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Buenas prácticas con Kanban: los paneles de tareas

Vamos a ver algunos ejemplos de paneles, físicos o sobre una herramienta digital, junto con un comentario sobre su estructura.

Kanban demasiado sencillo



Este kanban puede pecar de ser demasiado sencillo. Por ejemplo, no se representa visualmente qué persona tiene cada tarea. Sí que es buena idea subdividir algunas columnas, se entiende que "hot" cuando la tarea está lista para pasar a la columna siguiente.

Otra particularidad extraña en este kanban es la poca cantidad de tareas; si las tareas definidas son demasiado grandes, permanecerán mucho tiempo en la misma columna, y seguramente "cambien mucho de manos", es decir se vayan asignando a personas diferentes. Todo esto dificulta el avance del flujo de trabajo por el panel.

Kanban estructurado

Este tablero está mejor trabajado que el anterior. Por ejemplo, alguna columna está dividida en varias filas, esto puede querer decir que hay varias vías alternativas para pasar al siguiente estado, o bien que hay varios pasos que una tarea debe pasar dentro de un estado; en todo caso, esto presenta un diseño cuidado y concreto a las necesidades del proyecto. 



Tiene subdivisiones en las columnas, para indicar las tareas que están listas de pasar a la siguiente columna. Tiene una columna final "delivered", lo cual es un indicador muy claro de las tareas totalmente terminadas; esto es una muy buena práctica. 

También se observan números en algunas columnas? podrían ser cuántas tareas hay en la columna; independientemente de su significado, el equipo de trabajo lo utiliza con alguna finalidad que enriquece la información del kanban.

Y siendo un panel fácilmente entendible al mismo tiempo que irradia toda esa información.

Además, nuestro kanban podría tener una sección de "error" o "retraso". Esto es una buena práctica: en esta sección se pueden poner aquellas tareas que están dando problemas, que están retrasadas, bloqueadas? de un solo vistazo cualquier puede saber dónde hay un bloqueo, por tanto es muy sencillo que, quien sepa arreglarlo o colaborar, pueda hacerlo de forma inmediata.

Un buen panel de tareas es aquél que, aportando toda la información necesaria, al mismo tiempo es fácilmente visible, legible y entendible a cierta distancia.

Con la experiencia se aprenden algunos detalles prácticos muy sencillos de cumplir pero muy importantes; por ejemplo no se escriben las tarjetas con lápiz ni bolígrafo, sino con rotulador grueso. Porque así se pueden leer desde cierta distancia, las personas que trabajan en una oficina no necesitan desplazarse hasta el tablero para leer el nombre de la tarea o saber quién tiene asignada la misma.

En este sentido, ¿Cómo sería mejorable un tablero? Por ejemplo, utilizando distintos colores para tareas, en lugar de ser todas "amarillas". Se podría usar un color de tarjeta para cada persona del equipo de trabajo, de forma que de un solo vistazo se sepa quién está haciendo qué.