Knowledge center Gestión empresarial Administración y gestión

¿Qué documentación necesitan los vehículos de transporte?

Como ya hemos aprendido, dos de las tareas del Departamento de tráfico son, Gestión de documentación y Cumplimiento de la normativa. Ambas implican estar en posesión de determinados documentos que evidencien el cumplimiento de la normativa. Estos son:

Documentos del vehículo
Documentos del conductor
Documentos de la empresa, según su actividad
Documentos referentes a la mercancía o pasajeros, según el caso

En este apartado nos centraremos en lo referente a la Documentación del vehículo, teniendo en cuenta que lo haremos en general en cuanto a los documentos obligatorios para el transporte y ofreciendo una breve diferenciación entre transporte de mercancías y de viajeros.

La documentación obligatoria para vehículos de transporte

Documentación común básica obligatoria, tanto para el transporte de mercancías como para el de pasajeros

Permiso de circulación: Identifica al vehículo y a su titular.
Ficha técnica de la ITV (Tarjeta ITV): Acredita que el vehículo ha pasado las inspecciones técnicas obligatorias y cumple con las condiciones técnicas para circular.
Seguro del vehículo: Es obligatorio llevar la póliza y el recibo del seguro en vigor, que cubra al menos la responsabilidad civil obligatoria.
Autorización de transporte: Necesaria si el transporte se realiza por cuenta ajena.

Documentación adicional para transporte de mercancías

Carta de porte: Documento que acredita el contrato de transporte.
Instrucciones para el conductor: Obligatorias si se transportan mercancías peligrosas.
Documentación específica para mercancías peligrosas (ADR): Incluye la carta de porte ADR y otros documentos específicos para este tipo de transporte.
Certificado de aprobación (ADR): Obligatorio si se transportan mercancías peligrosas, certificando que el vehículo cumple con los requisitos para este tipo de transporte.
Certificado de competencia: Necesario si se transportan mercancías peligrosas, es el documento que acredita que un conductor ha recibido la formación necesaria y cumple con los requisitos para transportar mercancías peligrosas por carretera.

Documentación para el transporte de mercancías por carretera internacional

Si el transporte de mercancías por carretera tiene carácter internacionalharán falta algunos documentos extra:

Carta de porte por carretera CMR

Que señala las responsabilidades y obligaciones de las partes implicadas en el contrato del transporte internacional.

Factura comercial internacional

En el que se informa de los puntos más relevantes de la transacción de la mercancía.

Packing list

Que indica el número de la factura, el contenido, el número de bultos, etc. de la carga.

Documentación aduanera

Incluye todos los documentos necesarios para la importación y exportación de mercancías, como el Documento Único Administrativo (DUA). Esta documentación es imprescindible para cumplir con las regulaciones aduaneras y evitar retrasos o multas.

Documentación obligatoria para el transporte de viajeros

Para el transporte de viajeros, se requiere la documentación básica del vehículo, además de la documentación específica para poder trasladar pasajeros.

Documentación básica del vehículo: Permiso de circulación, tarjeta de ITV (Inspección Técnica de Vehículos) y documentación del seguro.
Autorización de transporte público: Para realizar transporte público de viajeros, ya sea discrecional o regular, se requiere una autorización específica, además de los documentos básicos del vehículo.
Libro de ruta: En el transporte público discrecional interurbano, es obligatorio llevar un libro de ruta que registre los detalles de cada servicio, como la ruta, la matrícula del vehículo, los datos del conductor y la recaudación.
Libro de reclamaciones: En algunos casos, como el transporte público regular, se pueden requerir documentos adicionales, como libros de reclamaciones.
Contrato de colaboración con otros transportistas: Existen casos en los que las empresas contratadas para servicios regulares de viajeros de uso general o especial colaboren con otras empresas de transporte. Será necesario llevar un justificante expedido, sellado y firmado por la empresa titular del contrato en el que se indique el servicio concreto para el que se realiza la colaboración. Este justificante deberá llevarse en el vehículo, y también habrá que guardar una copia en el domicilio fiscal de la empresa.

Es importante consultar la normativa específica de cada Comunidad Autónoma, ya que pueden existir regulaciones adicionales sobre la documentación requerida para el transporte de viajeros.

Igualmente, si se realiza transporte de viajeros internacional, dependerá de si discrecional o regular, y del país o países por los que se circule.

¿Qué pasa si no está en orden la documentación necesaria?

Circular sin la documentación adecuada del vehículo y/o de la carga, puede acarrear diversas sanciones y complicaciones legales. A continuación, se detallan las posibles consecuencias:

Sanciones económicas
Inmovilización del vehículo
Pérdida de puntos en el permiso de conducir
Consecuencias legales adicionales

Mantener la documentación en regla no solo evita sanciones, sino que también garantiza una operación segura y conforme a la normativa vigente.

Actualmente, esta labor nos la facilitan los diferentes software utilizados para la gestión de flotas, que llevan incorporado el control documental.

Existen diferentes particularidades, según la actividad de transporte que realice la empresa, esto implica que probablemente nos encontremos con una legislación normativa diferente para cada caso, y consecuentemente, se requiere una documentación específica para la empresa, vehículos, conductores, mercancía y viajeros.

Esta píldora formativa está extraída del Curso online de Gestión de flotas y rutas: optimización (COML0007) .