Simplificación administrativa: la ventanilla única
Ventanilla única
La ventanilla única es una técnica de simplificación administrativa orientada a que la ciudadanía y las empresas puedan relacionarse con la Administración a través de un único punto de acceso, evitando desplazamientos entre diferentes organismos y la duplicación de trámites.
El artículo 53.1.d) de la Ley 39/2015 reconoce el derecho de las personas interesadas a no presentar documentos ya en poder de la Administración, lo que se conecta directamente con la idea de ventanilla única.
En el marco normativo estatal, este principio está vinculado a la Ley 20/2013, de garantía de la unidad de mercado, que establece la obligación de facilitar un acceso unificado a los trámites relacionados con actividades económicas.
La ventanilla única puede adoptar distintas formas:
Como el sistema de ventanilla única para servicios en el mercado interior o las ventanillas ambientales en algunos procedimientos autonómicos y locales.
Concentran distintos servicios administrativos en un mismo lugar, pensados sobre todo para la atención a la ciudadanía menos familiarizada con medios electrónicos.
La implantación de la ventanilla única contribuye a:
- Reducir la dispersión de procedimientos entre diferentes organismos.
- Agilizar la tramitación al centralizar información y documentación.
- Mejorar la experiencia del usuario, que encuentra en un solo punto todo lo que necesita para cumplir con sus obligaciones administrativas.
La ventanilla única se configura como un instrumento clave de simplificación, que materializa el principio de "solo una vez" en el acceso a trámites administrativos.
Interoperabilidad
La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas y servicios de las Administraciones Públicas para compartir datos y operar de forma conjunta, evitando que la ciudadanía y las empresas tengan que aportar repetidamente la misma información ante distintos organismos.
Este principio está recogido en la Ley 39/2015, concretamente en su artículo 28, que establece que las personas interesadas no están obligadas a presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración o que puedan ser recabados electrónicamente.
El Real Decreto 203/2021 desarrolla este mandato, regulando aspectos como:
- El intercambio automatizado de datos y documentos entre registros administrativos.
- La obligación de que las Administraciones utilicen sistemas compatibles que garanticen la integridad y autenticidad de la información.
- El impulso a herramientas como la carpeta ciudadana, que centraliza la información de cada persona usuaria y la pone a disposición en un único espacio digital.
La interoperabilidad constituye un pilar fundamental de la simplificación administrativa, porque:
- Evita duplicidades y reduce tiempos de gestión.
- Refuerza la seguridad jurídica, al garantizar que los datos se transmiten con plena validez entre Administraciones.
- Libera a la ciudadanía de cargas innecesarias, cumpliendo el principio de "solo una vez".
En la práctica, este enfoque supone pasar de una Administración fragmentada a una Administración en red, capaz de ofrecer servicios integrados y coherentes.