Comenzando un Plan de Comunicación en el centro educativo
El Plan de Comunicación en el centro educativo es un instrumento estratégico imprescindible que posibilita una comunicación eficaz y estructurada tanto a nivel interno como externo.
Su propósito es garantizar el flujo de información dentro de la organización y hacia la sociedad, fortaleciendo la cohesión de la comunidad educativa y optimizando la calidad de los mensajes que emite la institución.
Históricamente, los centros educativos han contado con instrumentos y objetos de comunicación (notas, boletines, tablones, redes sociales, etcétera), pero la carencia de una estrategia articulada suele provocar insatisfacción en los colectivos implicados. La comunicación —tanto interna como externa— suele ser uno de los puntos más criticados, por lo que estructurar un plan específico es clave para responder a las crecientes demandas sociales y fortalecer la participación, transparencia y sentido de pertenencia en la comunidad educativa.
La información/comunicación en el centro escolar es una necesidad de relevancia:
- El centro escolar tiene necesidad de comunicar, de dar y recibir información.
- La sociedad necesita y demanda la comunicación por parte del centro.
Plan de Comunicación:¿De qué se trata?
El "Plan de Comunicación" de un centro escolar abarca la planificación, gestión y evaluación de todos los canales, herramientas y procesos comunicativos empleados para informar, coordinar y construir identidad institucional.
Plan de comunicación de un Centro Educativo- Formación INTEF
Pero, al igual que ocurre en otras organizaciones, la comunicación siempre parece que es escasa o que no satisface todas las necesidades y demandas de la comunidad educativa. La comunicación [interna y externa] es siempre uno de los elementos más criticados en cualquier tipo de organización.
Un asunto cada vez más relevante, pues una buena comunicación, que nos permita construir e integrar a nuestra comunidad educativa, parece una de las claves para la mejora del sistema educativo y de la educación en general.
Entre las herramientas y canales comunicativos pueden distinguirse:
- Plataformas de comunicación digital [correo institucional, aplicaciones educativas, redes sociales cerradas o abiertas].
- Reuniones periódicas [claustros, tutorías, encuentros con familias].
- Boletines informativos internos y externos.
- Tablones de anuncios físicos y virtuales.
La implementación de un "Plan de Comunicación" efectivo aporta coherencia, transparencia y sentido compartido a la vida diaria del centro escolar, permitiendo que cada colectivo conozca, participe y valore la actividad institucional.
Tipos de Comunicación a nivel organizacional
El nivel organizacional del "Plan de Comunicación" define a aquellas personas que son integrantes de un centro escolar, es este caso los/as integrantes de la comunidad educativa, y que practican distintas actividades dentro de ella. Las interacciones entre éstos van a ser determinadas por las reglas que provienen de dicho Plan.
La comunicación organizacional está compuesta por la información que se da en el interior de una organización [comunicación interna] y del mensaje que el centro escolar proyecta hacia el exterior.
Consiste en estructurar y mejorar la calidad de los mensajes que se proyectan dentro de una institución, así como el mensaje dirigido al público externo; todo esto con el afán de cumplir el objetivo institucional.
Un Plan de Comunicación deberá contemplar y definir claramente los dos grandes ámbitos donde la comunicación adquiere sentido organizativo:
Comunicación interna
Se refiere al conjunto de mensajes, canales y procesos dirigidos a los miembros del centro [profesorado, alumnado, personal administrativo y de servicios, equipos directivos]. Su función principal es coordinar la actividad institucional, transmitir normas, integrar valores y favorecer el compromiso y la motivación.
Comunicación externa
Incluye la información y mensajes que el centro difunde a públicos externos [familias, administraciones, instituciones colaboradoras, otras escuelas, proveedores, comunidad local]. Este tipo de comunicación contribuye a la construcción, imagen y posicionamiento del centro en su entorno social.
Entre las funciones de la comunicación organizacional podemos distinguir las que plantea la autora a continuación:
Propuesta de Plan Estratégico de Comunicación interna para la Unidad Educativa Santa María. Erika Estefanía Estrella (2016)
"La comunicación organizacional, al ser uno de los factores más importantes para el éxito de la organización, cumple funciones básicamente informativas, que directa e indirectamente, afectarán al desarrollo de la institución; estas funciones son:
- Función informativa. Se trata de una función de clara índole instrumental que normalmente utiliza el mensaje como vía de transmisión. Esta función permitirá la toma de decisiones al comunicar los datos necesarios para evaluar determinadas situaciones dentro de la organización (Jaume, Romero, & Roca, 2005).
- Función reguladora. Toda organización tiene una estructura jerárquica y lineamientos establecidos, que se espera que los colaboradores de la misma sigan; en ese momento funciona la comunicación organizacional, transmitiendo a los empleados dichas normas y valores que la institución ha establecido según sus intereses (Jaume, Romero, & Roca, 2005).
- Función afectiva-valorativa. Todas las funciones son importantes y colindan entre sí para lograr una comunicación eficaz; el control, mediante las normas como ente de regulación entre los empleados, la motivación de saber que están informados adecuadamente y la libertad de expresar sus sentimientos y emociones fusionan entre sí para lograr una comunicación organizacional efectiva (Jaume, Romero, & Roca, 2005)".
Comunicación Interna
Siguiendo de nuevo a Erika Estefanía Estrella (2016) en su trabajo anteriormente citado, planteamos una definición clara en torno a este canal de comunicación.
El proyecto consistió en desarrollar un plan estratégico de comunicación interna para fortalecer la cultura corporativa en el plantel educativo.
Para facilitar la comprensión de los elementos clave que intervienen en la comunicación interna del centro educativo, se presenta a continuación una tabla resumen que recoge los principales aspectos a evaluar en el diagnóstico, acompañados de ejemplos prácticos que pueden ser aplicados por el profesorado en su labor diaria.
| Identificación de actores clave | Reconocer los grupos y personas que participan de manera activa en la institución. | Equipo directivo, docentes de distintas etapas educativas, personal administrativo y de apoyo. |
| Análisis de percepciones | Examinar cómo cada miembro percibe tanto la imagen de la institución como sus actividades y a otros miembros. | Encuestas docentes sobre la valoración del clima laboral y la comunicación con el equipo directivo. |
| Relaciones entre grupos institucionales | Estudiar la calidad y frecuencia de la comunicación entre los distintos colectivos internos. | Reuniones de coordinación docente y comunicación entre ciclos educativos. |
| Sitios y momentos comunicativos | Identificar los espacios y tiempos dedicados a la comunicación interna. | Uso de la sala del profesorado, asambleas periódicas, boletines informativos internos. |
| Análisis del contenido y formato de los mensajes | Valorar los tipos de mensajes que circulan internamente y su adecuación formal. | Redacción y claridad de las circulares internas, infografías, tablones informativos. |
| Evaluación de flujos y recursos comunicacionales | Examinar cómo se transmite la información, los canales empleados y la adaptación a cada persona destinataria. | Uso diferenciado del correo electrónico para docentes y personal de servicios generales; plataforma digital para la actualización de documentos. |
Recomendaciones para su aplicación
Se recomienda que el profesorado, en el papel de agentes activos en la gestión del plan de comunicación interna, participe en el diagnóstico a través de grupos de trabajo y recogida de evidencias [observaciones, encuestas, entrevistas informales]. Esto permitirá detectar puntos de mejora y fortalecer la cohesión del centro educativo, favoreciendo la consecución de los objetivos institucionales.
Por ejemplo, un claustro puede identificar que la información sobre nuevas iniciativas lectoras no circula de manera eficiente. Analizar el canal [tablón, reuniones...] y su eficacia ayudará a optimizar la comunicación interna y, por tanto, la ejecución adecuada del "Plan Lector".
Claves para fortalecer la imagen interna
- Coherencia en la información: Es fundamental alinear los mensajes entre los diferentes niveles y departamentos del centro. Por ejemplo, evitar contradicciones en los comunicados referidos a nuevos proyectos lectores o actividades institucionales.
- Reconocimiento de los logros: Comunicar los éxitos tanto individuales como colectivos refuerza la motivación y la percepción positiva del propio centro. Destacar en reuniones internas los avances en la implantación del "plan lector" contribuye a una autoimagen de progreso e innovación.
- Cuidado de los entornos comunicativos: Espacios como la sala de profesorado, los tablones o las plataformas digitales deben estar orientados a informar de manera clara y sugerente, favoreciendo la consulta voluntaria y la participación.
- Escucha activa y retroalimentación: Promover la participación en encuestas, buzones de sugerencias o asambleas periódicas ayuda a recoger impresiones sinceras sobre cómo se percibe la imagen del centro y la gestión de los planes, permitiendo ajustes a tiempo
En conclusión, potenciar la imagen interna mediante una comunicación clara, eficaz y participativa es clave para la cohesión del equipo docente y la consecución exitosa de iniciativas como el plan lector. Un centro con identidad y autoestima profesional garantiza mejores procesos y resultados educativos.
Supongamos que el profesorado detecta mediante una encuesta interna que compañeras y compañeros no conocen los objetivos principales del nuevo plan lector. Ante ello, el equipo de coordinación puede implementar una breve "sesión informativa" apoyada con material visual atractivo y un resumen escrito accesible en el tablón digital del centro. Así, se refuerza una imagen de transparencia y profesionalidad interna, que impacta positivamente en la implicación del equipo docente y crea un discurso cohesionador
Comunicación Externa
"La intención de una comunicación externa efectiva, no sólo es promocionar productos o servicios, de una organización, también se encargará de posicionar la imagen de la entidad, frente a sus públicos externos, que en el caso de un centro educativo serían: padres de familia, tras instituciones educativas, proveedores, vecinos; es decir, todos los públicos con los que se relacione directa o indirectamente" [Estefanía Estrella (2016)].
La comunicación externa constituye un elemento esencial para fortalecer la relación del centro educativo con su entorno, proyectando una imagen coherente y estableciendo vínculos de confianza y colaboración. Una adecuada planificación permite coordinar y adaptar los mensajes destinados a cada grupo, logrando así que los objetivos institucionales sean comprendidos y apoyados por la comunidad escolar y el resto de los agentes externos.
A continuación, se presenta una tabla resumen que recoge los distintos públicos externos, los objetivos prioritarios hacia cada uno y los canales más habituales para la comunicación con ellos:
| Familias | Informar sobre el desarrollo académico y actividades del centro. Fomentar la participación y colaboración. | Circulares, reuniones presenciales/virtuales, correo electrónico, plataforma educativa, página web, redes sociales. | Envío de boletín mensual digital con información relevante, invitación a jornadas de puertas abiertas etc. |
| Otras instituciones educativas | Facilitar el intercambio de experiencias y proyectos. Promover redes de colaboración. | Correo institucional, eventos conjuntos, redes de centros, jornadas formativas. | Organización de encuentros intercentros sobre animación lectora y buenas prácticas. |
| Entidades locales y Administración | Coordinar acciones conjuntas, acceder a recursos, difundir logros y necesidades. | Cartas formales, reuniones, actas, notas de prensa, publicaciones en web institucional. | Petición de apoyo a la biblioteca por parte del Ayuntamiento; publicación de actividades en el portal municipal, etc. |
| Asociaciones y ONGs | Impulsar proyectos de voluntariado, actividades solidarias y educativas. | Email, convenios de colaboración, cartelería, charlas informativas. | Invitación a ONG local para desarrollar talleres de lectura inclusiva. |
| Proveedores y empresas colaboradoras | Gestionar suministros, patrocinios y colaboraciones específicas. | Contratos, comunicación escrita formal, reuniones de seguimiento. | Negociación de material didáctico para eventos del Plan Lector. |
| Vecindario y comunidad social | Fomentar una imagen positiva y la integración del centro en el entorno. | Página web, redes sociales, tablones informativos, eventos abiertos. | Convocatoria a la comunidad para asistir al festival literario escolar. |
Claves para una comunicación externa efectiva
- Adaptación: Personalizar el mensaje según el público destinatario.
- Transparencia: Facilitar información clara y veraz en todo momento.
- Bidireccionalidad: Favorecer mecanismos para la retroalimentación y participación.
- Puntualidad: Escoger el momento adecuado para cada comunicación.
Incorporar estos elementos en la ejecución del plan de comunicación externa hará posible proyectar una imagen sólida del centro y establecer relaciones fructíferas que enriquezcan tanto el desarrollo del Plan Lector como la vida escolar en su conjunto.