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Este material didáctico forma parte del Curso online de Gestión Documental con Alfresco

Arquitectura y funcionalidades de Alfresco

Alfresco es un gestor de contenidos empresariales o ECM (Enterprise Content Management), un sistema de administración de contenidos de código fuente libre, desarrollado en java, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Windows, Unix Solaris y algunas versiones de Linux.
Alfresco es una plataforma basada en código abierto y estándares abiertos.
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Es una solución sencilla porque está orientada al usuario final, y es inteligente porque es compatible con más estándares abiertos que cualquier otra plataforma de ECM, proporcionando al mismo tiempo todo el valor que ofrecen las plataformas tradicionales:

  • Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo. Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes, xml,multimedia, etc.
  • Gestión del ciclo de vida de los contenidos: Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar.
  • Facilita el trabajo colaborativo: Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki, ?Social Computing?.
  • Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares.
Según la AIIM (Association for Information and Image Management) la gestión de contenidos empresariales (ECM) es la agrupación de estrategias, métodos y herramientas para capturar, almacenar, preservar y gestionar el contenido y documentos relacionados con los procesos de la organización.

Alfresco fue creada en junio de 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell, antiguo ejecutivo de Business Objects, quienes trajeron consigo una gran experiencia respecto a las necesidades de una aplicación orientada a la gestión de contenido empresarial.

La misión de Alfresco consiste en abrir el mundo de la Gestión Documental a través del código abierto con el fin de incrementar las innovaciones gracias a la participación de la comunidad y del libre acceso al código fuente.
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Alfresco en muchos aspectos es similar a otros sistemas ECM. Está formado por un repositorio y un servidor de aplicaciones que permite persistir el contenido, gestionar metadatos, asociaciones e indexación.

Por otro lado Alfresco incluye un juego de interfaces de programación que soportan múltiples lenguajes y protocolos con los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones a medida y otras soluciones. También dispone de soluciones estándar como gestión de documentos "Document Management", "records Management" y "Web Content Management".

"Alfresco emerge como un líder en la última evaluación de Forrester Wave? ECM Evaluation: En el área de ECM Business Content Services, Q3 2015 donde se evalúan los 11 gestores documentales principales a nivel mundial: 

Alfresco Software provee una oferta de servicios importante en relación a ECM, en particular para los clientes que valoran la interoperabilidad, usabilidad, alternativas de nube híbrida, soporte y estándares abiertos y APIs de integración.

Alfresco demuestra una sólida capacidad para desplazar a las implementaciones tradicionales de ECM debida a su moderna arquitectura, partnerts con experiencia y modelo de negocio basado en suscripciones.

Incremento de la inversión en integración de sistemas BPM.

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Alfresco, a pesar de ser relativamente reciente en el mundo de la gestión documental, es una herramienta particularmente madura y bien diseñada. Es una herramienta que reúne un gran número de elementos técnicos muy reconocidos (Hibernate, Lucene, etc. procedentes del sector de código abierto).

Alfresco se distribuye en 2 licencias:   

  1. Código abierto comunitario.
  2. Empresarial-Comercial,  que  ofrece  funciones  especiales  como  la gestión de grupos, LDAP, Single Sign On y con niveles de soporte especializado.

Entre las funcionalidades principales, cabe destacar la:   

  • Gestión flexible de documentos.
  • Gestión avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y circuitos de validación.
  • Gestión libre de los metadatos asociados a los documentos.

Con Alfresco todos los documentos son objetos a los que se puede aplicar una serie de métodos como la previsualización, la gestión de versiones, la gestión de permisos, etc.

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Según Gartner, "la gestión de contenido empresarial (ECM) describe un marco estratégico y una arquitectura técnica que funciona con todos los tipos de contenido (y formatos) durante todo el ciclo de vida del contenido".

  • Como marco estratégico, el ECM puede ayudar a las empresas a tomar el control de su contenido, con lo que aumenta la productividad, se fomenta la colaboración, se promueven las iniciativas de cumplimiento de normativas y los procesos centrados en contenido, y es más fácil compartir información.
  • Como arquitectura técnica, el ECM está formado por un grupo de funcionalidades o aplicaciones que funcionan en relación las unas a las otras pero que también pueden venderse y usarse de forma independiente.
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En Alfresco, el enfoque hacia los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) se basa en:

  • una plataforma abierta para la gestión de documentos empresariales críticos y la colaboración que es compatible con los flujos de trabajo, la gestión de casos y una fuerte seguridad. Todo ello señales de un verdadero ECM.
  • un modelo de ECM híbrido que facilita la colaboración en la empresa ampliada sin que se pierda el control del contenido.
  • una experiencia móvil que satisface las necesidades de los usuarios finales y de Tecnología.
  • soporte integrado para la gestión de documentos de archivo y la retención, con el fin de garantizar el cumplimiento de normativas durante todo el ciclo de vida del contenido.
Un gestor documental permite compartir la información contenida en los documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por ello debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboración y todo lo que ello conlleva: organización del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificación de estos, control de versiones de documentos, búsquedas sobre los documentos, etc. Además de estas características básicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de documentos a partir de plantillas, etc.
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Aunque Alfresco puede instalarse desde soluciones pequeñas hasta infraestructuras de gran tamaño, es importante asegurar que se configure de forma correcta y que la solución haya sido programada con las herramientas e interfaces apropiados en cada instalación.

Es importante tener en cuenta siempre estos factores:

  1. Número de usuarios objetivo.
  2. Arquitectura.
  3. Nivel de configuración o customización.
  4. Entornos de tecnología.
  5. Requerimientos de soporte.
  6. Usos: Aplicaciones finales y formatos de presentación del contenido.
 

Este contenido didáctico abierto está extraído del Curso online de Gestión Documental con Alfresco.

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