Ladrones de tiempo: el teléfono

Hoy en día el teléfono (en general móvil y fijo) se ha convertido en uno de los ladrones de tiempo esenciales, incluso para muchos de nosotros el "ladrón estrella". La posibilidad de llamar o que nos llamen, la incapacidad en muchos casos de finalizar la conversación por "educación", amabilidad o cualquier otra razón y la disponibilidad total e inmediata que siempre ofrecemos, hacen de esta herramienta un verdadero peligro para la gestión eficaz del tiempo, si dejamos que el teléfono sea el que dicte las normas.

Apagar el teléfono

Si estamos realizando un trabajo importante y que requiere de toda nuestra atención, si hemos recibido una visita o si tenemos una reunión, lo mejor será apagar el teléfono. En general, para todos los ladrones del tiempo, pero en especial para este, hemos de ser nosotros los que dominemos la situación, apostando claramente por la organización. Vamos a avanzar un poco más.

Interrupciones no previstas

Cuando alguien nos llama, interrumpe (porque nosotros lo permitimos al contestar) y percibimos que nuestro interlocutor no tiene prisa y nosotros sí, hemos de hacer lo contrario a lo que normalmente hacemos.

Es preciso tomar la iniciativa y cortar por lo sano, indicando nuestra prisa ya que tenemos otra llamada, visita o urgencia, y aprovecharemos cuando tenemos el turno de la palabra para hacerlo, e incluso colgar sin dar oportunidad al “intruso” de que siga hablando.

Relaciones públicas

Cada uno de nosotros tenemos nuestras razones cuando, al recibir una llamada o al llamar, nos ponemos a hablar sin ninguna prisa, hasta que llega el momento en el que queremos colgar, pero la educación, los hábitos, el miedo a que piensen que somos desagradables y otras razones hacen que la conversación se alargue indefinidamente. Si nos centramos en el ámbito laboral, no suele ser una buena elección invertir una parte importante de nuestro tiempo en ser "relaciones públicas". Hemos de valorar si nos beneficia o perjudica destinar ese tiempo a esa labor.

Llamadas recibidas

Pensemos desde un principio que casi todas las llamadas que recibimos duran más de lo esperado, y eso no es bueno.

En nuestra nueva política de organizar y tomar las riendas de nuestro tiempo, un elemento clave son las llamadas recibidas. Para optimizarlas lo máximo y mejor posible, vamos a proponer algunas acciones:

Momento para recibir llamadas
Delimitar horarios diarios para recibir llamadas y que las personas que habitualmente hablan con nosotros lo sepan, de forma que sean conscientes de que si nos llaman a otra hora fuera de la delimitada, seguramente nadie contestará. En esta opción somos nosotros los que nos conocemos mejor y sabemos que si somos muy productivos las dos primeras horas del día, mejor que durante ese tiempo nadie nos moleste de ninguna forma (incluyendo el teléfono).
Filtros
Si en la organización existe la posibilidad de que otra persona responda las llamadas y realice un filtro, perfecto.

Llamadas emitidas

Necesidad de la llamada

¿Realmente necesitamos hacer esa llamada ahora? Cuando nos llama alguien, desde fuera se produce esa interrupción si nosotros no lo hemos evitado antes. Pero cuando somos nosotros los que tomamos la decisión de llamar, hemos de pensar si realmente necesitamos hacer esa llamada en ese preciso instante o lo podemos hacer en otro momento.

Por otra parte, realizar esa llamada tendrá una razón, y hemos de pensar si, en lugar de llamar, no será mejor escribir un email, enviar un SMS, convocar una reunión, etc. Para cada situación hemos de valorar la rapidez de una llamada, las opciones de recabar mucha información y dejar constancia del mensaje que ofrece un email o la posibilidad de analizar el lenguaje no verbal y verbal que otorga una reunión viendo a la otra persona.

Si pese a todo pensamos que la mejor opción es llamar, vamos a tener en cuenta una serie de detalles para optimizar el tiempo.

Todas las llamadas a la vez
Normalmente recordamos que tenemos que realizar una llamada y la hacemos, y luego, pasados unos minutos, recordamos que hemos de hacer otra y, de nuevo, la hacemos. Nos estamos interrumpiendo y limitando nosotros mismos. Para evitar esto sería interesante saber cuáles son los horarios de nuestros interlocutores para que les llamemos, y concentrar las llamadas que realizaremos en un momento del día, apuntando los temas a tratar en cada caso.
Estar preparados

Antes de realizar cualquier llamada es conveniente prepararla, por eso es preciso dejar un tiempo desde que pensamos en llamar, hasta que lo hacemos. Este tiempo nos permitirá apuntar lo que queremos decir, la información que tenemos, etc. Podemos indicar en un papel los puntos de los que queremos hablar, vamos a organizarlos bien y, algo sumamente importante, estableceremos objetivos. ¿Por qué le llamo y por qué le hablo de este tema?

Cuántas veces hemos colgado a alguien y de repente nos ha venido a la mente algo que le queríamos decir, vamos a evitar que esto pase en más ocasiones.

Apuntar
A pesar de todos los avances tecnológicos, muchas personas siguen teniendo siempre a su lado un papel con un bolígrafo, donde van realizando apuntes o notas. Esto puede completar la información preparatoria que hemos indicado anteriormente. Puede tratarse de números, tareas o elementos que resumen la conversación telefónica para, posteriormente, organizarnos mejor.

Resumen, recomendaciones con el teléfono

Puntos hiperbreves

Después de todo lo anterior, vamos a indicar a continuación unos puntos hiperbreves que hemos de recordar.

  • Concentra las llamadas que realizas.
  • Prepara las llamadas que realizas.
  • ¿Es necesaria realmente esa llamada ahora? Elige mejor.
  • Acorta tus conversaciones, no te alargues.
  • Practica y aprende a dar por finalizada la conversación.
  • Cada uno recibe el mensaje según sus características, no te limites por el miedo a ofender.
  • Anota lo que consideres importante de cada llamada, resume.
  • No dejes que ciertas personas siempre te hagan perder el tiempo, ponles límites.
  • Si no es preciso, omite la labor de relaciones públicas, ve al grano.
  • En las llamadas que se dilatan en el tiempo hemos de recordar por qué estamos hablando por teléfono, cuál es nuestro objetivo. Si entramos en un círculo repetitivo, pensemos antes y redirijamos la conversación hacia nuestro terreno.

Además de lo indicado anteriormente, nos gustaría optimizar más las conversaciones telefónicas, por lo que vamos a indicar a continuación una serie de consejos que nos ayudará a ser más claros, evitar malos entendidos y, en definitiva, optimizar la comunicación telefónica, que nos ayuda a gestionar mejor nuestro tiempo.