¿Qué documentación conservar para una posible inspección de FUNDAE?
Cuando una empresa realiza formación bonificada a través de FUNDAE, es obligatorio conservar determinada documentación que permita justificar correctamente la formación realizada. Esta documentación puede ser requerida en cualquier momento durante los cuatro años posteriores a la bonificación, en el caso de que la empresa sea objeto de una inspección o comprobación administrativa.
No disponer de alguno de estos documentos puede generar incidencias en el proceso de verificación e incluso la devolución de las cantidades bonificadas, por lo que resulta fundamental tener bien organizada toda la información relacionada con la acción formativa.
En este artículo analizamos qué documentación hace falta conservar en la formación bonificada, cómo se organiza según su tipología y qué elementos suelen revisarse con más frecuencia en una inspección de FUNDAE.
Documentación referente a la identificación y carga de la formación
Se trata de la comunicación de inicio y finalización del grupo formativo.
Estas comunicaciones proporcionan los detalles de la acción formativa, el número de participantes, modalidad de impartición, fechas en la que se desarrolla, costes de bonificación y otro tipo de detalles que sirven como fotografía global de la formación.
Estas comunicaciones son un paso clave a la hora de bonificar, y su conservación es imprescindible.
Si la empresa cuenta con Representación Legal de los Trabajadores, es decir, una representación de los delegados de personal o comités de empresa que protegen los derechos e intereses laborales de la plantilla, también se debe conservar el informe firmado en el que se le informa del desarrollo de la formación.
Documentación relativa a la gestión del alumno y del curso
Dependiendo el tipo de modalidad en el que se realice la formación, encontramos distintos documentos.
Si la formación es presencial, debemos guardar el control de asistencia, con la firma del alumno y del formador. Este control de asistencia debe existir por cada día que se imparte el curso.
Si la formación se realiza en modalidad teleformación, la documentación necesaria es más amplia. Necesitamos guardar los registros de actividad y los tiempos de conexión del alumno, además de la interacción que haya tenido el participante y el docente a modo de tutoría, así como las evaluaciones superadas.
Además de esa documentación, debemos conservar tanto los cuestionarios de evaluación de calidad de los alumnos sobre la formación (lo que llamamos habitualmente la encuesta de FUNDAE) y el diploma o certificado generado por la empresa y que reciben los alumnos.
Documentación sobre los formadores y el contenido
Debemos guardar también información que tenga que ver con el curso como tal. Esto se refiere a los datos de los tutores y formadores (Currículum vitae y titulación acreditativa) y la guía didáctica del curso (con objetivos y temario).
Documentación de los costes y justificación económica
La bonificación de la formación depende también de los costes y la justificación económica. En este sentido, lo que debemos guardar son las facturas detalladas de los costes. Hay que poner especial atención en saber si además de la formación también hay que controlar los costes referentes a la empresa organizadora o aquellos costes salariales, si los hubiera. También se recomienda conservar los justificantes bancarios de esos pagos.
En el caso que se realizara la gestión de la formación por parte de una entidad organizadora, se debe conservar el contrato de encomienda de la organización (se trata del documento que regula la relación entre las dos empresas en el marco de la formación).
La conservación de toda esta documentación es clave para tener la tranquilidad de poder hacer frente a una posible inspección de FUNDAE.
En ADR Formación llevamos más de 25 años impartiendo y gestionando formación bonificada. Durante este tiempo hemos comprobado que muchas empresas necesitan un entorno que les permita organizar la formación, gestionar los trámites y conservar toda la documentación necesaria para cumplir con los requisitos de FUNDAE.
Por eso, hemos desarrollado un entorno online pensado para centralizar todo el proceso formativo y facilitar su gestión. A través del Corporate Center, las empresas pueden realizar los trámites durante la matriculación y el desarrollo de la formación, además de disponer de un repositorio donde se almacena toda la documentación generada, facilitando el control y la preparación ante posibles inspecciones de FUNDAE.
FAQS
¿Qué documentación pide FUNDAE en una inspección?
FUNDAE puede solicitar comunicaciones de inicio y fin del curso, registros de participación del alumnado, evaluaciones realizadas, documentación del formador y justificantes económicos de la formación.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de formación bonificada?
La documentación de la formación bonificada debe conservarse al menos 4 años, ya que durante ese periodo puede realizarse una inspección o comprobación por parte de FUNDAE.
¿Qué revisan normalmente en una inspección de formación bonificada?
En una inspección se suele comprobar que la formación se ha impartido realmente, que los alumnos han participado y que los costes bonificados están correctamente justificados.
¿Qué ocurre si falta documentación en una inspección de FUNDAE?
Si la empresa no puede justificar la formación con la documentación requerida, puede verse obligada a devolver total o parcialmente la bonificación aplicada.