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Lograr una delegación eficaz de tareas

Para que la delegación sea exitosa deben cumplirse los siguientes requisitos:

Seleccionar al empleado adecuado

El jefe debe seleccionar al empleado más adecuado para realizar las tareas. La adecuación de un empleado puede deberse a distintos motivos:

  • Por ser el más capacitado.
  • Porque interesa que adquiera experiencia en un determinado ámbito (sin ser en la actualidad el más capacitado).
  • Para motivarle, etc.
Definir el contenido de la delegación

Es necesario definir previamente el contenido de la delegación:

  1. Objetivos.
  2. Tareas.
  3. Nivel de autonomía.
  4. Plazo de ejecución.
  5. Criterios de actuación.
  6. Resultados esperados.
  7. Medios de control que se van aplicar.
Asegurar una buena comunicación

Es necesario comunicar y asegurarse de que el delegado ha entendido los objetivos que se pretenden conseguir, los criterios que debe seguir a la hora de actuar, los resultados esperados y la forma con la que el jefe controlará su trabajo. Asimismo, resulta conviente informarle de la importancia de las tareas y en qué medida contribuyen a conseguir los objetivos y misión de la propia unidad organizativa y la Organización.

Dar la autoridad y recursos necesarios

El delegante debe proporcionar al delegado la autoridad y recursos necesarios para que realice las tareas. Estos recursos pueden ser de distintos tipos:

  1. Materiales (por ejemplo: herramientas de trabajo).
  2. Económicos (p.e.: disponer de un presupuesto).
  3. Temporales (p.e.: eximir al empleado de otras tareas para que tenga tiempo suficiente para realizar las tareas delegadas).
  4. Humanos (p.e.: poner a su disposición otros empleados para que le ayuden).
  5. Información suficiente.
Fomentar el compromiso

El delegante debe conseguir la aceptación y el compromiso del delegado, para ello ha de dejar que éste participe en las decisiones relacionadas con el contenido de la delegación (objetivos, criterios de actuación,...).

Conceder suficiente autonomía

Es recomendable que el delegado permita una cierta autonomía para que el delegado organice su trabajo y tome sus propias decisiones. Es decir, el delegante ha de procurar:

  • Centrarse en los resultados, más que en el proceso.
  • Tolerar los errores y verlos como parte del aprendizaje necesario.
Concretar los plazos

 Es necesario establecer fecha límite para:

  • La realización de las tareas intermedias.
  • La realización del seguimiento (reuniones de seguimiento, reportes, etc.).
  • La ejecución definitiva de las tareas delegadas.
Realizar un seguimiento

Es fundamental establecer unos criterios de seguimiento y realizar un control de la delegación realizada. En todo caso, es aconsejable realizar solo los controles estrictamente necesarios.

Apoyar

El delegante debe ofrecer ánimo, ayuda, consejos y apoyo en todas las fases del proceso de delegación.

Evaluar los resultados

Los resultados han de valorarse en base a los objetivos y criterios establecidos inicialmente.

Motivar

Felicitar y recompensar el trabajo bien hecho motiva al empleado, mejora el ambiente de trabajo y facilita la realización de futuras delegaciones.