de formación. Los contenidos pueden clasificarse, incorporarse de forma progresiva y retirarse cuando quedan obsoletos. Así, el conocimiento generado en la empresa permanece organizado y disponible para los equipos que lo necesitan.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debe durar una píldora formativa?

No existe una duración válida para todos los casos. Debe ser lo bastante breve para abordar un objetivo concreto y lo bastante completa para que la persona entienda qué tiene que hacer. Si necesita explicar varias tareas diferentes, conviene dividir el contenido.

¿Una píldora formativa tiene que ser un vídeo?

No. Puede presentarse en distintos formatos o combinar varios recursos. Lo importante es elegir el que mejor explique el contenido y permita utilizarlo con facilidad.

¿Qué diferencia hay entre una píldora formativa y el microlearning?

El microlearning es un enfoque de aprendizaje basado en contenidos breves y específicos. La píldora formativa es una unidad de contenido que puede utilizarse dentro de ese enfoque.

¿Las píldoras formativas pueden sustituir a un curso?

Depende del objetivo. Pueden resolver por sí solas una necesidad muy concreta, como aprender un procedimiento sencillo. Para objetivos más amplios, resultan útiles como complemento o material de consulta durante la aplicación de lo aprendido.